1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website, in der Plattform Coviqo (Web-App und Desktop-App) und auf der Statusseite ist:
Dennis Albert (Privatperson / Einzelunternehmer)
2 Rue de Carignan, Bouneweg-Süd Luxembourg
1315 Luxembourg
Luxembourg
E-Mail: [email protected]
Wir haben unseren Sitz in Luxemburg. Es gelten die DSGVO und das luxemburgische Datenschutzrecht, insbesondere das Gesetz vom 1. August 2018 über die Organisation der Nationalen Datenschutzkommission. Zuständige Aufsichtsbehörde ist die in Abschnitt 35 genannte Behörde.
2. Kontakt in Datenschutzfragen
Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, weil die gesetzlichen Voraussetzungen dafür (Art. 37 DSGVO) nicht vorliegen. Bei Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die oben genannte Anschrift oder per E-Mail an [email protected]. Für Anträge können Sie auch unser Formular für Datenschutzanfragen nutzen.
3. Überblick, Begriffe und Grundsätze
Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie unsere Website oder die Statusseite besuchen, uns kontaktieren oder Coviqo nutzen – im Browser, in der Desktop-App, als Gast, per Telefon oder als Person, die mit Coviqo-Nutzern kommuniziert –, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht, wie lange wir Daten speichern und welche Rechte Ihnen zustehen.
Die verwendeten Begriffe entsprechen Art. 4 DSGVO. „Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, etwa Name, E-Mail-Adresse, IP-Adresse, Stimme oder Inhalte, die Sie verfassen. „Verarbeitung“ ist jeder Vorgang im Zusammenhang mit solchen Daten, z. B. das Erheben, Speichern, Übermitteln oder Löschen. „Verantwortlicher“ ist, wer über Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheidet; ein „Auftragsverarbeiter“ verarbeitet Daten im Auftrag und nach Weisung des Verantwortlichen.
Coviqo ist eine Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit. Personen und Organisationen legen darin Spaces an (Arbeitsbereiche von Unternehmen, Communities, Vereine oder persönliche Bereiche), die aus Rooms mit Chat, Sprach- und Videoräumen, Meetings, Dateien, Notizen, Aufgaben, Terminen und weiteren Modulen bestehen. Welche Funktionen in einem Space zur Verfügung stehen, hängt vom Tarif und von den Einstellungen der Verwaltung des Space ab. Diese Erklärung beschreibt alle Funktionen; für Sie gilt jeweils nur, was Sie bzw. die Spaces, in denen Sie Mitglied sind, tatsächlich nutzen.
Für alle Verarbeitungen gelten folgende Grundsätze:
- Wir setzen keine Tracking- oder Werbewerkzeuge ein, erstellen keine Nutzungsprofile zu Werbezwecken und verkaufen keine Daten. Die Reichweite unserer öffentlichen Website messen wir ausschließlich cookielos und in zusammengefasster Form mit Plausible Analytics (Abschnitt 6); in der App findet keine Reichweitenmessung statt.
- Die Plattform wird in Rechenzentren in der Europäischen Union betrieben. Wo ausnahmsweise Anbieter außerhalb der EU beteiligt sind, sagen wir das an der jeweiligen Stelle und in Abschnitt 32.
- Alle KI-Funktionen (Spracherkennung, Übersetzung, Sprachausgabe, Zusammenfassungen und das Sprachmodell) laufen auf Servern, die wir selbst betreiben. Wir geben Ihre Inhalte nicht an externe KI-Anbieter weiter und verwenden sie nicht zum Training von KI-Modellen.
- Inhalte in Spaces werden verschlüsselt gespeichert, jeder Space mit einem eigenen Schlüssel; einzelne Unterhaltungen und Räume können zusätzlich Ende-zu-Ende verschlüsselt werden (siehe Abschnitt 10).
4. Hosting, Infrastruktur und Datensicherung
Coviqo wird auf Servern in Rechenzentren in der Europäischen Union betrieben, derzeit in Deutschland. Dazu setzen wir folgende Hosting-Anbieter ein, die in unserem Auftrag nach Art. 28 DSGVO tätig sind:
| Anbieter | Zweck | Standort |
|---|---|---|
| Hetzner | Hosting / Rechenzentrum | EU (Germany) |
Auf dieser Infrastruktur verarbeiten wir sämtliche Daten der Plattform – Datenbank, Dateien, Aufzeichnungen, die Medienserver für Sprache und Video, die Telefonie-Anbindung sowie die Dienste für Spracherkennung, Übersetzung, Sprachausgabe und das Sprachmodell der KI-Funktionen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung der Erfüllung des Vertrags mit Ihnen dient, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und zuverlässigen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Cloudflare. Vor unserer Website, der Web-App und der Statusseite setzen wir den Dienst Cloudflare der Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA, als Reverse Proxy, Content Delivery Network, Lastverteilung und zum Schutz vor Angriffen (z. B. DDoS) ein. Anfragen an diese Adressen laufen zunächst über die weltweit verteilten Server von Cloudflare: Dort endet die TLS-Verschlüsselung, die Anfrage wird geprüft und erneut verschlüsselt an unsere Server weitergeleitet. Cloudflare verarbeitet dabei Ihre IP-Adresse, die Metadaten der Anfrage (z. B. Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browserkennung, ungefähres Herkunftsland) und – ausschließlich zur Weiterleitung – deren Inhalt einschließlich Cookies. Sprach- und Videoverbindungen (Medienströme und TURN) sowie Telefonate laufen nicht über Cloudflare. Cloudflare ist für uns als Auftragsverarbeiter tätig; zur Übermittlung in die USA siehe Abschnitt 32. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren, schnellen und gegen Angriffe geschützten Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Datensicherung. Wir sichern die Plattform täglich. Die Sicherungen werden vor dem Speichern verschlüsselt; Sicherungskopien an einem weiteren Standort legen wir ausschließlich verschlüsselt und nur in der EU ab. Wir bewahren höchstens sieben tägliche, vier wöchentliche und zwölf monatliche Stände auf; jede Sicherung wird spätestens 400 Tage nach ihrer Erstellung gelöscht. Daten, die Sie oder wir löschen, verschwinden damit spätestens nach dieser Frist auch aus den Sicherungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Wiederherstellbarkeit nach Störungen) in Verbindung mit Art. 32 DSGVO.
5. Server-Logfiles, Sicherheit und Betrieb
Bei jedem Aufruf unserer Website und jeder Anfrage an unsere Server werden automatisch Daten in Server-Logfiles gespeichert: die gekürzte IP-Adresse (IPv4 auf /24, IPv6 auf /48), Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Adresse ohne Parameter, der HTTP-Statuscode und der vom Browser übermittelte User-Agent (Browsertyp, Version, Betriebssystem). Wir verarbeiten diese Daten, um den Betrieb und die Sicherheit unserer Systeme zu gewährleisten, Fehler zu analysieren und Angriffe abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Server-Logfiles löschen wir spätestens nach 14 Tagen, es sei denn, eine längere Aufbewahrung ist zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls erforderlich; dann löschen wir sie, sobald die Aufklärung abgeschlossen ist.
Die Protokolle unserer Anwendung enthalten keine IP-Adressen, keine E-Mail-Adressen und keine Inhalte; diese werden vor dem Schreiben automatisch entfernt oder unkenntlich gemacht. Betriebsprotokolle bewahren wir höchstens 30 Tage auf, sicherheitsrelevante Betriebsprotokolle (z. B. Anmeldevorgänge, Rechteänderungen) höchstens 400 Tage.
Sicherheitsereignisse. Sicherheitsrelevante Ereignisse (z. B. fehlgeschlagene Anmeldungen, Überschreitung von Anfragelimits, Anmeldungen aus einem neuen Land, gesperrte Geräte) speichern wir zur Abwehr von Angriffen mit vollständiger IP-Adresse für 30 Tage; danach wird die IP-Adresse gekürzt, nach 180 Tagen werden die Ereignisse gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Diagnose von Sprachverbindungen. Um Verbindungsabbrüche in Sprachräumen, Meetings und Anrufen zu beheben, speichern wir je Verbindung Zeitpunkt und Art des Ereignisses (Beitritt, Verlassen, Abbruch), Dauer, Grund, den verwendeten Medienserver, Browser bzw. App-Version und Betriebssystem sowie eine Zusammenfassung der Netzwerkqualität (Verbindungsart, Laufzeit, Paketverlust) – ohne IP-Adressen und ohne Inhalte. Diese Daten löschen wir nach 30 Tagen, bei Löschung Ihres Kontos sofort (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).
Fehlerprotokolle. Tritt in unserer Anwendung (Server, Web-App oder Desktop-App) ein unerwarteter Fehler auf, kann ein technischer Fehlerbericht (Fehlerart, Fehlermeldung, Programmstelle, Version) an unsere selbst betriebene Fehlerverfolgung übermittelt werden. Vor dem Versand werden E-Mail-Adressen, Zugangsschlüssel und Inhalte entfernt; die Berichte enthalten keinen Bezug zu Ihrem Konto und keine IP-Adresse. Sie liegen ausschließlich auf unseren eigenen Servern und werden nach 30 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (stabiler und sicherer Betrieb).
Statusseite. Unsere Statusseite zeigt, ob Coviqo verfügbar ist. Sie setzt keine Tracking-Cookies, verwendet keine Analyse- werkzeuge und lädt keine Inhalte von Dritten. Nur wenn Sie ausdrücklich eine Sprache wählen, speichert ein funktionales Cookie (status_lang, Laufzeit 1 Jahr) diese Wahl. Den Zustand ermittelt der Statusdienst durch regelmäßige technische Prüfungen unserer eigenen Dienste; dafür werden keine Daten von Nutzern verarbeitet. Ein technisches Monitor-Konto prüft zusätzlich in einem internen Bereich typische Abläufe (Anmeldung, Nachricht, Datei, Verbindungsaufbau); die Testinhalte werden nach einem Tag gelöscht. Die angebotenen Feeds (RSS, Atom, JSON) enthalten keine personenbezogenen Daten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Information über die Verfügbarkeit unseres Dienstes).
Bieten wir auf der Statusseite E-Mail-Benachrichtigungen an und abonnieren Sie diese, erhalten Sie erst nach Bestätigung eines Links (Double-Opt-in) Nachrichten zu Störungen und Wartungen. Wir speichern dafür nur Ihre verschlüsselte E-Mail-Adresse, einen Prüfwert zur Erkennung doppelter Anmeldungen, die Sprache, die gewählten Funktionen und die Zeitpunkte – keine IP-Adresse, keine Öffnungs- oder Klickmessung. Unbestätigte Anmeldungen löschen wir nach 48 Stunden, den Eintrag sofort bei Abmeldung (Link in jeder E-Mail); nach wiederholten Zustellfehlern wird der Eintrag deaktiviert und 30 Tage später gelöscht. Für den Versand dieser E-Mails nutzen wir derzeit den E-Mail-Dienst von Google (Gmail; Google Ireland Limited, Dublin, Irland), der die E-Mail-Adresse und den Inhalt der Nachricht verarbeitet; eine Übermittlung in die USA ist möglich (siehe Abschnitt 32). Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit durch Abmeldung widerrufen können.
6. Website, Reichweitenmessung, Kontakt- und Demoanfragen
Über unser Kontaktformular können Sie uns Anfragen senden oder eine Demo anfragen. Dabei verarbeiten wir die Art der Anfrage, Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Unternehmen, die Teamgröße, den geplanten Einsatzzweck und Ihre Nachricht. Wir speichern die Anfrage, um sie zu bearbeiten, antworten per E-Mail und senden Ihnen eine Eingangsbestätigung. Gleiches gilt, wenn Sie uns direkt per E-Mail schreiben.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags gerichtet ist, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Anfragen speichern wir 12 Monate nach Eingang, sofern daraus kein Vertragsverhältnis entsteht; andernfalls gelten die Fristen für Vertragsdaten. Zur Missbrauchsabwehr speichern wir statt Ihrer IP-Adresse nur einen verschlüsselten Prüfwert (HMAC). Öffentliche Formulare schützen wir mit einer selbst betriebenen Rechenaufgabe im Browser (ALTCHA, siehe Abschnitt 29).
Cookielose Reichweitenmessung mit Plausible Analytics
Auf den Seiten unserer öffentlichen Website – nicht in der Web-App, der Desktop-App oder in Spaces – nutzen wir Plausible Analytics, einen Dienst der Plausible Insights OÜ, Estland, die als unser Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) tätig ist und die Daten auf Servern in der Europäischen Union verarbeitet. Beim Aufruf einer Seite lädt Ihr Browser ein kleines Skript von Plausible und übermittelt die Adresse der aufgerufenen Seite, die verweisende Seite (Referrer), die Bildschirmbreite, die Browserkennung (User-Agent) und – technisch bedingt – Ihre IP-Adresse.
Plausible setzt keine Cookies und legt weder im Browser noch sonst auf Ihrem Endgerät Daten oder Kennungen ab. Ihre IP-Adresse wird nicht gespeichert: Sie wird nur verwendet, um zusammen mit der Browserkennung einen Prüfwert (Hash) zu bilden, der täglich wechselt, sowie um das Land bzw. die Region zu bestimmen; danach wird sie verworfen. Der Tageswert erlaubt nur, Aufrufe desselben Tages zusammenzuzählen; er wird nach 24 Stunden wertlos, weil der dafür verwendete Zufallswert gelöscht wird. Es entstehen keine Nutzungsprofile, keine seiten- oder geräteübergreifende Wiedererkennung und keine Verknüpfung mit Ihrem Coviqo-Konto. Wir erhalten ausschließlich zusammengefasste Statistiken (z. B. Anzahl der Besuche und Seitenaufrufe, aufgerufene Seiten, Herkunftsseiten, Länder, Browser, Betriebssysteme und Gerätearten).
Wir nutzen diese Statistiken, um zu verstehen, welche Inhalte der Website gefragt sind, und die Website zu verbessern. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer datensparsamen Reichweitenmessung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); Sie können dem nach Abschnitt 34 widersprechen oder das Skript mit einem Inhaltsblocker in Ihrem Browser unterbinden. Da dabei keine Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert und keine dort gespeicherten Informationen (etwa Cookies oder Kennungen) ausgelesen werden, holen wir hierfür keine Einwilligung nach Art. 4 Abs. 3 des geänderten luxemburgischen Gesetzes vom 30. Mai 2005 ein und zeigen kein Cookie-Banner an.
7. Live-Demo
Die Live-Demo erlaubt es, Coviqo ohne Registrierung auszuprobieren. Sie nutzen dabei einen gemeinsamen, schreibgeschützten Demo-Zugang; Angaben zu Ihrer Person sind nicht erforderlich. Eine Demo-Sitzung endet spätestens nach 60 Minuten. Verarbeitet werden nur die technisch notwendigen Daten (Server-Logfiles und ein Sitzungs-Cookie, siehe Abschnitt 5 und Abschnitt 24). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht darin, Interessierten Coviqo vorzuführen und die Demo vor Missbrauch zu schützen.
8. Registrierung, Nutzerkonto und Profil
Wenn Sie ein Konto anlegen und nutzen, verarbeiten wir:
- E-Mail-Adresse, Benutzername und Anzeigename;
- Ihr Passwort ausschließlich als kryptografischen Hash;
- freiwillige Profilangaben wie Ihr Profilbild;
- Sprache, Zeitzone und Ihre Einstellungen;
- bei aktivierter Zwei-Faktor-Authentifizierung das TOTP-Geheimnis (verschlüsselt);
- Sitzungsdaten (gekürzte IP-Adresse, ungefährer Standort auf Länderebene, Gerät bzw. Browser, die zufällige Gerätekennung der App, Zeitpunkt der Anmeldung), die Ihnen in der Geräteverwaltung angezeigt werden; die vollständige IP-Adresse speichern wir für Sitzungen nicht;
- wenn Sie einem Gerät für die Zwei-Faktor-Anmeldung vertrauen („diesem Gerät 30 Tage vertrauen“): einen Prüfwert des Geräte-Tokens, Browser und Betriebssystem, gekürzte IP-Adresse, Land und Zeitpunkte;
- die Versionen der AGB und der Datenschutzerklärung, denen Sie zugestimmt haben, mit Zeitstempel, Art der Zustimmung und einem verschlüsselten Prüfwert (HMAC) Ihrer IP-Adresse als Nachweis.
