Ein Projektraum pro Kunde
Kunden, Partner und Freelancer kommen als externe Personen in deinen Space. Sie sehen nur die Räume, die du mit ihnen teilst – das setzt der Server durch, nicht nur die Oberfläche. Andere Kunden, interne Räume und Space-weite Dateien bleiben unsichtbar.
Einladen
Unter Space-Einstellungen › Mitglieder › Externe Personen wählst du die Räume und gibst die E-Mail-Adresse ein.
Enddatum setzen
Optional: Zugang bis für die Person oder ein Projektende für den ganzen Raum.
Überblick behalten
Die Übersicht zeigt alle externen Personen mit Firma, Räumen, wer freigegeben hat und wann der Zugang endet.
Sieben Tage vor einem Enddatum bekommst du einen Hinweis. Abgelaufene Zugänge werden gesperrt, nicht gelöscht. Mit einem Klick reaktivierst du sie.
Gäste sehen den ganzen Inhalt eines geteilten Raums, auch den Verlauf. Prüfe Dateien und Notizen, bevor du einen Raum teilst.
Meetings mit Kunden
Lade externe Gäste beim Planen per E-Mail ein oder schalte den Gastzugang per Link ein. Wer den Link hat, kommt mit Namen und – falls gesetzt – Kenncode rein. Gäste sehen nur dieses Meeting.
- Meeting-Vorlagen für wiederkehrende Formate wie den wöchentlichen Status-Call – auf Wunsch im ganzen Space geteilt.
- Ein Warteraum vor dem Call: Du entscheidest, wer reinkommt.
- Verknüpfe das Meeting mit dem Projektraum des Kunden. Zusammenfassung, Aufgaben und Entscheidungen landen dann dort.
Aufnahme, Zusammenfassung und Protokoll
Ab Community Pro kannst du Meetings aufnehmen, transkribieren und eine KI-Zusammenfassung erstellen lassen – mit Themen, Entscheidungen, offenen Fragen und Aufgaben. Spracherkennung und Sprachmodell laufen auf eigener Infrastruktur von Coviqo.
Niemand wird heimlich aufgenommen: Startet eine Aufnahme, werden alle anderen stummgeschaltet. Ein rotes Banner bleibt sichtbar, solange sie läuft.
Der Meeting-Bericht als PDF (in jedem Tarif) fasst Teilnehmende, Tagesordnung, Entscheidungen, Aufgaben und Notizen in einem Dokument zusammen, das du an den Kunden schicken kannst. Folgetermin planen legt den nächsten Termin mit einer Tagesordnung aus den offenen Punkten an.
Aufgaben, Notizen und Dateien an einem Ort
- Aufgaben eines geteilten Raums sieht der Kunde, ebenso Dateien und Termine des Raums.
- Notizen sind für Gäste schreibgeschützt – außer du erlaubst das Bearbeiten für diesen Raum.
- Dein Team arbeitet in internen Räumen an allem, was der Kunde nicht sehen soll.
- Im Raumkopf zeigt ein Abzeichen wie 2 externe Personen deinem Team sofort, dass der Raum geteilt ist.
Interne Anfragen als Tickets
Das Modul Tickets macht einen Raum zum privaten Helpdesk für dein Team – für IT-Fragen, Zugänge oder internen Support. Tickets haben Status, Zuständige, Priorität und Antwortzeiten.
Tickets sind für Mitglieder des Spaces. Externe Gäste können keine Tickets öffnen – Anfragen von Kunden laufen im geteilten Projektraum.
Häufige Fragen
Brauchen Kunden ein Coviqo-Konto?
Für ein einzelnes Meeting per Link nicht – der Name reicht. Für die Arbeit in geteilten Räumen braucht der Kunde ein eigenes Konto mit bestätigter E-Mail-Adresse.
Kann ein Kunde die Räume eines anderen Kunden sehen?
Nein. Eine externe Person sieht nur die Räume, die mit ihr geteilt sind, und nur die Personen, die diese Räume sehen. Suche, Aktivität und Mitgliederlisten sind genauso eingeschränkt.
Was passiert am Projektende?
Setz am Raum ein Projektende. An diesem Tag verlieren alle externen Personen den Zugang. Der Zugang wird gesperrt, nicht gelöscht – du kannst ihn später reaktivieren.
Sind KI-Zusammenfassungen enthalten?
KI-Transkription und Zusammenfassungen gibt es ab Community Pro, mit einem monatlichen Minutenkontingent je Tarif – siehe Preise. Den Meeting-Bericht als PDF gibt es in jedem Tarif.
Im Benutzerhandbuch
Schritt-für-Schritt-Anleitungen