Genehmigungen

Genehmigungen machen aus Anträgen wie Urlaub, Ausgaben oder Freigaben einen klaren Ablauf: ein Formular, ein oder mehrere Genehmigungsschritte, Erinnerungen, eine Vertretung, während jemand abwesend ist, und ein lückenloser Verlauf. Genehmigungen gibt es in den Tarifen Business und Enterprise.

Genehmigungen einrichten (Space-Admins)#

Genehmigungen sind ein Coviqo-Bot. Wer Coviqo-Bots einrichten darf (Space-Einstellungen → Apps & Integrationen → Bots → Coviqo-Bots), wählt einmal pro Space Genehmigungen. Optional wählst du einen Raum: Der Bot hält dort dann eine Nachricht mit einer Schaltfläche Antrag stellen pro Ablauf bereit.

In den Einstellungen des Bots verwaltest du die Abläufe – einen Ablauf pro Antragsart. Beginne mit einem leeren Ablauf oder einer Vorlage:

• Urlaub – Zeitraum, Art des Urlaubs, Vertretung, Notiz
• Ausgabe – Zweck, Betrag (EUR), Datum, Kategorie, Beleg
• Freigabe – Gegenstand, Beschreibung, Anhang, benötigt bis

Ein Ablauf besteht aus:

• Formularfeldern (bis zu 20): Text (einzeilig oder mehrzeilig), Zahl (mit Minimum, Maximum und Einheit), Datum, Zeitraum, Auswahl (optional Mehrfachauswahl) und Datei (bis zu 5 Dateien). Markiere Felder als Pflicht und ergänze, wo es hilft, einen Hinweistext.
• Genehmigungsschritten (1 bis 5, nacheinander). Wähle für jeden Schritt, wer genehmigt – die Teamleitung der antragstellenden Person, bestimmte Personen oder eine Rolle – und ob eine Person reicht oder alle zustimmen müssen. Eine Ablehnung beendet den Antrag immer. Niemand genehmigt den eigenen Antrag.
• Erinnerungen nach einer Anzahl von Tagen (Standard 2, 0 schaltet sie aus).

Schalte einen Ablauf aus, um neue Anträge zu stoppen, ohne etwas zu verlieren. Löschst du einen Ablauf, zu dem es schon Anträge gibt, wird er archiviert – die Anträge bleiben erhalten.

Einen Antrag stellen#

Öffne Space → Genehmigungen in der Seitenleiste (der Eintrag erscheint in Spaces mit Genehmigungen) und wähle Antrag stellen, oder tippe in einem Raum /genehmigung (oder /approval), oder klicke in einem Raum auf die Schaltfläche des Bots. Fülle das Formular aus, hänge bei Bedarf Dateien an und sende es ab. Unter Meine Anträge siehst du jederzeit den Status: offen (mit dem aktuellen Schritt), genehmigt, abgelehnt oder zurückgezogen. Solange ein Antrag offen ist, kannst du ihn zurückziehen.

Entscheiden#

Wartet ein Antrag auf dich, bekommst du eine Benachrichtigung (in der App, als Push und per E-Mail – einstellbar unter Einstellungen → Benachrichtigungen → Genehmigungen), und die Seitenleiste zeigt neben Genehmigungen eine Zahl. Öffne den Antrag, prüfe die Angaben und Anhänge und wähle Genehmigen oder Ablehnen – optional mit einem Kommentar, den die antragstellende Person sieht. Der Tab Zu genehmigen listet alles, was auf dich wartet; Von mir entschieden enthält deinen Verlauf.

Müssen in einem Schritt alle zustimmen, geht der Antrag weiter, sobald alle genehmigt haben. Reicht eine Person, schließt die erste Genehmigung den Schritt ab. Nach dem letzten Schritt wird die antragstellende Person benachrichtigt.

Vertretung während deiner Abwesenheit#

Wähle auf der Seite „Genehmigungen“ unter Vertretung eine Person aus deinem Team und einen Zeitraum. In diesem Zeitraum kann deine Vertretung Anträge entscheiden, die auf dich warten (du kannst es weiterhin auch), und neue Anträge erreichen auch sie. Bei Entscheidungen, die sie getroffen hat, zeigt der Verlauf „in Vertretung für“.

Verlauf und Export#

Jeder Antrag hat einen lückenlosen Verlauf: gestellt, Schritt begonnen, jede Entscheidung mit Kommentar und Uhrzeit, Erinnerungen, Rückzug. Space-Admins sehen alle Anträge (Tab Alle) und können einen CSV-Export herunterladen, gefiltert nach Ablauf, Status und Zeitraum – mit allen Angaben und Entscheidungen.

Wer einen Antrag sieht: die antragstellende Person, die Genehmigenden (und ihre Vertretungen) sowie die Space-Admins, die Genehmigungen verwalten. Angaben, Kommentare und Dateinamen werden verschlüsselt gespeichert.