Diese Daten benötigen wir, um Ihr Konto bereitzustellen, Sie anzumelden und den Vertrag zu erfüllen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Sitzungsdaten und Sicherheitsmerkmale verarbeiten wir zudem zum Schutz Ihres Kontos und zur Missbrauchsabwehr (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Speicherung der akzeptierten Vertragsversionen dient dem Nachweis des Vertragsschlusses und Ihrer Zustimmung (Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO).
Mindestalter. Coviqo richtet sich an Personen ab 16 Jahren. Wer jünger ist, darf kein Konto anlegen. Communities, die als „18+“ gekennzeichnet sind, dürfen nur Volljährige nutzen (siehe Abschnitt 19).
Datenexport und Kontolöschung. Unter /settings/account können Sie jederzeit eine Kopie der zu Ihrem Konto gespeicherten Daten als verschlüsseltes ZIP-Archiv anfordern (Übersicht im PDF-Format mit den Angaben nach Art. 15 DSGVO, maschinenlesbare JSON-Dateien und Ihre eigenen Dateien; Art. 15 und 20 DSGVO). Den Link zum Herunterladen senden wir per E-Mail; das Archiv wird nach 7 Tagen gelöscht. Dort können Sie auch Ihr Konto löschen. Solange Sie noch Inhaber eines Space sind, müssen Sie diesen zuvor übertragen oder löschen. Nach dem Löschauftrag wird Ihr Konto sofort deaktiviert, alle Sitzungen werden beendet, und nach 14 Tagen wird es endgültig gelöscht; bis dahin können Sie die Löschung durch eine erneute Anmeldung abbrechen. Bei der endgültigen Löschung entfernen wir Ihre Kontodaten, Ihren persönlichen Bereich einschließlich Dateien, Sitzungen, verknüpfte Anmeldeanbieter, Push-Adressen und Benachrichtigungen. Beiträge in Spaces anderer bleiben – je nach Einstellung des Space – unter der Bezeichnung „Gelöschter Nutzer“ ohne Bezug zu Ihrer Person erhalten oder werden gelöscht; Protokolleinträge behalten lediglich eine pseudonyme Kennung. Daten, für die gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen (insbesondere Rechnungen und Vertragsunterlagen), löschen wir erst nach deren Ablauf (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO, siehe Abschnitt 33). Wird Ihr Konto von einer Organisation verwaltet, gilt deren Löschfrist (voreingestellt 30 Tage).
Erweitertes Profil
Zusätzlich zu Anzeigename und Profilbild können Sie freiwillig weitere Profilangaben machen: Pronomen, Kurzbeschreibung (Bio), Profilbanner und Akzentfarbe, Berufsbezeichnung, Abteilung, Standort, Arbeitszeiten und Zeitzone, Sprachen, bis zu fünf Links sowie Community-Angaben (z. B. Interessen, Fähigkeiten, Lieblingsspiele, hervorgehobene Abzeichen und Rollen, verifizierte Verbindungen zu Anmeldeanbietern). Keine dieser Angaben ist für die Nutzung erforderlich; bitte machen Sie nur Angaben, die andere sehen sollen. Für jedes Feld legen Sie unter Einstellungen → Profil → Privatsphäre selbst fest, wer es sehen darf: alle angemeldeten Personen, die Ihr Profil aufrufen können, nur Personen aus gemeinsamen Spaces, nur Ihre Organisation oder nur Sie selbst. Voreingestellt sind gemeinsame Spaces (Berufsbezeichnung, Abteilung und Teams: Ihre Organisation). Ihre Profilseite ist nur für angemeldete Personen erreichbar, wird nicht von Suchmaschinen indexiert und ist nie öffentlich im Internet abrufbar. Links in Ihrem Profil prüfen wir auf bekannte Kurz-URL-, Tracking- und Phishing-Muster; neue Profil- und Bannerbilder werden auf Schadsoftware geprüft.
Wird Ihr Konto von einer Organisation verwaltet (z. B. über Single Sign-on oder SCIM), kann diese Berufsbezeichnung und Abteilung aus ihrem Verzeichnisdienst bereitstellen und für Änderungen sperren; die Angaben stammen dann von der Organisation, die insoweit für ihre Richtigkeit verantwortlich ist. Kolleginnen und Kollegen derselben Organisation können Sie – sofern Sie das Feld nicht auf „Nur ich“ stellen – über Berufsbezeichnung und Abteilung finden.
Space-Identitäten. Sie können in jedem Space einen eigenen Anzeigenamen, ein eigenes Profilbild, Pronomen, eine Kurzbeschreibung und einen Status festlegen. Diese Angaben sehen nur Mitglieder des jeweiligen Space. Eine Space-Identität dient der getrennten Darstellung, sie macht Sie nicht anonym: Ihr Benutzername und Ihre Konto-Kennung bleiben kontoweit gleich; in Spaces von Organisationen können deren Inhaber und Administratoren den Kontonamen hinter einem Space-Namen sehen, und wir sehen beide Angaben, soweit dies zur Missbrauchsabwehr oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Benachrichtigungs- „Welten“ und Zeitpläne speichern wir, um Ihre Benachrichtigungen nach Ihren Wünschen zu steuern.
Anwesenheit und Status. Andere Personen in gemeinsamen Spaces und Ihre Kontakte sehen, ob Sie online, abwesend oder beschäftigt sind, sowie einen Status, den Sie selbst setzen. Haben Sie einen Kalender verbunden, kann Ihr Status während eines als „beschäftigt“ markierten Termins automatisch „Im Meeting“ anzeigen – den Titel des Termins nur, wenn Sie das wählen; Sie können dies unter Einstellungen → Kalender abschalten. Der Anwesenheitsstatus wird nur flüchtig gespeichert.
Kontakte. Sie können andere Personen als Kontakte hinzufügen, Kontaktanfragen senden, jemanden „anstupsen“ und Lesebestätigungen in Direktnachrichten nutzen. Wir speichern dafür Kontaktpaare, Anfragen (Absender, Empfänger, Status, Zeitpunkte – ohne Nachrichtentext) und Ihre Einstellungen dazu. Abgelehnte Anfragen sperren eine erneute Anfrage für 7 Tage.
Profilangaben, Space-Identitäten, Anwesenheit und Kontakte verarbeiten wir zur Bereitstellung des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); die Prüfung von Links und Bildern sowie die Bearbeitung von Meldungen erfolgen zur Missbrauchsabwehr und zum Schutz der Nutzer (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Gemeldete Profile prüft unser Trust-&-Safety-Team anhand einer Momentaufnahme der Angaben, die die meldende Person sehen konnte; es kann unzulässige Angaben zurücksetzen. Ihre Profilangaben sind Teil Ihres Datenexports und werden mit Ihrem Konto gelöscht.
10. Inhalte in Spaces, Rooms und Direktnachrichten
Wenn Sie Coviqo nutzen, verarbeiten wir die Inhalte, die Sie und andere Mitglieder erstellen: Nachrichten mit Antworten, Threads, Erwähnungen, Reaktionen und Anhängen, Sprach- und Videonachrichten, Forenbeiträge, Dateien, Notizen, Dokumente, Aufgaben, Termine, Entscheidungen, Umfragen, Genehmigungsanträge, Support-Tickets (mit internen Notizen des Ticket-Teams), Whiteboards sowie die zugehörigen Metadaten (z. B. Verfasser, Zeitpunkt, Space und Room). Zudem verarbeiten wir Ihre Mitgliedschaften, Rollen und Berechtigungen, um zu steuern, wer welche Inhalte sehen und bearbeiten darf, und wir indexieren Inhalte in verschlüsselter Form, damit Berechtigte sie durchsuchen können. Hochgeladene Dateien prüfen wir auf Schadsoftware.
Die Verarbeitung ist zur Bereitstellung des Dienstes erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Inhalte sind für die Personen sichtbar, die Zugriff auf den jeweiligen Space bzw. Room haben. Inhalte speichern wir, bis sie von Berechtigten gelöscht werden, bis zum Ablauf einer vom Space festgelegten Aufbewahrungsfrist oder bis zur Löschung des Space. Gelöschte Dateien, Nachrichten, Notizen, Whiteboards und Aufgaben liegen noch 30 Tage im Papierkorb und werden dann endgültig entfernt, gelöschte Spaces einschließlich aller Inhalte und Dateien ebenfalls nach 30 Tagen. Nachrichten-Erinnerungen, die Sie sich setzen, löschen wir 7 Tage nach dem Versand.
Bilder von fremden Websites in Nachrichten und Texten sowie externe Profilbilder lädt nicht Ihr Browser, sondern unser Server über einen eigenen Bild-Proxy – ohne Ihre IP-Adresse, Cookies oder Referrer – und speichert sie bis zu 24 Stunden zwischen; Verwaltende eines Space können externe Bilder ganz abschalten. Dokumente im Office-Format bearbeiten Sie mit einem von uns selbst betriebenen Dokumentenserver; während der Bearbeitung liegen die Inhalte dort in einem Zwischenspeicher.
Sprach- und Videonachrichten
Sprach- und Videonachrichten speichern wir wie andere Anhänge (verschlüsselt, gleiche Aufbewahrung und Löschung wie die Nachricht); zusätzlich speichern wir Länge und eine grobe Pegelkurve für die Anzeige, aus der sich keine Sprache rekonstruieren lässt. Erlaubt der Space die KI-Transkription, erstellt unsere selbst betriebene Spracherkennung eine Abschrift, die verschlüsselt an der Nachricht gespeichert und durchsuchbar ist; für Videonachrichten kann unser Sprachmodell zusätzlich Kapitel und eine Kurzfassung erzeugen, die als KI-erzeugt gekennzeichnet sind. Haben Sie der Transkription Ihrer Stimme widersprochen (Einstellungen → Datenschutz), werden Ihre Sprachnachrichten nicht abgeschrieben. Eine Videonachricht kann Ihr Bild, Ihren Bildschirm und Personen in Ihrer Umgebung zeigen – bitte achten Sie darauf, was Sie aufnehmen.
Direktnachrichten, Personensuche und Benutzernamen
Direktnachrichten (1:1 und kleine Gruppen) verarbeiten wir wie Nachrichten in Rooms: Inhalt, Anhänge (einschließlich Virenprüfung), Reaktionen, Lesestatus und die Teilnehmenden. Sie sind nur für die Teilnehmenden sichtbar und werden mit einem eigenen Schlüssel je Unterhaltung verschlüsselt gespeichert. Wer Ihnen schreiben darf (alle, Personen aus gemeinsamen Spaces, Kontakte oder niemand), wer Sie anrufen darf und ob andere Sie über Ihren Benutzernamen finden können, legen Sie unter Einstellungen → Privatsphäre fest; blockierte Personen können Ihnen nicht schreiben. Die Personensuche zeigt nur Benutzername, Anzeigename und Profilbild, niemals Ihre E-Mail-Adresse. Wenn Sie Ihren Benutzernamen ändern, bleibt der bisherige Name 30 Tage für Sie reserviert; die Änderung protokollieren wir zur Missbrauchsabwehr.
Anrufe aus Direktnachrichten laufen über unsere Medienserver wie andere Gespräche (siehe Abschnitt 12); sie werden weder aufgezeichnet noch transkribiert. Wir speichern nur Metadaten (wer wen angerufen hat, Status, Beginn, Ende, Dauer, Video ja oder nein) und löschen sie nach 180 Tagen. Direktnachrichten fließen nicht in KI-Zusammenfassungen oder „Frag den Space“ ein. Gemeldete Direktnachrichten prüft unser Trust-&-Safety-Team; es sieht dabei nur die gemeldeten Inhalte.
Direktnachrichten sind Teil Ihres Datenexports. Löschen Sie Ihr Konto, werden Ihre Direktnachrichten gelöscht; Unterhaltungen ohne verbleibende Teilnehmende werden vollständig entfernt. Werden alle Teilnehmenden einer Unterhaltung von derselben Organisation verwaltet, ist diese für die Unterhaltung verantwortlich; dann gelten ihre Aufbewahrungsregeln und Richtlinien. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für Sperren, Meldungen und Missbrauchsabwehr zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
Jede teilnehmende Person kann eine Direktnachrichten-Unterhaltung Ende-zu-Ende verschlüsseln; in Tarifen ab Business können auch Räume Ende-zu-Ende verschlüsselt werden. Nachrichten, Anhänge, Sprachnachrichten und Anrufe werden dann auf den Geräten der Teilnehmenden ver- und entschlüsselt. Wir speichern nur verschlüsselte Inhalte, Ihre öffentlichen Schlüssel, die Liste Ihrer Geräte (Name, Zeitpunkte), für die Geräte verpackte Schlüssel und eine mit Ihrem Wiederherstellungsschlüssel verschlüsselte Schlüsselsicherung, die wir nicht lesen können. Benachrichtigungen enthalten dann keinen Text; Suche auf dem Server, KI-Funktionen, Link-Vorschauen, Clips, Live-Übertragungen und die Virenprüfung von Anhängen entfallen. Metadaten (Teilnehmende, Zeitpunkte, Gruppenname, Anruf-Metadaten) verarbeiten wir weiterhin. Damit Sie verschlüsselte Nachrichten durchsuchen können, legt die App auf Ihrem Gerät einen verschlüsselten Suchindex an; er verlässt das Gerät nicht und wird beim Abmelden bzw. Entfernen des Geräts gelöscht. Die Verschlüsselung einer Unterhaltung endet nur, wenn alle Teilnehmenden zustimmen; frühere Nachrichten bleiben dann Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Wer die Verschlüsselung eingeschaltet, ihr Ende beantragt, zugestimmt oder abgelehnt hat, protokollieren wir mit Zeitpunkt (ohne Inhalte) im Audit-Protokoll. Organisationen können die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für die von ihnen verwalteten Konten abschalten. Ihr Datenexport enthält solche Inhalte verschlüsselt; verlieren Sie alle Geräte und Ihren Wiederherstellungsschlüssel, können wir sie nicht wiederherstellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Eigene Einladungslinks, Space-Verzeichnis und öffentliche Vorschau
Spaces in kostenpflichtigen Tarifen können einen eigenen Einladungslink einrichten (z. B. join.coviqo.com/name). Die zugehörige Seite ist öffentlich, wird nicht von Suchmaschinen indexiert und zeigt nur öffentliche Angaben zum Space (Name, Symbol, Banner, Beschreibung, Mitgliederzahl) – und nur, wenn der Space die öffentliche Vorschau erlaubt. Communities können sich außerdem in ein Verzeichnis eintragen, das nur angemeldeten Personen angezeigt wird und dessen Einträge wir vor der Aufnahme prüfen; es enthält nur Angaben zum Space, keine Angaben zu Mitgliedern. Aufrufe, Beitritte und Beitrittsanfragen zählen wir ausschließlich als Tageswerte je Link, ohne personenbezogene Daten. Stellen Sie eine Beitrittsanfrage, sehen die Verantwortlichen des Space Ihren Anzeigenamen und Ihr Profilbild; die Anfrage wird mit Ihrem Konto gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für Schutz vor Missbrauch und Meldungen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Öffentliche Einbettung von Spaces („Website-Einbettung“)
Verantwortliche eines Space können eine öffentliche Einbettung einschalten (standardmäßig ausgeschaltet), um Angaben aus dem Space auf einer eigenen Website anzuzeigen. Die Daten werden dann über eine öffentliche Schnittstelle ohne Anmeldung und ohne Cookies abrufbar gemacht und sind für jede Person im Internet abrufbar – auch für Suchmaschinen und Archive, die sie dauerhaft speichern können. Veröffentlicht werden ausschließlich:
- öffentliche Angaben zum Space (Name, Beschreibung, Symbol, Banner, Anzahl der Mitglieder und der gerade online befindlichen Mitglieder);
- Nachrichten aus höchstens drei Chat-Räumen, die die Verantwortlichen des Space ausdrücklich freigegeben haben – mit Anzeigename und Profilbild der Verfasserinnen und Verfasser in diesem Space, Zeitpunkt und Text; Erwähnungen anderer Personen werden als Name angezeigt. Freigegeben werden können nur Räume, die jedes neue Mitglied ohnehin sehen kann; Ende-zu-Ende-verschlüsselte Inhalte, Antworten in Threads und Systemnachrichten werden nie veröffentlicht;
- wenn die Verantwortlichen dies einschalten, Bilder und Videos, die in diesen Räumen geteilt wurden; sie werden nur über kurzlebige, signierte Links (gültig fünf Minuten) ausgeliefert;
- wenn die Verantwortlichen dies einschalten, die Zahl der Personen in Sprachräumen. Namen und Profilbilder von Personen in Sprachräumen erscheinen nur, wenn die jeweilige Person dem in ihrem Profil für diesen Space ausdrücklich zugestimmt hat („Meinen Namen im öffentlichen Sprachkanal-Widget zeigen“); sonst erscheint sie anonym. Die Zustimmung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; sie endet automatisch, wenn Sie den Space verlassen.
