Breakout-Räume, Umfragen, Webinare und Teilnahme

Meetings können mehr als ein großer Anruf. Dieses Kapitel erklärt Breakout-Räume für die Arbeit in kleinen Gruppen, Umfragen und Fragen, um alle einzubeziehen, Webinare für ein großes Publikum mit Anmeldung und den Teilnahmebericht.

Alles, was diese Funktionen verwaltet – Räume und Umfragen anlegen, Fragen moderieren, ein Webinar starten, den Teilnahmebericht lesen –, ist den Hosts eines Meetings vorbehalten: der Person, die organisiert, den Co-Organisator:innen und den Space-Admins.

Breakout-Räume#

Öffne die Seitenleiste Breakout-Räume über Bereiche in der Steuerleiste.

Räume anlegen und füllen#

1. Wähle die Anzahl Räume und wie die Personen verteilt werden: Gleichmäßig, Zufällig oder Von Hand.
2. Optionen:
   • Teilnehmende wählen selbst – alle suchen sich einen Raum aus.
   • Rückkehr erlauben – Teilnehmende dürfen von sich aus in den Hauptraum zurück.
   • Automatisch verschieben – zugewiesene Personen werden beim Öffnen der Räume verschoben; sonst bekommen sie die Frage „Breakout-Raum beitreten?“.
   • Timer mit einer Warnung vor dem Ende (zum Beispiel 60 Sekunden vorher).
3. Klicke auf Räume anlegen. Du kannst Räume umbenennen, Räume hinzufügen und Personen zwischen ihnen verschieben. Personen, die später beitreten, erscheinen unter Nicht zugewiesen; Gleichmäßig verteilen teilt sie zu.
4. Klicke auf Breakout-Räume öffnen.

Während die Räume offen sind#

Teilnehmende sehen oben im Anruf eine Leiste mit dem Raumnamen, der verbleibenden Zeit, Hilfe anfordern und – wenn erlaubt – Zurück zum Hauptraum. Vor dem Ende bekommen sie eine Warnung mit Countdown.

Als Host kannst du:

• jedem Raum beitreten und jederzeit zwischen Räumen wechseln – du siehst, wer wo ist.
• Hilferufe sehen: Eine Meldung sagt „Im Raum … wird Hilfe gebraucht.“, mit einer Schaltfläche, um dorthin zu gehen.
• eine Durchsage an alle Räume schicken – als Textbanner oder als Sprachdurchsage (Sprachdurchsage starten): Dein Mikrofon ist bis zu 60 Sekunden lang in allen Räumen gleichzeitig zu hören, wie ein Funkspruch.
• den Timer verlängern (+5 Minuten) oder anhalten.
• die Räume beenden: Alle bekommen einen 30-Sekunden-Countdown und kehren dann in den Hauptraum zurück. Alle zurückholen macht das sofort.

Der Meeting-Chat ist für alle Räume gemeinsam. Aufnahmen umfassen nur den Hauptraum.

Transkript und Zusammenfassung der Breakout-Räume#

Ist die Transkription an, bekommt jeder Breakout-Raum sein eigenes Transkript. Auf der Meeting-Seite hat der Tab Transkript eine Auswahl Raum. Nachdem die Räume geschlossen sind, schreibt die KI für jeden Raum eine kurze Zusammenfassung (wenn KI für den Space aktiviert ist); der Tab Zusammenfassung listet sie unter Breakout-Räume, und die Hauptzusammenfassung berücksichtigt sie.

Umfragen und Fragen#

Die Seitenleiste Umfragen & Fragen (unter Bereiche in der Steuerleiste) hat zwei Tabs.

Umfragen#

Hosts klicken auf Neue Umfrage, geben die Frage und 2 bis 10 Antworten ein und wählen:

• Mehrfachauswahl,
• Anonym – niemand, nicht einmal die Hosts, kann sehen, wer wie abgestimmt hat,
• Ergebnisse zeigen: Sofort (live) oder Erst nach dem Beenden.

Starten öffnet die Umfrage für alle, Als Entwurf hebt sie für später auf. Teilnehmende stimmen in der Seitenleiste ab und können ihre Stimme ändern, solange die Umfrage läuft. Beenden schließt sie.

