Einführung und Konzepte

Dieses Kapitel erklärt, was Coviqo ist, und stellt die wenigen Ideen vor, auf denen der Rest dieses Handbuchs aufbaut: Spaces, Räume, Raummodule, Meetings und Rollen. Lies es einmal, bevor du in die aufgabenorientierten Kapitel einsteigst – die meisten Fragen der Art „Warum sehe ich diesen Raum nicht?“ beantworten die hier beschriebenen Konzepte.

Was Coviqo ist#

Coviqo ist der eine Ort, an dem dein Team oder deine Community sich austauscht, trifft und Arbeit erledigt. Statt zwischen Chat-Tool, Videokonferenzdienst, gemeinsamem Laufwerk und Aufgabenverwaltung hin und her zu wechseln, öffnest du einen Raum und findest alles, was zu einem Thema gehört, an einer Stelle:

• Dauerhafte Sprachräume – Sprachräume sind immer offen. Du kommst und gehst wie in einem Büro, ohne Links oder Warteräume.
• Chat – Nachrichten mit Markdown, Erwähnungen, Reaktionen, Antworten, angehefteten Nachrichten und Dateianhängen.
• Notizen – gemeinsame Dokumente wie Meeting-Notizen, Tagesordnungen und Dokumentation, mit Versionsverlauf und Kommentaren.
• Dateien – Ordner, Uploads, Versionen und Freigabelinks; jeder Upload wird auf Schadsoftware geprüft.
• Aufgaben – ein Aufgabenboard mit zuständigen Personen, Prioritäten und Fälligkeitsdaten.
• Termine – ein Kalender mit Zu- und Absagen und Erinnerungen.
• Meetings – geplante oder spontane Videomeetings mit Lobby, Gästen, Aufzeichnung, Live-Untertiteln, Transkripten und einer KI-Zusammenfassung, deren Ergebnisse zu Aufgaben und Entscheidungen werden.

Coviqo läuft in jedem modernen Browser, als Desktop-App für Windows, macOS und Linux und als installierbare App (PWA) auf Smartphones und Tablets. Alle KI-Funktionen – Transkription, Übersetzung und Zusammenfassungen – laufen auf der Infrastruktur von Coviqo selbst; Audio und Transkripte werden nicht an KI-Dienste Dritter geschickt.

Die Bausteine#

Spaces#

Ein Space ist der äußerste Container. Er enthält Räume, Mitglieder, Rollen und Einstellungen. Typische Spaces sind „Acme Studios“ für ein Unternehmen, „Fotoclub“ für eine Community oder ein Open-Source-Projekt, das ein Kernteam mit einer öffentlichen Community verbindet.

Wenn du einen Space erstellst, wählst du einen Space-Typ. Der Typ legt sinnvolle Voreinstellungen fest (zum Beispiel, welche Rollen es gibt) und an einigen Stellen die Wortwahl:

Außerdem kannst du jederzeit einen privaten Space anlegen: Wähle Privaten Space anlegen. Er ist immer privat und nur für dich. Neue Konten starten ohne privaten Space; er wird mit einem Klick angelegt, wenn du ihn auswählst, oder wenn etwas ihn braucht (zum Beispiel, wenn du einen Clip privat speicherst). Um mit anderen zusammenzuarbeiten, erstellst du einen eigenen Space.

Ein Space hat außerdem eine Sichtbarkeit:

• Öffentlich – unter „Entdecken“ gelistet; alle mit einem Konto können beitreten.
• Privat – nicht gelistet; man tritt über Einladungslinks bei.
• Nur mit Einladung – versteckt; nur persönliche Einladungen funktionieren.

Du kannst Mitglied in vielen Spaces gleichzeitig sein. Über die Space-Liste am linken Rand der App wechselst du zwischen ihnen.

Räume#

Innerhalb eines Space sind Gespräche und Arbeit in Räumen organisiert. Ein Raum steht meist für ein Thema, ein Team, ein Projekt oder ein wiederkehrendes Meeting – zum Beispiel #product-team, #website-relaunch oder #weekly-sync. Räume lassen sich in der Seitenleiste in Kategorien gruppieren.

Jeder Raum hat einen Raumtyp, der bestimmt, mit welchen Modulen er startet. Die Module kannst du später jederzeit ändern.

Räume haben eine eigene Sichtbarkeit, unabhängig vom Space:

• Öffentlich – alle Mitglieder des Space können den Raum sehen und betreten.
• Privat – nur hinzugefügte Mitglieder (und Admins) sehen ihn.
• Eingeschränkt – für alle sichtbar, Betreten nur mit Berechtigung.
• Nur mit Einladung – versteckt; Zugang nur über eine Raumeinladung.

Raummodule#

Die Tabs oben in einem Raum sind seine Module. Ein Raum kann sie in beliebiger Kombination haben:

Zusätzlich hat jeder normale Raum einen Tab Entscheidungen. Er listet die Entscheidungen auf, die aus Meetings veröffentlicht wurden, die mit diesem Raum verknüpft sind (siehe Kapitel Meetings).

Auf der rechten Seite eines Raums siehst du die Bereiche Mitglieder und Chat sowie den Feed Aktivität des Raums – so behältst du das Gespräch im Blick, während du in einem anderen Tab arbeitest.

Meetings#

Ein Meeting ist ein Videogespräch mit klarem Anfang und Ende, einer organisierenden Person und eingeladenen Teilnehmenden. Anders als ein Sprachraum kann ein Meeting externe Gäste, eine Lobby, einen Kenncode, eine Aufzeichnung, ein Live-Transkript und eine KI-Zusammenfassung haben.