Kennungen von Personen (Nutzer-IDs, E-Mail-Adressen, Rollen) werden nicht veröffentlicht. Empfänger sind alle Personen, die die Schnittstelle oder eine Website aufrufen, die sie einbindet; welche Websites die Daten im Browser laden dürfen, legen die Verantwortlichen des Space fest – serverseitig ist der Abruf jedoch für jede Person möglich. Die Antworten werden bis zu 60 Sekunden zwischengespeichert (Sprachräume 15 Sekunden), auch in Browsern und Zwischenspeichern Dritter; gelöschte oder geänderte Inhalte verschwinden daher mit kurzer Verzögerung von der Schnittstelle, können aber bei Dritten, die sie bereits abgerufen haben, weiter vorhanden sein. Zum Schutz vor Missbrauch begrenzen wir die Zahl der Abrufe je IP-Adresse; dazu wird die IP-Adresse für höchstens eine Minute in einem Zähler verarbeitet und im Übrigen wie in Abschnitt 5 beschrieben protokolliert.
Rechtsgrundlage für die Veröffentlichung von Space-Angaben und Nachrichten ist unser berechtigtes Interesse und das der Space-Verantwortlichen, ihre Community öffentlich darzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); für Namen und Profilbilder im Sprachkanal-Widget Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); für die Begrenzung der Abrufe Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für die Entscheidung, welche Räume veröffentlicht werden, sind die Verantwortlichen des Space zuständig (siehe Abschnitt 11). Sie können der Veröffentlichung Ihrer Nachrichten nach Art. 21 DSGVO widersprechen; wenden Sie sich dazu an die Verantwortlichen des Space oder an uns.
Freigabelinks
Teilen Sie eine Datei, eine Notiz oder ein Ergebnis über einen Freigabelink, können die Personen, denen Sie den Link (und ggf. das Passwort) geben, den Inhalt bis zum Ablauf des Links sehen, auch ohne Konto. Für die Weitergabe des Links sind Sie verantwortlich.
11. Rollen: Coviqo als Verantwortlicher und als Auftragsverarbeiter
Nutzen Unternehmen, Vereine oder andere Organisationen Coviqo, entscheidet die jeweilige Organisation über die Inhalte in ihren Spaces und darüber, welche Funktionen dort eingeschaltet sind (z. B. Aufzeichnung, Transkription, KI-Funktionen, Teilnahmeberichte, Telefonie, Integrationen). Für diese Inhalte und Funktionen ist die Organisation Verantwortlicher; wir verarbeiten die Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ausschließlich nach deren Weisung. Geschäftskunden schließen dazu mit uns einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, den sie in den Organisationseinstellungen oder auf Anfrage an [email protected] erhalten. Fragen zur Verarbeitung dieser Inhalte richten Sie bitte zunächst an die jeweilige Organisation; bei uns eingehende Anfragen leiten wir an sie weiter.
Für Ihr Konto, die Anmeldung, die Abrechnung unserer Tarife, die Sicherheit und den Betrieb der Plattform, die Bearbeitung von Meldungen (Trust & Safety) sowie für die Nutzung von Coviqo außerhalb von Organisationen (z. B. persönliche Bereiche, Direktnachrichten zwischen Privatpersonen) sind wir selbst Verantwortlicher.
Bei Communities, die von Privatpersonen betrieben werden, legt die Person, die den Space verwaltet, die Regeln und Funktionen des Space fest; wir stellen die Plattform bereit und verarbeiten die Daten zur Erfüllung unseres Vertrags mit den Mitgliedern. Personen, die in einem Space Aufzeichnungen, Clips oder Live-Übertragungen starten, Inhalte exportieren oder an Dritte senden, sind für diese Handlung selbst verantwortlich.
Organisationen können ihren Space jederzeit vollständig exportieren. Greifen Mitarbeitende unseres Supports im Rahmen einer Supportanfrage oder zur Störungsbeseitigung auf Daten einer Organisation zu, wird dies protokolliert und der Organisation im Audit-Log ihres Space angezeigt.
12. Sprach- und Videokommunikation
Sprachräume, Meetings, Webinare, Anrufe, Bildschirmfreigaben und Funk-Kanäle laufen über WebRTC. Die Medienströme werden über selbst betriebene Medienserver (LiveKit) auf unserer eigenen Infrastruktur vermittelt und mit DTLS-SRTP verschlüsselt übertragen. Dabei verarbeiten wir Ihre Audio- und Videosignale, Ihre Bildschirminhalte (bei Freigabe), technische Verbindungsdaten wie IP-Adresse und Verbindungsqualität sowie die Information, wer wann einem Raum, Meeting oder Anruf beigetreten ist. Audio- und Videoinhalte werden nicht gespeichert, solange keine Aufzeichnung gestartet wird. Zugriff auf Kamera, Mikrofon und Bildschirm erhält Coviqo nur mit Ihrer Freigabe im Browser bzw. Betriebssystem. Ihre gewählten Geräte und Einstellungen speichern wir lokal auf Ihrem Gerät. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Kamera-Effekte und Präsentationsmodus. Hintergrund-Unschärfe, virtuelle Hintergründe und Licht-Korrektur berechnet ausschließlich Ihr Gerät; an den Medienserver geht nur das fertige Bild. Die dafür nötige Programmbibliothek und das Erkennungsmodell (MediaPipe) lädt Ihr Browser beim ersten Einschalten von unseren eigenen Servern; Dritte sind daran nicht beteiligt. Eigene Hintergrundbilder, die Sie hochladen, sowie Hintergrundbilder, die Verwaltende eines Space bereitstellen, speichern wir – nach einer Virenprüfung – unter einer nicht erratbaren Adresse in unserem Speicher in der EU, bis Sie bzw. die Verwaltenden sie löschen oder das Konto bzw. der Space gelöscht wird. Im Präsentationsmodus legt die App Ihr Kamerabild über Ihre eigene Bildschirmfreigabe; dafür schaltet sie Ihre Kamera ein, auch wenn Sie sie im Gespräch ausgeschaltet hatten, und Ihr Bild ist dann als Teil der Freigabe für alle sichtbar, auch in Aufzeichnungen und Live-Übertragungen.
Zeichnen auf geteilten Bildschirmen. Zeichnungen auf einer Bildschirmfreigabe werden nur zwischen den Geräten der Teilnehmenden ausgetauscht und nicht gespeichert. Speichert eine teilnehmende Person einen Schnappschuss (Bild der Freigabe mit Zeichnung) oder teilt sie ihn im Chat des Gesprächs, wird er wie ein Chat-Anhang gespeichert; er kann Inhalte des geteilten Bildschirms zeigen.
Fernsteuerung bei Bildschirmfreigabe. In Tarifen ab Business kann eine Person im Gespräch darum bitten, einen Bildschirm zu steuern, den Sie mit der Desktop-App (Windows) teilen. Erst wenn Sie in einem Dialog Ihres Betriebssystems „Erlauben“ wählen, werden die Maus- und Tastatureingaben dieser Person über die verschlüsselte Gesprächsverbindung an Ihre Desktop-App gesendet und dort ausgeführt; wir speichern diese Eingaben nicht. Sie können die Steuerung jederzeit beenden; sie endet automatisch nach 2 Minuten ohne Eingabe und spätestens nach 60 Minuten. Beginn und Ende (wer wessen Bildschirm in welchem Gespräch gesteuert hat, Zeitpunkte, Dauer, Grund des Endes) protokollieren wir ohne Inhalte im Audit-Log (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Sicherheit und Nachvollziehbarkeit).
Funk und Mithören. Über Funk-Kanäle können Sie kurze Durchsagen in andere Räume sprechen. In Tarifen ab Business kann die Verwaltung eines Raums zusätzlich das „Mithören“ erlauben (standardmäßig aus): Berechtigte Personen hören dann den Ton eines Raums, ohne selbst beizutreten. Alle im Raum sehen, wer mithört, und hören beim Beginn einen Ton; Gäste, Meetings und Direktnachrichten sind ausgeschlossen, und während jemand mithört, kann nicht aufgezeichnet werden. Es wird nur Ton übertragen und nichts gespeichert; Beginn und Ende protokollieren wir im Audit-Log.
Karten-Räume. In Räumen mit einer Karte verarbeiten wir Ihre Position auf der Karte, solange Sie mit ihr verbunden sind, um sie allen anzuzeigen, die den Raum sehen dürfen – auch Personen, die nicht am Gespräch teilnehmen –, und um den Ton nach Abstand zu mischen. Wir speichern nur die jeweils letzte Position und löschen sie beim Verlassen, spätestens nach 12 Stunden; Bewegungsprotokolle erstellen wir nicht. Karten-Räume sind nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt.
Raum-Geräte. Organisationen können Konferenzraum-Geräte (z. B. einen Bildschirm mit Kamera im Besprechungsraum) mit Coviqo verbinden. Das Gerät nimmt mit Kamera und Mikrofon an Meetings teil; alle Personen im physischen Raum können dann im Meeting zu sehen und zu hören sein. Zum Gerät speichern wir Name, Ort, Plätze, Zeitzone, den Zeitpunkt der letzten Verbindung, die gekürzte IP-Adresse, Plattform und technische Zustandsdaten (z. B. Anzahl und Bezeichnung der angeschlossenen Kameras und Mikrofone). Das Gerät zeigt den Tagesplan des Raums mit Meeting-Titeln und den Namen der organisierenden Personen. Die Organisation ist dafür verantwortlich, Anwesende auf das Gerät hinzuweisen.
Sprachregionen. Gespräche laufen standardmäßig über unsere Medienserver in der EU. Um Verzögerungen bei Gesprächen mit Teilnehmenden weit außerhalb Europas zu verringern, können wir zusätzliche, ebenfalls von uns betriebene Medienserver („Sprachknoten“) in anderen Regionen einsetzen, etwa in den USA. Ein Gespräch läuft nur dann über einen solchen Sprachknoten, wenn wir diese Region eingerichtet haben und entweder die Organisation bzw. die organisierende Person sie ausdrücklich wählt oder – bei automatischer Auswahl – die erste beitretende Person aus einem Land zugreift, das dieser Region zugeordnet ist, und die Organisation Sprachregionen außerhalb der EU erlaubt hat (standardmäßig ausgeschaltet). Für die automatische Auswahl verwenden wir das Herkunftsland der Anfrage nur flüchtig. Der Sprachknoten leitet ausschließlich die Audio- und Videoströme des laufenden Gesprächs in Echtzeit weiter und verarbeitet die dafür nötigen Verbindungsdaten (z. B. IP-Adressen); Gesprächsinhalte speichert er nicht. Konten, Chat, Dateien, Aufzeichnungen, Transkripte und die Datenbank bleiben in der EU; wird in einer solchen Region eine Aufzeichnung erstellt, wird sie nur während der Aufnahme auf dem Sprachknoten zwischengespeichert und danach in unserem Speicher in der EU abgelegt. Für die damit verbundene Übermittlung gilt Abschnitt 32.
13. Aufzeichnungen, Transkripte, Übersetzung und Live-Übertragungen
Aufzeichnungen
Meetings und Gespräche in Räumen können aufgezeichnet werden, wenn der Tarif dies vorsieht und die Person die Berechtigung dazu hat. Beim Start einer Aufzeichnung ertönt ein Signal, und alle Mikrofone außer dem der startenden Person werden stummgeschaltet – auch die von Telefon-Teilnehmenden. Ihre Stimme wird erst aufgezeichnet, wenn Sie Ihr Mikrofon selbst wieder einschalten (in der App oder am Telefon mit *6); Sie können es jederzeit wieder ausschalten. Wer während einer laufenden Aufzeichnung beitritt, sieht vorher einen Hinweis und tritt stummgeschaltet bei. Während der gesamten Dauer zeigen die Apps allen Teilnehmenden sichtbar an, dass aufgezeichnet wird. Zum Nachweis protokollieren wir, welche Personen beim Start einer Aufzeichnung oder Transkription anwesend waren bzw. währenddessen beigetreten sind und damit den Hinweis erhalten haben; diese Nachweise löschen wir nach drei Jahren.
Wer eine Aufzeichnung startet bzw. das Meeting organisiert, bleibt dafür verantwortlich, dass die Aufzeichnung zulässig ist, und muss die Teilnehmenden – soweit erforderlich – vorab informieren und ihre Einwilligung einholen. Die Hinweise der App ersetzen diese Information nicht. Aufzeichnungen speichern wir verschlüsselt. Zugriff haben die Personen, denen im jeweiligen Space bzw. Meeting die entsprechende Berechtigung eingeräumt ist. Aufzeichnungen werden je nach Tarif aufbewahrt (Community Pro 30 Tage, Business 365 Tage, Enterprise nach Vereinbarung) und danach automatisch gelöscht; Organisationen und Inhaber eines Space können kürzere Fristen festlegen oder Aufzeichnungen jederzeit vorher löschen.
Transkription, Untertitel und Übersetzung
Meetings können live transkribiert und untertitelt werden. Die Transkription erfolgt mit einer selbst betriebenen Spracherkennung (Whisper), Übersetzungen mit einem selbst betriebenen Übersetzungsdienst (LibreTranslate) bzw. unserem Sprachmodell – jeweils ausschließlich auf unserer eigenen Infrastruktur. Wer einen Space anlegt, entscheidet, ob Meetings dort automatisch transkribiert und zusammengefasst werden. Sie können der Transkription Ihrer Stimme in Ihren Einstellungen generell widersprechen; Ihre Beiträge werden dann nicht transkribiert. Telefon-Teilnehmende hören eine Ansage, wenn eine Transkription läuft, gestartet oder beendet wird. Transkripte speichern wir verschlüsselt und löschen sie standardmäßig nach 90 Tagen, sofern die Verwaltung des Space keine andere Frist gewählt hat.
Zusammenfassungen, Aufgaben- und Entscheidungsvorschläge
Aus Transkript, Notizen und Chat eines Meetings kann unser selbst betriebenes Sprachmodell Zusammenfassungen, Entscheidungen, Aufgaben- und Folgeaktions-Vorschläge erzeugen. Vorschläge sind Entwürfe, die erst nach Prüfung und Bestätigung durch eine Person veröffentlicht werden. Zusammenfassungen können automatisch in die Sprache der jeweiligen Leserinnen und Leser übersetzt werden; die Übersetzung wird verschlüsselt mit der Zusammenfassung gespeichert und mit ihr gelöscht. Zusammenfassungen bleiben als Inhalt des jeweiligen Meetings bzw. Room gespeichert, bis sie gelöscht werden. Alle KI-Ergebnisse werden automatisch erzeugt, sind als KI-erzeugt gekennzeichnet und können fehlerhaft sein.
