Automatisierungen

Automatisierungen erledigen Routinearbeit für deinen Space – ganz ohne Code: Wenn etwas passiert (der Auslöser) und bestimmte Bedingungen erfüllt sind, dann führt Coviqo eine oder mehrere Aktionen aus. Beispiele: neue Mitglieder begrüßen und ihnen eine Rolle geben, das Meeting-Protokoll in einen Kanal posten, jeden Montag alle an die Wochenplanung erinnern, jeden Werktagmorgen die überfälligen Aufgaben eines Raums auflisten.

Du findest Automatisierungen unter Space-Einstellungen → Automatisierungen. Du brauchst die Berechtigung Automatisierungen verwalten (Eigentümer und Administratoren haben sie immer; Admins können sie anderen Rollen geben).

Eine Regel anlegen#

1. Klicke auf Neue Regel.
2. Wähle eine Vorlage oder beginne mit einer leeren Regel:
   • Willkommen + Rolle – begrüßt neue Mitglieder in einem Raum und gibt ihnen eine Rolle.
   • Meeting-Protokoll in Kanal – postet die KI-Zusammenfassung eines beendeten Meetings in einen Raum.
   • Wöchentliche Erinnerung – postet jeden Montag um 09:00 Uhr eine Nachricht.
   • Überfällige Aufgaben – Übersicht – listet werktags um 08:30 Uhr die überfälligen Aufgaben eines Raums auf.
3. Wenn – wähle den Auslöser, zum Beispiel Mitglied tritt bei, Nachricht geschrieben, Reaktion hinzugefügt, Meeting-Zusammenfassung fertig, Aufgabe überfällig, Termin beginnt bald (… Minuten vorher), Zeitplan (täglich, werktags oder wöchentlich zu einer Uhrzeit in einer Zeitzone), Runde gestartet, Runde voll, Sprachraum gut besucht (mindestens … Personen) oder Datei hochgeladen. Runde voll und Sprachraum gut besucht lösen pro Raum höchstens einmal innerhalb einer einstellbaren Wartezeit aus (Wartezeit bis zum erneuten Auslösen, 1–1440 Minuten, Standard 15).
4. Wenn (Bedingungen, optional) – schränke die Regel ein: nur in bestimmten Räumen, nur für Personen mit (oder ohne) bestimmte Rollen, nur für Mitglieder, die vor mindestens / höchstens … Tagen beigetreten sind, nur für Nachrichten mit bestimmten Wörtern, nur in einem Zeitfenster (Tage und Uhrzeiten).
5. Dann – füge bis zu fünf Aktionen hinzu. Sie laufen der Reihe nach; schlägt eine fehl, laufen die übrigen trotzdem.
6. Gib der Regel einen Namen und klicke auf Speichern.

Wie viele Regeln ein Space haben kann und wie viele Ausführungen pro Tag enthalten sind, hängt vom Tarif ab (Free: 3 Regeln und 100 Ausführungen pro Tag).

Aktionen#

Platzhalter#

Texte können Platzhalter enthalten, die beim Ausführen der Regel gefüllt werden, zum Beispiel {member} (erwähnt die Person), {member.name}, {room}, {space}, {date}, {meeting.title}, {task.title}, {task.due}, {event.title}, {event.start}, {file.name}, {role}, {emoji}, {lobby}, {session}, {count} und {tasks.overdue} (die überfälligen Aufgaben des Raums, in den die Nachricht geht). Der Editor bietet nur die Platzhalter an, die zum gewählten Auslöser passen, und zeigt eine Vorschau. Werte werden als reiner Text eingefügt – niemand kann über einen Platzhalter Erwähnungen oder @everyone in eine Nachricht schmuggeln.

Wort-Bedingungen vergleichen reinen Text (Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle). Reguläre Ausdrücke werden nicht unterstützt.

Wer handelt – der Automatisierungs-Bot#

Nachrichten, Aufgaben und Termine von Automatisierungen kommen vom Bot Automatisierungen des Space (mit BOT gekennzeichnet), nie im Namen der Person, die die Regel geschrieben hat. Der Bot wird mit der ersten Regel angelegt und zählt nicht zu deinen Bots.

Eine Regel kann nie mehr als die Person, die sie zuletzt bearbeitet hat: Diese Person braucht die Rechte für jede Aktion (zum Beispiel im Zielraum schreiben, die Rolle vergeben) – beim Speichern und bei jeder Ausführung. Rollen lassen sich nur vergeben, wenn sie unter deiner eigenen höchsten Rolle liegen, und nur an Mitglieder unter deinem Rang. Verliert die verfassende Person Rechte, die die Regel braucht (verlässt sie zum Beispiel den Space oder darf keine Automatisierungen mehr verwalten), wird die Regel automatisch pausiert, und alle, die Automatisierungen verwalten – sowie die verfassende Person – bekommen eine Benachrichtigung mit dem Grund. Die Liste zeigt dann „Automatisch pausiert“ und eine Schaltfläche Fortsetzen: Wer die Regel fortsetzt (oder bearbeitet und speichert), braucht die Rechte selbst und wird neue verfassende Person.

Testen, pausieren, Ausführungsprotokoll#

• Testen führt die Regel mit einem Beispiel aus (du oder eine ausgewählte Person, ein Raum der Regel), ohne etwas zu tun: Du siehst, welche Bedingungen zutreffen, und eine Vorschau jeder Aktion.
• Der Schalter neben einer Regel pausiert sie.
• Ausführungsprotokoll zeigt die letzten 100 Ausführungen: wann, was sie ausgelöst hat, ob jede Aktion funktioniert hat und, falls nicht, warum (zum Beispiel fehlende Berechtigung). Das Protokoll enthält keine Nachrichtentexte.

Schleifen und Grenzen#

Aktionen von Automatisierungen lösen keine anderen Regeln aus – es sei denn, du schaltest für eine Regel Auch auf Aktionen anderer Automatisierungen reagieren ein (dann höchstens eine Ebene tief). Eine Regel läuft höchstens 30-mal pro Minute, ein Space höchstens 120-mal pro Minute; darüber hinaus werden Ausführungen übersprungen und im Protokoll markiert.

Ende-zu-Ende-verschlüsselte Räume#

Coviqo kann in Ende-zu-Ende-verschlüsselten Räumen keine Nachrichten lesen oder schreiben. Wort-Bedingungen sind für diese Räume deshalb nicht verfügbar, und Aktionen können nicht in sie posten. Auslöser, die keinen Inhalt brauchen (zum Beispiel Nachricht geschrieben ohne Wörter oder die Belegung von Sprachräumen), funktionieren weiterhin.

Webhooks#

Eine Webhook-Aktion sendet POST-Anfragen mit den IDs des Ereignisses (Raum, Person, Nachricht, Aufgabe …) – nie Texte – an eine HTTPS-Adresse. Jede Anfrage ist wie die Event-Webhooks von Bots signiert: Header X-Coviqo-Signature-Ed25519 über Zeitstempel + Inhalt, X-Coviqo-Timestamp, Ereignistyp automation.run. Den öffentlichen Schlüssel zum Prüfen der Signatur zeigt die Seite „Automatisierungen“ an. Interne oder private Adressen sind nicht erlaubt.