Im Hintergrund bekommt jedes Meeting einen eigenen, versteckten Raum mit Chat, Notizen, Dateien und Aufgaben. Deshalb bleiben der Meeting-Chat, die gemeinsamen Notizen und die Aufzeichnung nach dem Gespräch verfügbar – du erreichst sie über die Detailseite des Meetings. Ein Meeting kann optional mit einem normalen Raum verknüpft werden (dem übergeordneten Raum); es erscheint dann in diesem Raum, und seine Zusammenfassung wird dort gepostet.

Nach dem Meeting kann Coviqo das Gesagte in Ergebnisse verwandeln: Die KI schlägt Aufgabenpunkte und Entscheidungen vor, die organisierende Person prüft sie und veröffentlicht sie als echte Aufgaben und Einträge im Entscheidungsprotokoll. Das Kapitel Meetings beschreibt das im Detail.

Rollen und Berechtigungen#

Was du in einem Space tun kannst, bestimmen deine Rollen. Eine Rolle ist ein benanntes Bündel von Berechtigungen wie „Nachrichten senden“, „Räume erstellen“ oder „Aufnehmen“. Jedes Mitglied kann mehrere Rollen haben; die Berechtigungen addieren sich.

Standardrollen#

Neue Spaces starten mit einem Satz Rollen, der zum Space-Typ passt. Admins können sie umbenennen, ihre Berechtigungen ändern und neue anlegen.

• Owner – die Person, der der Space gehört. Der Owner kann alles, und die Rolle lässt sich nicht löschen. Die Inhaberschaft kann an ein anderes Mitglied übertragen werden.
• Admin – hat die Berechtigung Administrator, die alle Berechtigungen gewährt und Raumbeschränkungen umgeht.
• Manager / Moderator / Maintainer – die „mittlere“ Rolle: je nach Space-Typ Räume erstellen und verwalten, Aufgaben und Termine verwalten oder Mitglieder moderieren.
• Member / Contributor – die Standardrolle, die jedes neue Mitglied automatisch bekommt. Mitglieder können chatten, sprechen, Dateien teilen, Notizen bearbeiten, Aufgaben erstellen und Meetings starten.
• Guest – die Rolle für Personen von außen. Gäste sehen nur die Räume, die ausdrücklich mit ihnen geteilt wurden, und haben überwiegend Leserechte (sie können chatten und sprechen, aber standardmäßig zum Beispiel keine Dateien hochladen oder Notizen bearbeiten).

Raumberechtigungen#

Berechtigungen werden auf Space-Ebene festgelegt, aber ein Raum kann sie für einzelne Rollen oder Mitglieder überschreiben. In den Raumeinstellungen unter Zugriff › Berechtigungen lässt sich jede Berechtigung auf Erlauben, Übernehmen oder Verweigern setzen. So kannst du zum Beispiel einen Ankündigungsraum einrichten, in dem nur die Rolle Manager Nachrichten senden darf, oder einer einzelnen externen Fachperson Upload-Rechte in einem einzigen Raum geben.

Die Reihenfolge, in der Coviqo entscheidet, ist einfach:

1. Der Owner und alle mit Administrator können alles.
2. Andernfalls werden die Berechtigungen all deiner Rollen zusammengefasst.
3. Raum-Überschreibungen für deine Rollen werden angewendet („Verweigern“ nimmt weg, „Erlauben“ fügt hinzu).
4. Raum-Überschreibungen für dich persönlich werden zuletzt angewendet.
5. Hat dich eine moderierende Person in einen Timeout gesetzt, verlierst du vorübergehend alle „aktiven“ Berechtigungen – du kannst weiter lesen, aber nicht sprechen, schreiben oder hochladen.

Gäste und externe Personen#

Coviqo unterscheidet zwei Arten von Teilnehmenden von außen:

• Space-Gäste sind Personen außerhalb deiner Organisation – Kundschaft, Partner, Freelancer –, die ein Coviqo-Konto bekommen und als Gäste in deinen Space eingeladen werden. Sie sehen nur die Räume, die du mit ihnen teilst, auf Wunsch bis zu einem festen Datum oder bis zum Projektende eines Raums. Du verwaltest sie unter Space-Einstellungen › Mitglieder › Externe Personen.
• Meeting-Gäste treten einem einzelnen Meeting über dessen Beitrittslink bei, entweder nur mit ihrem Namen (ein temporäres Gastkonto, das nach dem Meeting automatisch gelöscht wird) oder mit ihrem eigenen Coviqo-Konto. Sie sehen nur dieses Meeting – Gespräch, Chat, Notizen und Dateien – und sonst nichts in deinem Space.

Das Kapitel Spaces und Räume erklärt, wie du Space-Gäste einlädst und verwaltest; das Kapitel Meetings behandelt Meeting-Gäste.

Wie dieses Handbuch aufgebaut ist#

Das Benutzerhandbuch folgt dem Weg, auf dem du Coviqo typischerweise kennenlernst:

Konventionen in diesem Handbuch#

• Namen von Schaltflächen, Menüs und Feldern stehen in Fettschrift, genau so, wie sie in der App erscheinen (deutsche Oberfläche).
• Wege durch Menüs werden so geschrieben: Einstellungen › Audio & Video.
• Tastenkürzel sehen so aus: Ctrl+K. Unter macOS verwendest du ⌘ statt Ctrl.
• Viele Aktionen gibt es auch in einem Kontextmenü: Klicke am Computer mit der rechten Maustaste auf ein Element, oder halte es auf Smartphone oder Tablet gedrückt.
• Je nach deinen Rollen siehst du vielleicht nicht jede hier beschriebene Schaltfläche. Wenn etwas fehlt, frag die Admins deines Space – meist liegt es an einer Berechtigung.