Sprachbefehle („Aktivierungswörter“) und Markierungen
Ist die Funktion im Space eingeschaltet, können berechtigte Personen im Meeting mit einem Aktivierungswort (z. B. „Coviqo, notiere eine Aufgabe …“) Aufgaben, Markierungen oder Entscheidungen anlegen. Die Befehle werden ausschließlich aus dem ohnehin laufenden Transkript erkannt; es wird nicht zusätzlich zugehört und ohne laufende Transkription funktioniert die Funktion nicht. Gespeichert werden der erkannte Text, die sprechende Person, der Zeitpunkt im Meeting und das Ergebnis (z. B. eine Aufgabe mit zuständiger Person und Fälligkeit); rückgängig gemachte Befehle werden gelöscht. In Ende-zu-Ende-verschlüsselten Räumen gibt es keine Sprachbefehle.
Meeting-Bericht (PDF) und Zusammenfassung per E-Mail
Organisierende können einen Meeting-Bericht als PDF erstellen und dabei auswählen, welche Abschnitte er enthält (z. B. Teilnehmende mit Beitritts- und Verlassenszeiten, Redezeitanteile, Transkript, Chat, Markierungen, Folgeaktionen). Sie können eine Zusammenfassung des Meetings auch per E-Mail an ausgewählte Teilnehmende senden, einschließlich externer Gäste. Die E-Mail-Adressen verwenden wir dafür nur für den Versand; im Protokoll speichern wir nur die Anzahl der Empfänger. Mit dem Export bzw. Versand verlassen die Inhalte Coviqo; für die Weitergabe ist die Person verantwortlich, die den Bericht erstellt oder versendet.
Dolmetschen
In Meetings mit Dolmetsch-Kanälen sprechen Dolmetschende auf eigenen Sprachspuren; Zuhörende wählen ihre Sprache. Diese Spuren werden nur aufgezeichnet, wenn die Meeting-Leitung das ausdrücklich einschaltet (dann als eigene Audiodateien neben der Aufzeichnung, mit denselben Zugriffs- und Löschregeln). Wählt eine teilnehmende Person „Übersetzt hören“, werden die ohnehin für Untertitel erzeugten Texte der Wortbeiträge auf unseren Servern maschinell übersetzt und mit einer neutralen Computerstimme vorgelesen. Stimmen werden dabei nicht nachgebildet; die Computerstimme ist als maschinell gekennzeichnet. Wer der Transkription widersprochen hat, wird nicht übersetzt.
Live-Übertragungen
Berechtigte Personen können Meetings, Webinare und Bühnen live zu einer Plattform ihrer Wahl übertragen (z. B. YouTube, Twitch oder einen eigenen Server). Das ist eine Veröffentlichung: Bild und Ton aller im Gespräch sichtbaren bzw. hörbaren Personen gehen an diese Plattform und sind dort nach deren Bedingungen für die Öffentlichkeit oder das dort gewählte Publikum abrufbar. Vor dem Start erscheint ein Countdown mit Hinweis, dabei werden alle Mikrofone außer dem der startenden Person stummgeschaltet; während der Übertragung sehen alle einen „LIVE“-Hinweis, und wer einem übertragenen oder angekündigten Gespräch beitritt, wird vorher darauf hingewiesen. Wer nicht zu sehen oder zu hören sein möchte, kann Kamera und Mikrofon ausgeschaltet lassen oder das Gespräch verlassen. Verantwortlich für die Übertragung und die dafür erforderliche Rechtsgrundlage bzw. Einwilligung der Teilnehmenden ist, wer sie startet, bzw. der Betreiber des Space; die Zielplattform ist für ihre Verarbeitung selbst verantwortlich und kann ihren Sitz außerhalb der EU haben. Wir leiten den Strom nur weiter und speichern ihn nicht. Den Stream-Schlüssel speichern wir verschlüsselt, Angaben zur Übertragung (Ziel-Server, Zeitraum, startende Person) im Protokoll des Space.
Rechtsgrundlagen
Rechtsgrundlage für die Bereitstellung dieser Funktionen ist gegenüber der Person, die sie nutzt, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit weitere Teilnehmende betroffen sind, richtet sich die Rechtsgrundlage nach der Entscheidung der Organisation bzw. der organisierenden Person, insbesondere einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) – etwa durch das eigene Wiedereinschalten des Mikrofons nach dem Hinweis auf die Aufzeichnung – oder deren berechtigtem Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). In Spaces von Organisationen handeln wir insoweit als Auftragsverarbeiter (siehe Abschnitt 11). Die Nachweise über erteilte Hinweise speichern wir zur Erfüllung unserer Nachweispflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO).
14. Weitere KI-Funktionen
Neben den Meeting-Funktionen bietet Coviqo weitere KI-Funktionen. Sie nutzen dasselbe selbst betriebene Sprachmodell auf unseren Servern; eine Übermittlung an externe KI-Anbieter findet nicht statt. Die Funktionen sehen nur Inhalte, die die jeweilige Person ohnehin lesen darf; Ende-zu-Ende-verschlüsselte Räume und Direktnachrichten sind stets ausgeschlossen. Die Ergebnisse sind als KI-erzeugt gekennzeichnet und können fehlerhaft sein.
- Frag den Space. Sie können dem Assistenten eines Space eine Frage stellen. Er sucht dazu in den Inhalten, die Sie lesen dürfen (z. B. Nachrichten, Forenbeiträge, Abschriften von Sprach- und Videonachrichten, Dateinamen, Aufgaben, Notizen, Entscheidungen, Transkripte und Zusammenfassungen), und gibt dem Sprachmodell bis zu acht kurze Auszüge mit Art, Raum, Titel, verfassender Person und Datum. Die Antwort nennt ihre Quellen, auch deren Verfasser. Den Gesprächsverlauf mit dem Assistenten speichern wir höchstens eine Stunde; nur wenn Sie „Als Notiz speichern“ wählen, wird die Antwort als Notiz gespeichert. Die Verwaltung eines Space kann die Funktion abschalten; Gäste können sie nicht nutzen.
- „Was habe ich verpasst?“ Die Übersicht fasst für Sie zusammen, was in Ihren Spaces seit Ihrem letzten Besuch passiert ist (z. B. Entscheidungen, Erwähnungen, Aufgaben, verpasste Meetings, viel diskutierte Themen), und kann dazu einen kurzen KI-Absatz erzeugen. Direktnachrichten fließen nie ein. Das Ergebnis speichern wir höchstens 30 Minuten zwischen, ausgeblendete Einträge 60 Tage.
- Kurzfassungen und Whiteboard. Auf Wunsch fasst das Sprachmodell einen Thread, eine Videonachricht oder ausgewählte Haftnotizen eines Whiteboards zusammen oder gruppiert sie nach Themen. Das Ergebnis wird erst nach Ihrer Bestätigung gespeichert bzw. an der Nachricht verschlüsselt abgelegt.
- Übersetzungen auf Abruf. Nachrichten können Sie sich auf Wunsch übersetzen lassen; die Übersetzung wird verschlüsselt zwischengespeichert.
KI-Verarbeitungsprotokoll und Datenschutz-Cockpit. Damit Sie nachvollziehen können, welche KI-Funktion wann Inhalte verarbeitet hat, die von Ihnen stammen oder Sie betreffen, protokollieren wir ohne Inhalte Funktion, Gegenstand, Space, Tag, Anzahl und die betroffenen Konten. Sie sehen diese Einträge unter Einstellungen → Datenschutz-Cockpit und in Ihrem Datenexport; wir löschen sie nach 180 Tagen, Ihre Kennung bei Löschung Ihres Kontos sofort. Über das Cockpit können Sie außerdem die Löschung eines Clips, einer Aufzeichnung oder eines Transkripts, in dem Sie vorkommen, bei der erstellenden Person und der Verwaltung des Space anfragen; diese erfahren dabei Ihren Anzeigenamen. Die Anfrage (Gegenstand, Zeitpunkt, Status) speichern wir bis zur Löschung Ihres Kontos.
Rechtsgrundlage für die KI-Funktionen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der von Ihnen bzw. der Organisation gewählten Funktionen); in Spaces von Organisationen verarbeiten wir die Inhalte in deren Auftrag. Das Verarbeitungsprotokoll und die Weiterleitung von Löschanfragen dienen der Transparenz und der Wahrung Ihrer Rechte (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO).
15. Clips
Erlaubt die Verwaltung eines Raums Clips, können Teilnehmende die letzten 15 bis 60 Sekunden eines Gesprächs als Clip sichern und im Raum teilen, privat behalten oder herunterladen. Ein Clip enthält die Stimmen und ggf. Bild oder Bildschirm der Personen, die in dieser Zeit zu hören bzw. zu sehen waren. Die letzten Sekunden werden dafür nur im Arbeitsspeicher des Geräts der Person zwischengehalten, die einen Clip sichern kann; gespeichert wird erst, wenn sie einen Clip erstellt.
In Räumen mit Clips sehen alle vor und während des Gesprächs den Hinweis „Clips aktiv“ und beim ersten Mal eine Erklärung. Sie können jederzeit – für Ihr ganzes Konto oder für einen Raum – ausschließen, dass Ihre Stimme, Ihr Bild und Ihr Bildschirm in Clips anderer aufgenommen werden; der Ausschluss wirkt sofort. Ist Ihre Einstellung nicht bekannt, wird nicht mitgeschnitten; Telefon-Teilnehmende und Bots werden nie aufgenommen. Der Ausschluss wird von der Coviqo-App der aufnehmenden Person umgesetzt; eine veränderte App könnte ihn umgehen – das wäre ein Verstoß gegen unsere Nutzungsbedingungen. Clips werden nur transkribiert, wenn keine hörbare Person der Transkription widersprochen hat.
Gespeichert werden der Clip (verschlüsselt), die aufnehmende Person, der Raum, der Zeitpunkt und die Konten der hörbaren bzw. sichtbaren Personen. Geteilte Clips sind für die Mitglieder des Raums sichtbar und werden wie Chat-Anhänge aufbewahrt und gelöscht. Heruntergeladene Clips verlassen Coviqo; für ihre weitere Verwendung ist die herunterladende Person verantwortlich. Wer einen Clip erstellt oder weitergibt, muss die Rechte der aufgenommenen Personen beachten. Die Löschung eines Clips, in dem Sie vorkommen, können Sie über das Datenschutz-Cockpit anfragen (siehe Abschnitt 14) oder den Clip melden.
Rechtsgrundlage ist gegenüber der aufnehmenden Person Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Gegenüber den aufgenommenen Personen stützen wir die Bereitstellung der Funktion auf das berechtigte Interesse der Raumverwaltung und der Teilnehmenden, besondere Momente festzuhalten, und schützen deren Interessen durch den sichtbaren Hinweis und das jederzeitige Widerspruchsrecht (Art. 6 Abs. 1 lit. f, Art. 21 DSGVO).
16. Teilnahme, Anwesenheit und Meeting-Statistiken
Anwesenheit je Termin. Für jedes Meeting speichern wir, wer wann zum ersten Mal beigetreten ist, wann die Person zuletzt gegangen ist und wie lange sie teilgenommen hat; bei Telefon-Teilnehmenden nur die letzten drei Ziffern der Rufnummer. Organisierende sehen dies in der Teilnehmerliste und im Meeting-Bericht, und Sie sehen in der Übersicht „Was habe ich verpasst?“, welche Termine Sie verpasst haben. Die Daten werden mit dem Meeting gelöscht und sind Teil Ihres Datenexports.
Teilnahmeberichte und Webinar-Anmeldungen. In Tarifen ab Business können Organisierende Teilnahmeberichte (wer hat wie lange teilgenommen, mit Rolle) einsehen und als CSV exportieren; darauf wird vor dem Beitritt hingewiesen. Für Webinare speichern wir Anmeldungen mit Name, E-Mail-Adresse, Antworten auf Fragen der Veranstaltenden, Status und Zeitpunkten. Beides löschen wir standardmäßig nach 365 Tagen.
Meeting-Statistiken. Organisierende können für ein Meeting eine Redezeit-Statistik einschalten. Bevor gezählt wird, sehen alle Teilnehmenden den Hinweis „Redezeit wird für die Statistik gezählt“; wer widerspricht, wird für diesen Termin nicht gezählt, bereits gezählte Sekunden werden gelöscht. Gespeichert wird je Person nur die Summe der Sekunden – keine Audioaufnahme, keine Zeitpunkte einzelner Beiträge. Die Organisierenden sehen die Werte; andere nur, wenn sie geteilt werden. Die Daten werden mit dem Meeting gelöscht. Eine persönliche Übersicht Ihrer wöchentlichen Meeting-Zeit wird nur für Sie berechnet und nicht gespeichert.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Organisation und Durchführung des Meetings) und, soweit Organisierende Berichte und Statistiken nutzen, deren berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), gegen das Sie jederzeit widersprechen können. In Spaces von Organisationen verarbeiten wir diese Daten als Auftragsverarbeiter. Werden solche Funktionen im Arbeitsverhältnis genutzt, ist die Organisation dafür verantwortlich, die geltenden arbeits- und mitbestimmungsrechtlichen Vorgaben einzuhalten; die Daten dürfen nicht zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle einzelner Beschäftigter verwendet werden, soweit dies nach diesen Vorgaben unzulässig ist.
17. Telefonie
Organisationen können Coviqo mit dem Telefonnetz verbinden: über Rufnummern, die wir über einen Telefonie-Anbieter bereitstellen, oder über einen eigenen Anbieter der Organisation (SIP-Trunk). Was mit einem eingehenden Anruf geschieht, legt die Organisation in einem Anrufablauf fest (z. B. Öffnungszeiten, Sprachmenü, Warteschlange, Klingeln bei Personen oder Rufgruppen, Mailbox, Sprachraum). Berechtigte Personen können – sofern freigeschaltet – auch nach extern telefonieren und Personen per Telefon zu einem Meeting oder zu einem Anruf aus Direktnachrichten hinzufügen. Die Sprachverbindung läuft über den Anbieter und unseren eigenen Medienserver; Telefonate sind nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Telefonate werden nur aufgezeichnet, wenn die Organisation die Gesprächsaufnahme eingeschaltet hat (siehe unten); für Telefon-Teilnehmende an Meetings gilt Abschnitt 13. Funktionen, die Anrufe ins öffentliche Telefonnetz aufbauen oder Gespräche aufnehmen bzw. automatisiert beantworten (Anrufe nach extern, Weiterleitung auf Mobil- und externe Rufnummern, Rückruf, Gesprächsaufnahme, KI-Rezeption), sind standardmäßig ausgeschaltet; sie stehen nur zur Verfügung, wenn wir sie freischalten und die Organisation sie einschaltet bzw. in einem Anrufablauf verwendet. Notrufe sind über Coviqo nicht möglich.
Telefonie-Anbieter. Stellen wir die Rufnummern bereit, nutzen wir derzeit Twilio (Twilio Ireland Limited, Dublin, Irland; Muttergesellschaft Twilio Inc., USA) als Anbieter für die Verbindung mit dem Telefonnetz. Der Anbieter verarbeitet dabei als Telekommunikationsanbieter die Rufnummern der Beteiligten, Verbindungsdaten und – in Echtzeit – die Sprache; eine Übermittlung in die USA ist möglich (siehe Abschnitt 32). Nutzt die Organisation einen eigenen Anbieter, besteht dafür ein eigener Vertrag zwischen der Organisation und diesem Anbieter.
Telefon-Einwahl in Meetings. Wählen Sie sich per Telefon in ein Meeting ein, hören Sie eine Ansage und geben die Meeting-PIN ein. Ihre Rufnummer wird bei der Einwahl vor Coviqo verborgen; andere Teilnehmende sehen nur „Telefon … 123“ (die letzten drei Ziffern). Eine technische Kennung wird aus der Nummer abgeleitet. Läuft im Meeting eine Aufzeichnung oder Transkription, hören Sie nach der PIN einen Hinweis; bei Start einer Aufzeichnung werden Sie stummgeschaltet und schalten Ihr Mikrofon mit *6 selbst wieder ein. Zum Schutz vor dem Erraten von PINs speichern wir Fehlversuche kurzzeitig und sperren wiederholte Fehlversuche vorübergehend. Eine PIN, die über eine Rufnummer einer Organisation gewählt wird, führt nur in Meetings dieser Organisation.