Fragen (Q&A)#

Alle können eine Frage stellen und Fragen anderer hochvoten; Beliebt sortiert nach Stimmen. Hosts können Fragen Freigeben, Als beantwortet markieren (mit optionaler schriftlicher Antwort), Anheften, Ausblenden oder löschen. In den Meeting-Einstellungen (beim Planen oder im Anruf) legen Hosts unter Fragen (Q&A) fest:

• Fragen erlauben,
• Anonyme Fragen erlauben – dann erscheint Anonym fragen,
• Fragen vorher freigeben – neue Fragen sind bis zur Freigabe nur für Hosts und die fragende Person sichtbar.

Nach dem Meeting zeigt der Tab Zusammenfassung die Ergebnisse unter Umfragen und Fragen & Antworten; Hosts können beides als CSV exportieren.

Webinare#

Ein Webinar ist ein Meeting für ein großes Publikum. Wähle beim Planen eines Meetings oben im Dialog Webinar statt Meeting (das lässt sich später nicht mehr ändern).

Bühne und Publikum#

• Die Person, die organisiert, die Co-Organisator:innen und die Präsentierenden sind auf der Bühne: Sie können sprechen und ihre Kamera und ihren Bildschirm teilen.
• Das Publikum tritt stummgeschaltet und ohne Kamera bei. Teilnehmende können die Hand heben; ein Host kann dann in der Teilnehmerliste das Wort erteilen und es später wieder entziehen (Wort entziehen).
• Im Anruf wird nur die Bühne gezeigt. Die Teilnehmerliste listet Auf der Bühne und Publikum mit einer Suche.
• Umfragen und Fragen funktionieren wie in jedem Meeting.

Warteraum und Start#

Teilnehmende, die früh kommen, warten in einem Warteraum („Das Webinar beginnt gleich“) mit der Startzeit. Hosts und Präsentierende sind schon im Anruf (Backstage) und können alles testen. Webinar starten lässt das Publikum herein; eine Aufnahme, die automatisch starten soll, beginnt jetzt.

Anmeldung#

Unter Webinar-Anmeldung kannst du eine Anmeldung verlangen (dafür braucht es eine Startzeit und die Berechtigung, Gäste einzuladen):

• Plätze – wie viele Personen sich anmelden können; Warteliste – weitere Personen kommen auf eine Warteliste und rücken automatisch nach, wenn jemand absagt.
• Fragen im Anmeldeformular – deine eigenen Fragen, optional als Pflichtfeld oder mehrzeilig.

Die Anmeldeseite hat einen eigenen Link (Anmeldelink kopieren im Tab Anmeldungen des Meetings). Nach der Anmeldung bekommen die Personen eine E-Mail mit einem persönlichen Beitrittslink und einer Kalenderdatei; die E-Mail enthält auch einen Link zum Absagen (der Beitrittslink selbst kann nicht absagen; Absagelinks aus E-Mails vor Oktober 2026 gelten nicht mehr – sage angemeldet auf der Anmeldeseite ab oder bitte die Organisation darum). Auf der Webinar-Seite zeigt der Tab Anmeldungen alle mit Status, Antworten und ob sie teilgenommen haben; du kannst Personen von der Warteliste nachrücken lassen, Anmeldungen stornieren, den Link erneut senden und die Liste als CSV exportieren.

Teilnahmebericht#

In Business- und Enterprise-Spaces erfasst Coviqo, wann alle Teilnehmenden einem Meeting beitreten und es verlassen (jedes Mal, auch bei Gästen). Hosts finden den Bericht auf der Meeting-Seite im Tab Teilnahme: wer teilgenommen hat, Rolle, erster Beitritt und letztes Verlassen, alle Beitritts- und Verlassenszeiten, die Gesamtdauer und – bei Webinaren – ob die Person angemeldet war. Bei wiederkehrenden oder neu gestarteten Meetings zeigt der Bericht den neuesten Termin; wähle einen anderen oder Alle Termine zusammen (Serie) für die ganze Serie. Eingeladene Personen, die nicht beigetreten sind, werden für jeden Termin aufgeführt, per Telefon Beigetretene als Telefon … 347. CSV exportieren lädt den Termin herunter, den du gerade ansiehst.

Teilnehmende werden vor dem Beitritt informiert („Deine Teilnahme (Beitritt, Verlassen, Dauer) wird erfasst …“). Die Daten werden nach der von der Organisation festgelegten Frist gelöscht (standardmäßig 365 Tage).