Anrufdatensätze der Organisation. Für jedes Telefonat speichern wir Richtung, Art, Zeitpunkte, Dauer, abgerechnete Minuten, die verwendete Rufnummer der Organisation, die Person, die angenommen oder gewählt hat, das Ergebnis und die Rufnummer der Gegenstelle nur gekürzt (z. B. „+49 30 •••••678“) mit Land und einem verschlüsselten Prüfwert. Das dient der Abrechnung, dem Schutz vor Missbrauch und Kosten (z. B. gesperrte Premium- und Notrufnummern, Kontingente) und der Nachvollziehbarkeit. Diese Daten löschen wir nach 180 Tagen.
Persönlicher Anrufverlauf, Favoriten und verpasste Anrufe. Klingelt ein Anruf bei Ihnen, sehen Sie die Rufnummer der anrufenden Person. In Ihrem persönlichen Anrufverlauf speichern wir die vollständige Rufnummer der Gegenstelle verschlüsselt, damit Sie zurückrufen können; nur Sie sehen den Verlauf, Sie können Einträge jederzeit löschen, und wir löschen sie automatisch nach 180 Tagen. Bei einem verpassten Anruf an eine Rufgruppe erhält jedes Mitglied einen Eintrag. Favoriten (höchstens 12) speichern wir verschlüsselt, bis Sie sie entfernen. Benachrichtigungen über verpasste Anrufe und neue Sprachnachrichten – auch Push-Benachrichtigungen – enthalten die Rufnummer der anrufenden Person.
Freizeichen, Ansagen und Mailbox. Anrufende hören bis zur Annahme ein Freizeichen; nimmt niemand an, hören sie eine Ansage. Hat die angerufene Person oder Rufgruppe die Mailbox eingeschaltet, hören Anrufende danach stets den Hinweis, dass ihre Nachricht nach dem Signalton aufgezeichnet (und – falls die Organisation es erlaubt – automatisch in Text umgewandelt) wird. Wer vor dem Signalton auflegt, hinterlässt nichts. Sprechen Sie nach dem Signalton, speichern wir Ihre Nachricht, Ihre vollständige Rufnummer, die angerufene Nummer, Zeitpunkt und Dauer verschlüsselt für die angerufene Person bzw. alle Mitglieder der Rufgruppe; die Abschrift erstellt unsere selbst betriebene Spracherkennung, sie ist als KI-erzeugt gekennzeichnet. Nachrichten werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht, früher, wenn die Empfänger sie löschen. Eine eigene Ansage, die eine Person aufnimmt, wird Anrufenden ihrer Nummer vorgespielt und gelöscht, wenn die Nummer einer anderen Person zugewiesen oder das Konto gelöscht wird.
Anrufe aus Meetings. Werden Sie aus einem Meeting heraus angerufen, in dem transkribiert wird, hören Sie nach der Annahme „Dieses Gespräch wird transkribiert.“, bevor Sie verbunden werden; Sie können dann noch auflegen. Während einer Aufzeichnung kann aus dem Meeting nicht angerufen werden.
Anrufabläufe, Warteschlangen und Telefonanlage. Eingaben der anrufenden Person (z. B. gewählte Menütasten oder eingegebene Ziffern) verarbeiten wir nur während des Anrufs. Zum Anrufdatensatz speichern wir den durchlaufenen Weg (Bausteine und Ergebnisse, ohne Inhalte), Warte-, Halte- und Klingeldauer, Weiterleitungen sowie Durchschnittswerte der Verbindungsqualität zwischen unserem Server und dem Gerät der Person im Gespräch (Laufzeit, Schwankung, Paketverlust); Ziffern, die laut Anrufablauf der annehmenden Person angezeigt werden sollen, speichern wir verschlüsselt. Diese Angaben löschen wir mit dem Anrufdatensatz nach 180 Tagen. Sperrlisten und Anruferlisten (z. B. „VIP“) der Organisation enthalten Rufnummern nur gekürzt und als verschlüsselten Prüfwert. Berichte der Organisation zeigen zusammengefasste Zahlen (z. B. Anrufe, Wartezeiten, Servicelevel) je Rufnummer, Menü, Warteschlange und Tag. Ihre persönlichen Einstellungen (Rufumleitung, „Besetzt bei Gespräch“, Durchwahl, Anmeldung bei Warteschlangen) speichern wir bis zu ihrer Änderung bzw. bis zur Löschung Ihres Kontos; Rufnummern, die bei „Nicht stören“ trotzdem durchklingeln dürfen, speichern wir verschlüsselt, nur Sie sehen sie. Ein Anrufablauf kann Angaben zum Anruf an einen Dienst senden, den die Organisation festlegt (in Tarifen ab Business und nur an Adressen, die sie freigegeben hat); die vollständige Rufnummer wird dabei nur übermittelt, wenn die Organisation dies im Baustein ausdrücklich auswählt. Für diese Übermittlung ist die Organisation verantwortlich.
Telefonbuch, Anrufer-Kontext, Notizen und Ergebnisse. Die Organisation kann ein Telefonbuch führen (Name und Rufnummer verschlüsselt gespeichert, ggf. mit Verknüpfung zu einem Mitglied), bis sie Einträge löscht. Klingelt ein Anruf, sehen die Personen, bei denen er klingelt, den Namen aus dem Telefonbuch, Angaben aus dem Anrufablauf (z. B. eine Kennzeichnung oder eingegebene Ziffern) und auf Wunsch die letzten Anrufe dieser Rufnummer bei der Organisation (Datum, angenommen von, Dauer, Ergebnis) sowie offene Tickets und verpasste Anrufe dieser Rufnummer, die sie sehen dürfen. Zu einem Anruf können die beteiligten Personen und die Verwaltung der Organisation ein Ergebnis und eine Notiz speichern (Notiz verschlüsselt, bis 7 Tage nach dem Anruf änderbar); beides wird mit dem Anrufdatensatz nach 180 Tagen gelöscht und bleibt bis dahin auch erhalten, wenn das Konto der verfassenden Person gelöscht wird.
Verpasste Anrufe im Team, Tickets aus Anrufen und Rückruf. Verpasste Anrufe und Mailbox-Nachrichten an Rufnummern der Organisation können in einer gemeinsamen Liste erscheinen, die die Verwaltung der Organisation und die Personen der jeweiligen Rufnummer sehen – mit der vollständigen Rufnummer (verschlüsselt gespeichert), Anzahl und Zeitpunkt der Anrufe, Zuständigkeit und Status; Einträge löschen wir 180 Tage nach dem letzten Anruf. Hat die Organisation dies eingerichtet, legt ein verpasster Anruf oder eine Mailbox-Nachricht ein Ticket in einem Raum der Organisation an. Das Ticket kann die vollständige Rufnummer, die Mailbox-Nachricht als Audiodatei und deren KI-erzeugte Abschrift enthalten; es ist nur für das Ticket-Team des Raums sichtbar und unterliegt den Aufbewahrungs- und Löschregeln der Tickets in diesem Raum – auch über die 90 Tage der Mailbox hinaus. Bietet eine Warteschlange einen Rückruf an und wählen Sie ihn per Tastendruck, speichern wir Ihre Rufnummer verschlüsselt, um Sie zurückzurufen, sobald jemand frei ist; wir versuchen dies höchstens 24 Stunden lang und löschen den Eintrag 180 Tage nach der Anfrage.
Status in Warteschlangen und Wallboard. Personen, die Anrufe aus Warteschlangen annehmen, haben einen Status (bereit, Pause mit optionalem Grund, Nachbearbeitung). Diesen Status sowie ob sie gerade klingeln, telefonieren, beschäftigt oder offline sind, sehen die Verwaltung der Organisation, von ihr benannte Supervisoren und die Personen derselben Warteschlange in einer Live-Übersicht (Wallboard) mit Namen und Profilbild, zusammen mit den Tageswerten der Warteschlangen. Wir speichern nur den aktuellen Status; Wechsel zwischen Pause und Bereitschaft protokollieren wir mit dem Pausengrund im Audit-Log der Organisation.
Weiterleitung auf Mobil- und externe Rufnummern. Ist dies freigeschaltet, können Sie unter „Mein Handy“ eine eigene Mobilnummer hinterlegen, auf der Anrufe parallel oder als Weiterleitung klingeln und über die ein Meeting Sie anrufen kann („Mich anrufen“). Wir speichern die Nummer verschlüsselt, nur Sie sehen sie vollständig; sie ist Teil Ihres Datenexports und wird mit Ihrem Konto gelöscht. Anrufe können außerdem an Mobilnummern von Kolleginnen und Kollegen oder an externe Rufnummern weitergeleitet werden. Die Zielnummer wird dafür über den Telefonie-Anbieter angerufen; für jede solche Verbindung entsteht ein eigener Anrufdatensatz mit gekürzter Rufnummer (180 Tage). Als Absender wird eine Rufnummer der Organisation übermittelt, nie die Nummer der anrufenden Person. Hat die Organisation „Annahme auf Handys und externen Nummern bestätigen“ eingeschaltet (Standard), hört die angerufene Person eine Ansage mit dem Namen der Organisation und nimmt mit der Taste 1 an; so nimmt keine Mailbox des Mobiltelefons den Anruf entgegen.
Gesprächsaufnahme und Transkription. Organisationen können in Tarifen ab Pro erlauben, Telefonate aufzuzeichnen (standardmäßig ausgeschaltet). Eine Aufnahme ist nur nach einem Hinweis an die Beteiligten möglich: Entweder hört die anrufende Person vor dem Gespräch einen Hinweis oder wird um ihre Zustimmung gebeten („… drücken Sie bitte die 1. Sonst wird nicht aufgezeichnet.“), oder die Person im Gespräch startet die Aufnahme, und allen Beteiligten wird „Dieses Gespräch wird ab jetzt aufgezeichnet.“ angesagt (ebenso das Ende). Wer die Zustimmung abgelehnt hat, wird nie aufgezeichnet; die Organisation kann festlegen, dass nur nach Zustimmung aufgezeichnet wird. Aufgezeichnet wird der Ton aller Beteiligten; die Aufnahme endet mit dem Gespräch oder bei einer Weiterleitung. Wir speichern die Aufnahme verschlüsselt mit gekürzter Rufnummer, Leitung, Art des Starts, Zustimmungsstatus, startender Person und den beteiligten Konten. Hat die Organisation dies eingeschaltet und erlauben ihre KI-Einstellungen die Transkription, erstellt unsere selbst betriebene Spracherkennung eine Abschrift, die verschlüsselt gespeichert und als KI-erzeugt gekennzeichnet wird. Anhören können die Verwaltung der Organisation und – wenn die Organisation dies so einstellt – die am Gespräch beteiligten Personen; Start, Ende, Anhören und Löschen protokollieren wir im Audit-Log der Organisation. Aufnahmen und Abschriften werden nach der von der Organisation festgelegten Frist (1 bis 365 Tage, voreingestellt 30 Tage) automatisch gelöscht. Ob eine Aufnahme zulässig ist und ob ein Hinweis genügt oder eine Einwilligung erforderlich ist, verantwortet die Organisation.
KI-Rezeption. In Tarifen ab Business kann ein Anrufablauf eine KI-Rezeption verwenden, sofern wir die Funktion freigeschaltet haben und die KI-Einstellungen der Organisation dies erlauben. Die anrufende Person hört immer zuerst „Sie sprechen mit einem KI-Assistenten.“ Danach wandelt unsere selbst betriebene Spracherkennung ihre gesprochenen Antworten in Text um, und unser selbst betriebenes Sprachmodell antwortet, erkennt das Anliegen und leitet den Anruf nach den Vorgaben der Organisation weiter oder nimmt auf Wunsch eine Nachricht auf. Das Gespräch ist auf wenige Runden und höchstens fünf Minuten begrenzt; hilft die KI nicht weiter, wird an eine Person übergeben. Den Gesprächsverlauf halten wir nur während des Anrufs vor (höchstens 30 Minuten) und speichern ihn nicht dauerhaft; eine Kurzfassung des Anliegens und eine aufgenommene Nachricht können – wenn der Anrufablauf dies vorsieht – in ein Ticket oder eine Nachricht an die Organisation übernommen werden. Im KI-Verarbeitungsprotokoll der Organisation speichern wir ohne Inhalte und ohne Rufnummer die Zahl der Runden, die Dauer, das verwendete Modell und das Ergebnis (180 Tage). An externe KI-Anbieter werden keine Daten übermittelt.
Mithören, Flüstern und Aufschalten. In Tarifen ab Business kann die Verwaltung einer Organisation erlauben (standardmäßig ausgeschaltet), dass von ihr benannte Supervisoren laufende Telefonate der Organisation mithören, der Person im Gespräch etwas zuflüstern, das nur diese hört, oder sich in das Gespräch aufschalten. Zum Einschalten muss die Verwaltung bestätigen, dass die arbeits- und datenschutzrechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind (z. B. vorherige Information der Beschäftigten, ggf. Mitbestimmung der Arbeitnehmervertretung, Information der Anrufenden, Beschränkung auf Schulung und Qualität). Die Person im Gespräch sieht immer, dass mitgehört, geflüstert oder aufgeschaltet wird; diese Anzeige lässt sich nicht abschalten. Die Organisation kann außerdem einstellen, dass Anrufende zu Beginn den Hinweis „Zu Schulungszwecken können Gespräche mitgehört werden.“ hören. Beim Mithören wird nichts aufgezeichnet oder transkribiert; Beginn, Art, Ende und Dauer (mit der Person im Gespräch und gekürzter Rufnummer) protokollieren wir im Audit-Log der Organisation. Für die Zulässigkeit ist die Organisation verantwortlich.
Klingeln auf dem Handy und Softphone. In Tarifen ab Pro kann ein Anruf Sie per Push-Benachrichtigung auch auf dem Smartphone oder bei geschlossenem Browser erreichen, mit „Annehmen“ und „Ablehnen“. Die Benachrichtigung enthält die vollständige Rufnummer der anrufenden Person und die Leitung, ist höchstens bis zum Ende der Klingelphase gültig und wird geschlossen, sobald der Anruf nicht mehr bei Ihnen klingelt. Sie können dies unter Einstellungen → Benachrichtigungen („Telefon klingelt“) abschalten (siehe Abschnitt 25). Verbinden Sie ein Headset über die Gerätefreigabe Ihres Browsers bzw. der Desktop-App, wertet die App nur dessen Telefonie-Tasten auf Ihrem Gerät aus; Geräte-, Klingelton- und Headset-Einstellungen bleiben lokal auf Ihrem Gerät.
Öffnungszeiten aus Kalendern. Die Organisation kann Öffnungszeiten mit einem Coviqo-Kalender oder der Adresse eines externen Kalenders (ICS) verknüpfen; jeder Termin darin schließt die Leitung. Unser Server ruft den externen Kalender dazu regelmäßig ab und speichert Titel und Zeiten der Termine, die nur die Verwaltung der Organisation sieht; die Kalenderadresse speichern wir verschlüsselt. Termine können personenbezogene Angaben enthalten – die Organisation sollte dafür einen eigenen Kalender ohne solche Angaben verwenden.
Die Organisation, die Telefonie nutzt, ist für die Anrufdaten ihrer Nutzer und der externen Anrufenden verantwortlich; wir verarbeiten sie in ihrem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO gegenüber den Nutzern der Organisation und im Übrigen das berechtigte Interesse der Organisation an der telefonischen Erreichbarkeit sowie unser und ihr Interesse an der Abrechnung und am Schutz vor Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Aufnahme einer Mailbox-Nachricht erfolgt, nachdem die anrufende Person auf die Aufzeichnung hingewiesen wurde und sich entschieden hat, nach dem Signalton zu sprechen. Für Gesprächsaufnahmen, Mithören und die KI-Rezeption richtet sich die Rechtsgrundlage nach der Entscheidung der Organisation – insbesondere die Einwilligung der anrufenden Person (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), wenn sie zur Aufnahme gefragt wird, oder das berechtigte Interesse der Organisation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); die Organisation ist dafür verantwortlich, die für sie geltenden Vorgaben (auch des Arbeits- und Telekommunikationsrechts) einzuhalten. Anrufdaten, Anrufverlauf, Ihre persönlichen Mailbox-Nachrichten, Ihre Telefonie-Einstellungen (einschließlich Ihrer Mobilnummer und der Ausnahmen für „Nicht stören“) sowie Angaben zu Aufnahmen von Gesprächen, an denen Sie beteiligt waren, sind Teil Ihres Datenexports.
18. Gäste und externe Personen
Meeting-Gäste. Wenn Sie über einen Gastlink an einem Meeting teilnehmen, legen wir für Sie ein temporäres Gastkonto an. Dabei verarbeiten wir den von Ihnen angegebenen Anzeigenamen, technische Verbindungsdaten sowie Ihre Beiträge im Meeting (z. B. Audio, Video, Chatnachrichten). Ist das Meeting durch eine Lobby oder einen Zugangscode geschützt, verarbeiten wir auch die Information, ob Ihnen Einlass gewährt wurde. Das Gastkonto wird frühestens 24 Stunden nach Ende des Meetings automatisch gelöscht; dabei entfernen wir Ihre Angaben, Sitzungen und Benachrichtigungen. Beiträge, die Sie im Meeting geteilt haben (z. B. Chatnachrichten oder Inhalte einer Aufzeichnung), können im Space der Organisierenden erhalten bleiben. Für Aufzeichnung, Transkription und Live-Übertragungen gilt Abschnitt 13 auch für Sie.
Externe Gäste in Spaces. Organisationen können externe Personen (z. B. Projektpartner) als Gäste in einzelne Räume ihres Space einladen. Gäste benötigen ein Konto mit bestätigter E-Mail-Adresse und sehen nur die Räume, die ausdrücklich mit ihnen geteilt sind; die Gastmitgliedschaft kann zu einem Datum oder mit dem Projektende ablaufen und wird dann ausgesetzt, zur Nachvollziehbarkeit aber nicht sofort gelöscht. Mitglieder der einladenden Organisation sehen Ihren Anzeigenamen, Ihr Profilbild und die für sie sichtbaren Profilangaben; die Verwaltung sieht in einer Übersicht zudem Ihre Firma bzw. E-Mail-Domain, wer Sie eingeladen hat, seit wann und bis wann Sie Zugang haben. Gehört Ihr Konto selbst einer Organisation, kann diese festlegen, was Sie in Spaces anderer Organisationen hochladen oder teilen dürfen. Ihre Beiträge in diesen Räumen gehören zum Space der einladenden Organisation, die dafür verantwortlich ist.
Eingeladene Personen ohne Konto. Laden Nutzer Personen per E-Mail zu einem Space, Meeting oder Webinar ein, verarbeiten wir die E-Mail-Adresse und ggf. den Namen, um die Einladung zu versenden und die Person nach der Registrierung zuzuordnen.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw., wenn Sie im Auftrag einer Organisation eingeladen werden, deren berechtigtes Interesse an der Zusammenarbeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); in diesem Fall verarbeiten wir die Daten im Auftrag der Organisation.
19. Community-Funktionen, Spielersuche und Altersangaben
Community-Funktionen. Communities können Fragen beim Beitritt stellen (z. B. zu Interessen), die Zustimmung zu ihren Regeln einholen, Beitrittscodes für Räume, eigene Emojis, Sticker und Soundboard-Klänge anbieten. Wir speichern Ihre Antworten und den Zeitpunkt der Regel-Zustimmung bis zu Ihrem Austritt, Ausschluss oder zur Löschung Ihres Kontos; die Verwaltung sieht Auswertungen nur als Summen.
Spielersuche. In der Spielersuche können Sie Runden anbieten oder sich um einen Platz bewerben. Runden-Einträge (Spiel, Modus, Rang, Sprache, Region, Plattform, Mikrofonpflicht, Plätze, Startzeit, Name der Community, 18+-Kennzeichen und Ihre Space-Identität als Rundenleitung) sind für alle angemeldeten Personen der Plattform sichtbar, solange die Runde läuft. Bewerben Sie sich, sieht die Rundenleitung Ihren Kontonamen und Ihr Profilbild. Für die Runde kann Ihnen ein Gastzugang zur Community eingeräumt werden, der nach 6 Stunden endet. Offene Anfragen verfallen nach 30 Minuten, entschiedene Anfragen löschen wir nach 7 Tagen.
18+-Communities. Communities können sich als „18+“ kennzeichnen. Um solche Communities in der Spielersuche zu sehen oder ihnen beizutreten, müssen Sie dies ausdrücklich einschalten und bestätigen, dass Sie volljährig sind. Wir speichern diese Bestätigung mit Zeitpunkt in Ihrem Konto; eine weitergehende Altersprüfung findet nicht statt. Die Kennzeichnung setzt die Community selbst; sie ist dafür verantwortlich, dass ihre Inhalte zu dieser Kennzeichnung passen.
Raid-Schutz. Um Spaces vor Beitrittswellen, Nachrichtenfluten neuer Konten und dem Missbrauch von Einladungslinks zu schützen, werten wir kurzzeitig (höchstens 30 Minuten) Konto-Kennung, Einladungslink, Kontoalter, einen Prüfwert des Nachrichtentexts und die Zahl der Erwähnungen aus. Im Raid-Modus können Beitritte pausiert und Nachrichten neuer Mitglieder zur Prüfung zurückgehalten werden; zurückgehaltene Nachrichten werden höchstens 7 Tage aufbewahrt, entschiedene nach 30 Tagen ohne Text gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz der Community und der Plattform).
Für die übrigen Community-Funktionen ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; die Volljährigkeitsbestätigung speichern wir zudem, um den Zugang zu 18+-Communities zu steuern und dies nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO).
20. Meldungen, Moderation und Trust & Safety
Sie können Inhalte, Profile, Spaces, Einladungslinks, Einträge der Spielersuche und Bots über die Meldefunktion in der App oder per E-Mail melden. Die Moderation eines Space bearbeitet Meldungen zu ihrem Space; Meldungen wegen rechtswidriger Inhalte oder Verstößen gegen unsere Nutzungsbedingungen prüft unser Trust-&-Safety-Team. Dabei verarbeiten wir die Meldung (Grund, Ihre Angaben, ggf. Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse), den gemeldeten Inhalt bzw. eine Momentaufnahme, die gemeldete Person, unsere Entscheidung und deren Begründung sowie die weitere Kommunikation. Die gemeldete Person erfährt nicht, wer gemeldet hat, es sei denn, dies ist zur Bearbeitung unerlässlich oder gesetzlich vorgeschrieben. Treffen wir eine Maßnahme (z. B. Entfernen eines Inhalts oder Sperren eines Kontos), teilen wir der betroffenen Person die Gründe mit.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit der Verordnung (EU) 2022/2065 (Digital Services Act) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz der Nutzer und der Plattform). Unterlagen zu Meldungen, die die Moderation eines Space oder unser Trust-&-Safety-Team ohne rechtliches Verfahren bearbeitet, bewahren wir 3 Jahre nach Abschluss auf. Anfragen von Behörden beantworten wir nur, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, und dokumentieren sie. Für Meldungen rechtswidriger Inhalte nach dem Digital Services Act und die daraus entstehenden rechtlichen Fälle gilt ergänzend:
Meldungen rechtswidriger Inhalte (Art. 16 Digital Services Act)
Melden Sie uns einen Inhalt über das Meldeformular unter /report-content, in der App oder per E-Mail, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Begründung, die angegebene Fundstelle, die gewählte Kategorie, den Zeitpunkt der Meldung und Ihre Erklärung, die Meldung in gutem Glauben abzugeben. Ihre IP-Adresse speichern wir nicht im Klartext, sondern nur als kryptografischen Hash, um Missbrauch und Mehrfachmeldungen zu begrenzen. Name, E-Mail-Adresse und Begründung werden verschlüsselt gespeichert. Zweck ist die Bearbeitung der Meldung, die Eingangsbestätigung und die Mitteilung unserer Entscheidung; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 16 Digital Services Act. Ohne Konto können Sie Ihre E-Mail-Adresse freiwillig über einen Link in der Eingangsbestätigung bestätigen. Meldungen von Darstellungen sexuellen Kindesmissbrauchs sind ohne Namen und E-Mail-Adresse möglich. Zugriff hat nur unser Trust-&-Safety-Team. Die betroffene Person erfährt Ihre Identität nicht; an Behörden geben wir sie nur auf behördliche Anordnung weiter. Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und die zugehörigen Hashes löschen wir 365 Tage nach der Entscheidung bzw. dem Abschluss des Falls; die übrigen Angaben werden Teil der Fallakte (siehe unten).
Gemeldete und betroffene Personen
Prüfen wir einen gemeldeten Inhalt oder ergreifen wir eine Maßnahme, verarbeiten wir den Inhalt und die zugehörigen Metadaten: das Konto der verantwortlichen Person mit Kontodaten, Zeitstempel, den Space und Raum, den Kontext (einige Nachrichten davor und danach), frühere Meldungen sowie gespeicherte Sitzungs- und Protokolldaten einschließlich IP-Adressen, soweit und so wie diese nach Abschnitt 33 noch aufbewahrt sind. Zwecke sind die Prüfung, die Sperre, die Beweissicherung, die Begründung nach Art. 17 Digital Services Act, die Bearbeitung von Beschwerden und die Erfüllung behördlicher Anordnungen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit dem Digital Services Act, der Verordnung (EU) 2021/784 (terroristische Online-Inhalte) und der Verordnung (EU) 2023/1543 (elektronische Beweismittel) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beweissicherung, Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen, Schutz Dritter). Daten über Straftaten oder den Verdacht von Straftaten verarbeiten wir nur, soweit dies nach Art. 10 DSGVO in Verbindung mit den genannten Verordnungen und dem luxemburgischen Recht zulässig ist. Betrifft eine Maßnahme einen Space einer Organisation, informieren wir deren Inhaber über die Maßnahme in seinem Space, ohne den Inhalt selbst zu übermitteln – nicht bei Darstellungen sexuellen Kindesmissbrauchs, terroristischen Inhalten oder solange die Begründung zurückgehalten wird.
Beweissicherung (Quarantäne)
Sperren wir einen offensichtlich rechtswidrigen Inhalt, sichern wir ihn mit den genannten Metadaten und zugehörigen Dateien verschlüsselt mit einem eigenen Schlüssel je Vorgang, getrennt von den Daten des Space. Zugriff haben nur befugte Mitarbeitende mit Angabe eines Grundes; jeder Zugriff wird protokolliert. Darstellungen sexuellen Kindesmissbrauchs können auch Mitarbeitende nicht einsehen; die Originale löschen wir nach der Sicherung, und die Sicherung wird nur als verschlüsseltes Paket an Behörden herausgegeben. Die Sicherung wird nach 90 Tagen automatisch gelöscht, es sei denn, eine behördliche Sicherungs- oder Herausgabeanordnung (nach der Verordnung (EU) 2023/1543 zunächst 60 Tage, verlängerbar) oder ein anderer rechtlicher Grund (Legal Hold) erfordert eine längere Aufbewahrung; dann löschen wir sie nach dessen Wegfall. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO.
Fallakten
Zu jedem rechtlichen Fall führen wir eine Fallakte mit dem Verlauf, den Entscheidungen, den Begründungen, Beschwerden, behördlichen Anordnungen und Meldungen an Behörden. Wir bewahren sie 5 Jahre nach Abschluss des Falls auf, um Entscheidungen nachweisen, Beschwerden und Rechtsstreitigkeiten bearbeiten und Anfragen von Behörden beantworten zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO). Die Identität meldender Personen ist nach Ablauf der oben genannten 365 Tage nicht mehr enthalten.
Weitergabe an Behörden
Personenbezogene Daten aus Meldungen und Fällen geben wir nur auf einer Rechtsgrundlage an Behörden weiter – insbesondere an die Police grand-ducale, die BEE SECURE Stopline, die Staatsanwaltschaft (Parquet), Europol sowie an Behörden, die uns eine Anordnung erteilt haben. Das gilt bei Verdacht einer Straftat, die eine Gefahr für Leben oder Sicherheit von Personen darstellt (Art. 18 Digital Services Act), bei Darstellungen sexuellen Kindesmissbrauchs und bei behördlichen Anordnungen. Die Übermittlung erfolgt als verschlüsseltes Paket; die Identität meldender Personen ist darin nicht enthalten, außer auf behördliche Anordnung.
Einschränkung von Auskunft und Information
Ihre Rechte nach Abschnitt 34, insbesondere das Recht auf Auskunft und auf Information über eine Maßnahme, können eingeschränkt sein, soweit und solange ihre Erfüllung die Verhütung, Ermittlung, Aufdeckung oder Verfolgung von Straftaten gefährden würde oder eine Behörde dies verlangt (Art. 23 DSGVO in Verbindung mit dem luxemburgischen Recht). In diesem Fall holen wir die Auskunft bzw. Begründung nach, sobald der Grund entfällt.
21. Gemeinsam schauen, Musik und Inhalte Dritter
Einige Funktionen zeigen Inhalte anderer Anbieter an. Diese Inhalte lädt Ihr Browser erst, nachdem Sie dies im jeweiligen Fenster ausdrücklich bestätigt haben; vorher wird keine Verbindung zum Anbieter aufgebaut. Mit der Bestätigung übermittelt Ihr Browser dem Anbieter insbesondere Ihre IP-Adresse, Browserinformationen und die Adresse des Inhalts; der Anbieter kann Cookies oder ähnliche Techniken einsetzen und ist für diese Verarbeitung selbst verantwortlich. Wählen Sie „Auf diesem Gerät merken“, speichern wir Ihre Entscheidung je Anbieter im lokalen Speicher Ihres Browsers; Sie können sie im Player-Menü widerrufen. Rechtsgrundlage für das Laden ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und Art. 4 Abs. 3 des geänderten luxemburgischen Gesetzes vom 30. Mai 2005), die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können.
- Gemeinsam schauen. In Sprachräumen und Meetings können Teilnehmende Videos gemeinsam ansehen: Videos aus dem Space (wie andere Dateien verschlüsselt gestreamt) oder von YouTube (Google Ireland Limited, Dublin, Irland; Player von youtube-nocookie.com) bzw. Vimeo (Vimeo.com, Inc., New York, USA; mit „Do Not Track“). Titel und Vorschaubild ruft unser Server beim Anbieter ab, ohne Daten von Ihnen zu übermitteln. Den Zustand der Sitzung (Quelle, Titel, wer gestartet hat, Wiedergabeposition) speichern wir höchstens 12 Stunden, Start und Ende im Protokoll des Space.
- Musik in Sprachräumen. Ist Musik im Tarif enthalten und für Ihre Rolle erlaubt, können Teilnehmende eines Sprachraums eine gemeinsame Warteschlange abspielen: Audiodateien aus dem Space sowie Titel von YouTube, Vimeo oder SoundCloud (SoundCloud Global Limited & Co. KG, Berlin, Deutschland; über dessen eingebetteten Player). Wer zuhören möchte, schaltet das selbst ein; für YouTube, Vimeo und SoundCloud gilt zusätzlich die oben beschriebene Bestätigung. Titel und Vorschaubild ruft unser Server beim Anbieter ab, ohne Daten von Ihnen zu übermitteln. Wir speichern die Warteschlange mit dem Namen der Person, die einen Titel hinzugefügt hat, Stimmen zum Überspringen und die Wiedergabeposition höchstens 12 Stunden, Start und Ende im Protokoll des Space. In Ende-zu-Ende-verschlüsselten Räumen gibt es keine Musik. Musikdateien speichern wir wie andere Dateien im Space; wer sie hochlädt oder abspielt, muss über die erforderlichen Rechte verfügen.
- Eingebettete Inhalte in Räumen. Karten in Raumübersichten können eingebettete Videos zeigen; sie werden erst nach einem Klick geladen, eine Vorschau lädt unser Bild-Proxy.
- Webseiten in Räumen. Räume können externe Webseiten (z. B. Dashboards oder Wikis) einbinden, die die Verwaltung des Raums auswählt. Eine solche Seite lädt Ihr Browser bzw. die Desktop-App erst, wenn Sie sie im Raum öffnen; eine gesonderte Bestätigung wie bei den übrigen Inhalten Dritter gibt es dafür nicht. Der Betreiber der Seite erhält dann wie bei jedem Aufruf einer Website Ihre IP-Adresse und Browserdaten, kann Cookies setzen und ist für diese Verarbeitung selbst verantwortlich. In der Desktop-App bleiben Anmeldungen bei solchen Seiten je Space gespeichert, getrennt von Ihrer Anmeldung bei Coviqo. Das Symbol einer Seite ruft unser Server ohne Daten von Ihnen ab.
Die Anbieter mit Sitz oder Muttergesellschaft in den USA können Daten dorthin übermitteln (siehe Abschnitt 32). Näheres entnehmen Sie den Datenschutzhinweisen der Anbieter.
22. Kalender, Integrationen und Automatisierungen
Kalendersynchronisation. Sie können Ihren Kalender bei Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Limited) oder Google Calendar (Google Ireland Limited) mit Coviqo verbinden. Die Verbindung wird ausschließlich auf Ihre Veranlassung über das Autorisierungsverfahren OAuth hergestellt; dabei legen Sie beim Anbieter fest, welche Zugriffe Sie erlauben. Wir verarbeiten dann die für die Synchronisation erforderlichen Termindaten (z. B. Titel, Zeit, Teilnehmende) und speichern die erteilten Zugriffstoken verschlüsselt. Sie können die Verbindung jederzeit in den Einstellungen von Coviqo oder beim Anbieter widerrufen; wir löschen die Zugriffstoken dann.
Google-Nutzerdaten. Bei der Anmeldung mit Google erhält Coviqo Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Profilbild und eine eindeutige Kennung Ihres Google-Kontos (Bereiche openid, email, profile) und verwendet sie ausschließlich, um Ihr Konto anzulegen, Sie anzumelden und Ihren Namen und Ihr Bild in Coviqo anzuzeigen. Wenn Sie Google Kalender oder Google Drive verbinden, liest und schreibt Coviqo nur die für die jeweilige Funktion erforderlichen Termine bzw. Dateien. Wir speichern diese Daten auf den in Abschnitt 4 beschriebenen Servern (verschlüsselte Übertragung, Zugriffstoken verschlüsselt gespeichert) und nur so lange, wie die Verbindung bzw. Ihr Konto besteht; Sie können sie jederzeit löschen, indem Sie die Verbindung zu Google trennen oder Ihr Konto löschen. Wir verkaufen Google-Nutzerdaten nicht, nutzen sie nicht für Werbung, geben sie nicht an Dritte weiter (ausgenommen unsere für den Betrieb erforderlichen Auftragsverarbeiter) und verwenden sie nicht, um allgemeine KI- oder Machine-Learning-Modelle zu entwickeln, zu verbessern oder zu trainieren. Personen bei Coviqo haben nur mit Ihrer Einwilligung, aus Sicherheitsgründen oder aufgrund gesetzlicher Pflichten Zugriff darauf. Die Nutzung und Weitergabe von Informationen, die Coviqo über Google-APIs erhält, entspricht der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use).
Integrationen. Spaces können Dienste anderer Anbieter verbinden, insbesondere GitHub (GitHub, Inc., USA), Jira (Atlassian Pty Ltd, Australien bzw. Atlassian US, Inc.), Notion (Notion Labs, Inc., USA), Google Drive (Google Ireland Limited) und Microsoft OneDrive (Microsoft Ireland Operations Limited). Verknüpfte Vorgänge, Seiten oder Dateien zeigt Coviqo im Raum an; Titel, Beschreibungen, Kommentare sowie Namen und Profilbilder der beteiligten Konten werden dazu beim Anbieter abgefragt und höchstens 60 Sekunden zwischengespeichert; Profilbilder lädt Ihr Browser dabei direkt vom Anbieter. Änderungen beim Anbieter führen Sie mit Ihrem eigenen Konto aus, das Sie dafür auf Ihre Veranlassung per OAuth verknüpfen; wir speichern das Zugriffstoken verschlüsselt, bei GitHub zusätzlich Ihren Benutzernamen und die Konto-ID. Verbindet ein Space Jira, zeigt Coviqo Änderungen an verknüpften Projekten als Nachrichten im Raum an, mit den Anzeigenamen der beteiligten Atlassian-Konten; wir speichern dazu die Atlassian-Konto-ID und gleichen sie regelmäßig (mindestens alle sieben Tage) mit der Datenschutzschnittstelle von Atlassian ab, damit Namen geschlossener Konten entfernt und geänderte Namen aktualisiert werden. Übernehmen Sie einen Vorgang als Aufgabe, speichern wir Titel, Link und Beschreibung wie jede andere Aufgabe. Sie können Verknüpfungen jederzeit unter Einstellungen → Integrationen trennen; wir löschen das Token dann. Organisationen können Integrationen per Richtlinie sperren.
Automatisierungen, Bots und Webhooks. Die Verwaltung eines Space kann Regeln anlegen, die bei bestimmten Ereignissen (z. B. Beitritt, Nachricht mit Stichwort, Termin, Aufgabe) automatisch handeln, sowie Bots und Genehmigungsabläufe einrichten. Für Stichwortregeln wird der Nachrichtentext geprüft. Das Laufprotokoll speichert die letzten 100 Läufe je Regel nur mit Kennungen. Richtet die Verwaltung einen Webhook ein, senden wir Ereignisdaten (Kennungen von Space, Raum, Person oder Nachricht, Art des Ereignisses) signiert an die von ihr gewählte Adresse; bei einer Weiterleitung des Audit-Logs (SIEM) gehören dazu auch IP-Adresse und Browserkennung der handelnden Person. Empfänger und Standort bestimmt die Verwaltung des Space; sie ist für diese Übermittlung verantwortlich.
Bots von Entwicklern. Neben Bots, die wir selbst in Coviqo betreiben (z. B. für Genehmigungen oder RSS-Feeds, wobei der RSS-Bot nur die Feed-Adresse abruft), können Entwickler eigene Bots anbieten, die auf deren eigener Infrastruktur laufen; ein Teil davon ist in einem Bot-Verzeichnis aufgeführt, dessen Einträge wir prüfen. Fügt die Verwaltung eines Space einen solchen Bot hinzu, erhält er die Daten, die sie ihm im Freigabedialog ausdrücklich erlaubt – standardmäßig Befehle sowie Namen und Rollen der Mitglieder, auf gesonderte Freigabe auch Nachrichteninhalte, Dateien, Notizen, Aufgaben, Tickets, Anwesenheit, den Ton von Sprachräumen oder Transkripte, und zwar entschlüsselt. Der Dialog nennt Betreiber, Serverstandort und Datenschutzhinweise des Bots. Der Entwickler ist für seine Verarbeitung selbst verantwortlich. Hört ein Bot in einem Sprachraum zu, sehen alle „Bot hört zu“; in Meetings und Direktnachrichten gibt es keine zuhörenden Bots.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. – für Daten Dritter in verknüpften Diensten und für Automatisierungen – das berechtigte Interesse an der Zusammenarbeit im Space (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); in Spaces von Organisationen handeln wir in deren Auftrag. Die genannten Anbieter sind für ihre eigene Verarbeitung selbst verantwortlich; eine Übermittlung in die USA oder andere Drittländer ist möglich (siehe Abschnitt 32).
Anmeldung bei anderen Websites mit Coviqo („Mit Coviqo anmelden“)
Websites und Apps Dritter können Ihnen anbieten, sich mit Ihrem Coviqo-Konto anzumelden. Daten werden nur übermittelt, nachdem Sie auf einer Coviqo-Seite ausdrücklich zugestimmt haben; diese Seite zeigt die App, ihren Betreiber und die übermittelten Daten. Grundsätzlich erhält die App eine nur für sie gültige Kennung und – falls angefragt – Ihr Profil (Anzeigename, Benutzername, Profilbild, Sprache) und Ihre E-Mail-Adresse.
Haben die Verantwortlichen eines Space die App ausdrücklich mit ihrem Space verknüpft, kann die App zusätzlich Ihre Mitgliedschaft in diesen Spaces abfragen: ob Sie Mitglied (oder Gast) sind, Ihren Anzeigenamen dort, Ihre Rollen und Teams, ob Sie gerade im Timeout sind, wann Sie beigetreten sind, sowie Ihre Coviqo-Nutzer-ID, die für alle Apps gleich ist – die App kann Sie damit eindeutig wiedererkennen, auch über diese Spaces hinweg. Die Zustimmungsseite nennt die betroffenen Spaces. Die App liest diese Angaben bei jeder Abfrage aktuell, bis Sie den Zugriff unter Einstellungen → Verbundene Dienste entfernen oder die Verantwortlichen des Space die Verknüpfung aufheben. Wird ein weiterer Space verknüpft, fragen wir Sie erneut. Empfänger ist der Betreiber der App, der für die weitere Verarbeitung selbst verantwortlich ist. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) bzw. die Durchführung des von Ihnen gewünschten Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Welche Apps Sie verbunden und welche Spaces Sie geteilt haben, ist in Ihrem Datenexport enthalten.
23. Matrix-Brücke
Die Verwaltung eines Space kann einen Chat-Raum mit einem Raum im offenen Matrix-Netz verbinden. Dazu trägt sie einen Matrix-Server ihrer Wahl (Homeserver) und ein eigenes Bot-Konto ein und bestätigt, dass die Nachrichten des Raums an diesen Server übertragen werden; alle Mitglieder sehen im Raum einen Hinweis auf die Verbindung. Organisationen können solche Verbindungen für ihre verwalteten Konten sperren.
An den Matrix-Server übermittelt werden: Nachrichtentext, der Anzeigename Ihrer Space-Identität, Anhänge bis 20 MB, Bearbeitungen, Reaktionen, Antworten und Löschungen. Nicht übermittelt werden Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Benutzername, Ihr Profilbild, Ihr Anwesenheitsstatus, Systemnachrichten und Ende-zu-Ende-verschlüsselte Inhalte. Vom Matrix-Server können die Nachrichten innerhalb des Matrix-Netzes an weitere Server gelangen, auch außerhalb der EU; deren Betreiber sind für ihre Verarbeitung selbst verantwortlich. Löschen Sie eine Nachricht in Coviqo, senden wir auch eine Löschung an Matrix; Kopien, die bereits übertragen wurden, können wir dort jedoch nicht garantiert entfernen – auch nicht nach Löschung Ihres Kontos.
Nachrichten von Personen aus dem Matrix-Netz speichern wir wie andere Nachrichten des Raums, zusammen mit deren Matrix-Kennung, Anzeigenamen und Profilbild-Adresse. Für die Verbindung ist die Verwaltung des Space verantwortlich; wir führen die Übermittlung in ihrem Auftrag aus. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. das berechtigte Interesse des Space an der Kommunikation mit dem Matrix-Netz (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
25. Push-Benachrichtigungen
Auf Wunsch benachrichtigt Coviqo Sie per Push über neue Nachrichten, Erwähnungen, Anrufe, verpasste Anrufe oder anstehende Termine, auch wenn die App nicht geöffnet ist. Im Browser wird dazu ein Service Worker registriert; Push-Benachrichtigungen werden erst aktiviert, nachdem Sie dies in Ihrem Browser bzw. Betriebssystem ausdrücklich erlaubt haben. Wir speichern dann die von Ihrem Gerät erzeugte Push-Adresse (Endpunkt und Schlüssel). Die Zustellung erfolgt verschlüsselt über den Push-Dienst Ihres Browser- bzw. Betriebssystemherstellers (z. B. Google, Mozilla, Apple), der dafür die Push-Adresse und den Zeitpunkt verarbeitet und seinen Sitz in den USA haben kann. Bei eingehenden Telefonaten ist die Benachrichtigung nur bis zum Ende der Klingelphase gültig und wird geschlossen, sobald der Anruf nicht mehr bei Ihnen klingelt (siehe Abschnitt 17). Der sichtbare Text einer Benachrichtigung (z. B. Name der absendenden Person oder – bei Anrufen – die Rufnummer) wird auf Ihrem Gerät angezeigt; bei Ende-zu-Ende-verschlüsselten Unterhaltungen enthalten Benachrichtigungen keinen Nachrichtentext.
Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Art. 4 Abs. 3 des geänderten luxemburgischen Gesetzes vom 30. Mai 2005). Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie Push-Benachrichtigungen in den Einstellungen von Coviqo oder in Ihrem Browser bzw. Betriebssystem deaktivieren; wir löschen die Push-Adresse dann. Benachrichtigungen innerhalb der App löschen wir nach 90 Tagen.
26. E-Mails
Wir versenden E-Mails, die für die Nutzung von Coviqo erforderlich sind oder die Sie angefordert haben, insbesondere zur Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse, zum Zurücksetzen des Passworts, Sicherheitshinweise, Einladungen zu Spaces, Meetings und Webinaren, Terminerinnerungen, Benachrichtigungen nach Ihren Einstellungen, Meeting-Zusammenfassungen, die andere Nutzer an Sie senden, sowie Bestätigungen zu Kontaktanfragen, Bestellungen, Kündigungen und Widerrufen. Dabei verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und den Inhalt der Nachricht. Für den Versand setzen wir einen E-Mail-Dienst ein, der in Abschnitt 31 aufgeführt ist. Im Versandprotokoll speichern wir den Empfänger nur maskiert und als Prüfwert und löschen die Einträge nach 90 Tagen.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei Einladungen und Meeting-Zusammenfassungen durch andere Nutzer zudem deren und unser berechtigtes Interesse an der Zusammenarbeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Werbe-E-Mails versenden wir nicht ohne Ihre Einwilligung. Benachrichtigungs-E-Mails können Sie in Ihren Einstellungen abbestellen.
27. Zahlungsabwicklung
Coviqo-Tarife. Zahlungen für kostenpflichtige Tarife wickeln wir über Stripe ab. Anbieter ist die Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland. Ihre Zahlungsdaten (z. B. Kartennummer oder Kontodaten) geben Sie direkt bei Stripe ein; sie werden ausschließlich von Stripe verarbeitet. Wir erhalten und speichern eine Kundenkennung, den gewählten Tarif, die Anzahl der Plätze, den Abrechnungszeitraum, den Status von Zahlungen und Rechnungen sowie die für die Rechnungsstellung erforderlichen Angaben (Name bzw. Firma, Rechnungsanschrift und gegebenenfalls Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) und die Angabe, ob Sie als Verbraucher oder Unternehmer bestellen.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie für die Aufbewahrung von Rechnungen und Buchungsbelegen Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 16 des luxemburgischen Handelsgesetzbuchs (Code de commerce) und dem luxemburgischen Mehrwertsteuergesetz. Stripe ist für die Zahlungsabwicklung teilweise selbst verantwortlich, etwa zur Betrugsprävention und zur Erfüllung aufsichtsrechtlicher Pflichten. Dabei kann eine Übermittlung an die Stripe, Inc. in den USA erfolgen (siehe Abschnitt 32). Unterlagen, die wir aufbewahren müssen, legen wir getrennt in einem verschlüsselten Buchhaltungsarchiv ab (siehe Abschnitt 33); Buchhaltungsunterlagen können wir unserer Steuerberatung und den Steuerbehörden zur Verfügung stellen, soweit dies erforderlich ist.
Bezahlte Mitgliedschaften und Tickets (nur, wenn angeboten). Schalten wir diese Funktion frei, können Communities über Coviqo kostenpflichtige Mitgliedschaften oder Tickets für Veranstaltungen verkaufen. Verkäufer und Ihr Vertragspartner ist dann die jeweilige Community, nicht Coviqo; wir erhalten lediglich eine Plattformgebühr. Beim Kauf werden Sie zu Stripe weitergeleitet; Stripe verarbeitet die Zahlung im Auftrag der Community. Wir speichern Stufe bzw. Ticketart, Betrag, Währung, Status, Zeitpunkte, ggf. Ihre Bestätigungen (z. B. sofortiger Beginn) und die Kennungen bei Stripe, keine Karten- oder Kontodaten, um Ihnen den gekauften Zugang (z. B. eine Rolle, einen Raum oder einen Termin) zu gewähren und zu entziehen. Für das Auszahlungskonto einer verkaufenden Community übermitteln wir E-Mail-Adresse, Land und Link des Space an Stripe; die Identitätsprüfung führt Stripe durch. Die Zustimmung der Community zu den Verkäuferbedingungen (Version, Zeitpunkt, Person) speichern wir als Nachweis. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO.
28. Desktop-App
Die Desktop-App (Windows, macOS, Linux) ist ein Programmrahmen, der die Web-App von Coviqo lädt; es werden daher dieselben Daten verarbeitet wie bei der Nutzung im Browser. Benachrichtigungen zeigt die Desktop-App über die Benachrichtigungsfunktion Ihres Betriebssystems an. Analyse- oder Tracking-Funktionen enthält die Desktop-App nicht; Fehlerberichte werden wie in Abschnitt 5 beschrieben behandelt.
Updates. Die Desktop-App prüft regelmäßig bei unserem eigenen Server, ob eine neue Version verfügbar ist, und lädt sie von dort. Dabei verarbeiten wir die in Abschnitt 5 genannten Verbindungsdaten sowie Plattform und Version der App. Die App installiert nur Updates, die mit unserem Code-Signatur-Zertifikat signiert sind.
Globale Tastenkürzel. Tastenkürzel (z. B. Push-to-Talk oder Stummschalten) können auch funktionieren, während ein anderes Programm im Vordergrund ist. Dafür nutzt die App die Tastenkürzel-Funktion des Betriebssystems und – nur, wenn Sie dies in einem Dialog ausdrücklich bestätigen – eine Tastaturüberwachung des Betriebssystems, die Tastendrücke auf dem Gerät mit Ihren eingestellten Kürzeln vergleicht. Tastatureingaben werden dabei weder gespeichert noch an uns übermittelt; die App reagiert nur auf die von Ihnen festgelegten Tasten.
Spiel-Anzeige und Spiel-Overlay. Schalten Sie unter Einstellungen → Privatsphäre die Spiel-Anzeige ein (standardmäßig aus), vergleicht die Desktop-App alle 15 Sekunden die Namen der laufenden Programme mit einer Liste bekannter Spiele und Ihren eigenen Einträgen – ohne Fenstertitel und Bildschirminhalte. Die Liste der Programme verlässt Ihren Computer nicht; übermittelt wird nur der Name des erkannten Spiels, den Ihre Kontakte und Personen in gemeinsamen Spaces in Ihrer Anwesenheit sehen, solange Sie online sind. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie durch Ausschalten jederzeit widerrufen können. Schalten Sie das Spiel-Overlay ein (Windows), zeigt ein kleines Fenster über Ihren Spielen, wer im Gespräch spricht, Ihren Stumm-Status, Funk, eingehende Anrufe und – wenn gewünscht – kurze Benachrichtigungen. Die Angaben stammen aus der ohnehin geöffneten Anwendung und bleiben auf Ihrem Computer; das Overlay erscheint nicht in Bildschirmfreigaben oder Aufnahmen.
Streamer-Modus. Im Streamer-Modus blendet die App persönliche Angaben wie Ihre E-Mail-Adresse, Einladungslinks und Benachrichtigungsinhalte aus. Wählen Sie „Automatisch“, prüft die Desktop-App alle 15 Sekunden die Namen der laufenden Programme auf bekannte Streaming- und Aufnahmesoftware; der Abgleich findet nur auf Ihrem Computer statt. Gespeichert wird nur Ihre Einstellung in Ihrem Konto.
Spiel-Clips und Aufnahmen (Windows). Schalten Sie Spiel-Clips ein (standardmäßig aus), prüft die Desktop-App einmal pro Sekunde, ob ein Spiel im Vordergrund läuft (anhand von Fensterart, Größe und Programmname – ohne Fenstertitel oder Inhalte), und hält solange die letzten Sekunden von Bild und Ton des Spiels – auf Wunsch mit Ihrem Mikrofon, nie aber die Stimmen anderer aus Coviqo-Gesprächen – im Arbeitsspeicher. Erst auf Ihren Tastendruck wird daraus eine Videodatei auf Ihrem Computer. Eine Aufnahme ohne Spiel erfasst den Bildschirm des aktiven Fensters und den Ton des Computers ohne den Ton von Coviqo. Clips und Aufnahmen verlassen Ihren Computer nur, wenn Sie sie in einem Raum oder einer Direktnachricht teilen; dann gelten die Regeln für Dateien. Organisationen können die Funktion für ihre verwalteten Konten sperren; die Sperre setzt die Desktop-App um. Wer andere Personen aufnimmt (z. B. im Spiel), muss deren Rechte beachten.
Telefon und Headset. Eingehende Telefonate zeigt die Desktop-App als Benachrichtigung des Betriebssystems mit Rufnummer und den Schaltflächen „Annehmen“ und „Ablehnen“. Headset-Tasten (USB/DECT) nutzt die App nur für Geräte, die Sie ausdrücklich auswählen; die Auswahl (Hersteller-, Produkt- und Seriennummer des Geräts) speichert sie lokal auf Ihrem Computer, bis Sie das Gerät trennen.
Für die übrigen Funktionen der Desktop-App ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für Updates und deren Signaturprüfung zudem Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit der Software).
29. Datensicherheit und Sicherheitsvorfälle
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, um Ihre Daten zu schützen. Dazu gehören insbesondere:
- Verschlüsselung aller Verbindungen mit TLS und der Medienübertragung mit DTLS-SRTP;
- Verschlüsselung gespeicherter Inhalte (Nachrichten, Dateien, Aufzeichnungen, Transkripte u. a.) mit einem eigenen Schlüssel je Space; auf Wunsch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung; für Enterprise-Kunden optional eigene Schlüssel;
- Speicherung von Passwörtern ausschließlich als Hash; Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP);
- rollenbasierte Berechtigungen in Spaces und Rooms;
- manipulationsgeschützte Audit-Logs für sicherheitsrelevante Vorgänge;
- Kürzung bzw. Pseudonymisierung von IP-Adressen und IP-freie Anwendungsprotokolle;
- Virenprüfung hochgeladener Dateien;
- Protokollierung jedes Support-Zugriffs auf Kundendaten, sichtbar im Audit-Log des Space;
- Geräte- und Sitzungsverwaltung, mit der Sie Sitzungen einsehen und beenden können;
- tägliche verschlüsselte Sicherungen und regelmäßige Wiederherstellungstests.
Bot-Schutz. Öffentliche Formulare (z. B. Registrierung, Passwort vergessen, Kontakt, Kündigung, Datenschutzanfragen, Gast-Beitritt) schützen wir mit einer selbst betriebenen Proof-of-Work-Prüfung (ALTCHA): Ihr Browser löst im Hintergrund eine kleine Rechenaufgabe, die unser Server ausgibt und prüft. Dabei werden keine Cookies gesetzt, keine Nutzungsprofile gebildet und keine Daten an Dritte übermittelt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am Schutz vor Missbrauch und Spam (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Sicherheitsvorfälle. Kommt es trotz dieser Maßnahmen zu einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, dokumentieren wir sie, melden sie – soweit erforderlich – innerhalb von 72 Stunden der zuständigen Aufsichtsbehörde und benachrichtigen Sie unverzüglich, wenn voraussichtlich ein hohes Risiko für Ihre Rechte und Freiheiten besteht (Art. 33, 34 DSGVO). Betrifft ein Vorfall Daten, die wir im Auftrag einer Organisation verarbeiten, informieren wir diese unverzüglich. Sicherheitslücken können Sie uns über die in unserer security.txt genannten Wege melden; die Angaben zu Meldungen bewahren wir 3 Jahre nach Abschluss auf.
30. Rechtsgrundlagen im Überblick
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung): Push-Benachrichtigungen; Laden von Inhalten Dritter (YouTube, Vimeo, SoundCloud); Spiel-Anzeige der Desktop-App; E-Mail-Benachrichtigungen der Statusseite; ggf. Aufzeichnungen, Transkriptionen und Live-Übertragungen, soweit Organisierende Einwilligungen einholen; Namen und Profilbilder im öffentlichen Sprachkanal-Widget, Freigabe Ihres verknüpften Discord-Kontos für Bots eines Space, Freigabe Ihrer Mitgliedschaft an Apps bei „Mit Coviqo anmelden“; Aufnahme von Telefonaten nach Zustimmung der anrufenden Person, soweit die Organisation dies so einrichtet.
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen): Konto, Anmeldung (auch über Drittanbieter), Profil, Inhalte und Direktnachrichten, Sprach- und Videokommunikation, Aufzeichnungen, Transkription und KI-Funktionen für die nutzende Person, Gastzugänge, Community-Funktionen, E-Mails, Zahlungsabwicklung, Kalender und Integrationen, Desktop-App einschließlich Spiel-Clips, Telefonie-Funktionen gegenüber den Nutzern der Organisation, vertragsbezogene Anfragen.
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung): Aufbewahrung von Rechnungen und Buchungsbelegen, Nachweise über Hinweise und Einwilligungen, Bearbeitung von Datenschutzanfragen und Meldungen nach dem Digital Services Act (einschließlich Maßnahmen, Begründungen und Meldungen an Behörden), Erfüllung behördlicher Anordnungen nach dem Digital Services Act, der Verordnung (EU) 2021/784 und der Verordnung (EU) 2023/1543, Dokumentation von Datenschutzverletzungen, Auskünfte an Behörden, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen): Server-Logfiles, Sicherheit und Missbrauchsabwehr, Raid-Schutz, Cloudflare, Datensicherung, Diagnose von Sprachverbindungen, Fehlerverfolgung, Statusseite, cookielose Reichweitenmessung der Website (Plausible Analytics), Live-Demo, allgemeine Anfragen, Profil-Badges, Clips gegenüber den aufgenommenen Personen, Meeting-Statistiken und Teilnahmeberichte, Telefonie gegenüber externen Anrufenden (einschließlich Anrufabläufen, Telefonbuch, verpassten Anrufen, Rückruf, Mithören und KI-Rezeption, soweit die Organisation sich darauf stützt), Integrationen und Automatisierungen, Nachweis der akzeptierten Vertragsversionen, Beweissicherung und Fallakten bei rechtlichen Fällen, freiwilliges internes Beschwerdeverfahren, öffentliche Einbettung von Spaces und Begrenzung der Abrufe der öffentlichen Schnittstelle.
Soweit wir für Organisationen als Auftragsverarbeiter tätig sind, bestimmt die jeweilige Organisation die Rechtsgrundlage.
31. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Personenbezogene Daten geben wir nur weiter, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, Sie eingewilligt haben, eine rechtliche Verpflichtung besteht oder wir bzw. der Empfänger ein berechtigtes Interesse daran haben. Innerhalb von Coviqo sind Ihre Inhalte für die Mitglieder der jeweiligen Spaces und Rooms entsprechend deren Berechtigungen sichtbar.
Neben den in Abschnitt 4 genannten Hosting-Anbietern setzen wir folgende Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein, die vertraglich nach Art. 28 DSGVO gebunden sind:
| Anbieter | Zweck | Standort |
|---|---|---|
| Stripe Payments Europe, Ltd. | Payment processing / Zahlungsabwicklung | EU / USA (EU standard contractual clauses) |
| Coviqo | Transactional e-mail / Versand von System-E-Mails | EU |
| Cloudflare, Inc. | CDN, DDoS protection / CDN und DDoS-Schutz | Global (EU standard contractual clauses) |
Weitere Empfänger erhalten Daten nur, soweit die jeweilige Funktion genutzt wird:
- Cloudflare (Reverse Proxy und Schutz vor Angriffen, Abschnitt 4);
- Plausible Insights OÜ, Estland, als Auftragsverarbeiter für die cookielose Reichweitenmessung der Website, Verarbeitung in der EU (Abschnitt 6);
- Anbieter der Anmeldung über Drittanbieter und Identitätsdienste von Organisationen (Abschnitt 9);
- Twilio bzw. der Telefonie-Anbieter der Organisation sowie bei Weiterleitungen und Anrufen nach extern die angerufenen Anschlüsse; von Organisationen festgelegte Ziele von Anrufabläufen (Abschnitt 17);
- Stripe (Abschnitt 27);
- Kalender- und Integrationsanbieter sowie von Spaces gewählte Webhook- und Protokollziele (Abschnitt 22);
- Entwickler von Bots, die ein Space hinzufügt (Abschnitt 22);
- Betreiber von Bots eines Space, für die Sie Ihr verknüpftes Discord-Konto freigeben (Abschnitt 9);
- Betreiber von Apps, bei denen Sie sich mit Coviqo anmelden, einschließlich Ihrer Mitgliedschaft in verknüpften Spaces (Abschnitt 22);
- die Öffentlichkeit, soweit ein Space die öffentliche Einbettung einschaltet (Abschnitt 10);
- der von einem Space gewählte Matrix-Server (Abschnitt 23);
- die von Moderierenden gewählte Plattform für Live-Übertragungen (Abschnitt 13);
- YouTube, Vimeo und SoundCloud nach Ihrer Bestätigung (Abschnitt 21);
- Betreiber von Webseiten, die Sie in einem Raum öffnen (Abschnitt 21);
- Push-Dienste der Browser- und Betriebssystemhersteller (Abschnitt 25).
Darüber hinaus übermitteln wir Daten an Behörden, Gerichte oder sonstige öffentliche Stellen, wenn wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind (zu Meldungen und rechtlichen Fällen siehe Abschnitt 20), sowie an Berater, die einer beruflichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen (z. B. Steuerberatung, Rechtsanwälte). Sollten wir den Betrieb von Coviqo auf eine von uns gegründete Gesellschaft übertragen, gehen die Daten auf diese über; wir informieren Sie vorher.
32. Übermittlung in Drittländer
Die Plattform selbst wird in der EU betrieben. Eine Übermittlung in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums kann nur in folgenden Fällen stattfinden, insbesondere in die USA:
- über Cloudflare (Abschnitt 4);
- über einen Sprachknoten außerhalb der EU, sofern eingerichtet und genutzt (Abschnitt 12);
- über Twilio bei Telefonaten über von uns bereitgestellte Rufnummern (Abschnitt 17);
- über Stripe (Abschnitt 27);
- bei der Anmeldung über Drittanbieter, Kalendersynchronisation und Integrationen (Abschnitt 9, Abschnitt 22);
- über Push-Dienste (Abschnitt 25) und über E-Mail-Dienste, soweit diese außerhalb der EU verarbeiten (Abschnitt 5, Abschnitt 26);
- nach Ihrer Bestätigung beim Laden von Inhalten Dritter (Abschnitt 21).
Solche Übermittlungen erfolgen auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), soweit der Empfänger danach zertifiziert ist, und im Übrigen auf Grundlage von Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Eine Kopie der Standardvertragsklauseln erhalten Sie auf Anfrage unter [email protected].
Nicht von uns veranlasst und nicht in unserer Verantwortung sind Übermittlungen, die Nutzer oder Spaces selbst auslösen, etwa Live-Übertragungen zu einer Plattform ihrer Wahl, Verbindungen zu einem Matrix-Server, Bots von Entwicklern, Webhooks (auch aus Anrufabläufen) an Ziele außerhalb der EU oder das Öffnen von Webseiten in Räumen; dafür ist die jeweils auslösende Person bzw. Organisation verantwortlich.
33. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Organisationen können für ihre Spaces kürzere oder – innerhalb der zulässigen Grenzen – andere Fristen festlegen. Im Einzelnen gilt, soweit nichts anderes festgelegt ist:
- Kontodaten: bis zur Löschung des Kontos (nach dem Löschauftrag noch 14 Tage, in denen Sie die Löschung durch Anmeldung abbrechen können); danach nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
- Sitzungen und Geräteverlauf: bis 30 Tage nach Ablauf bzw. Abmeldung; IP-Adressen nur gekürzt. Vertrauenswürdige Geräte: 30 Tage.
- Sicherheitsereignisse: 180 Tage; vollständige IP-Adressen nur 30 Tage, danach gekürzt.
- Reichweitenmessung der Website (Plausible): IP-Adressen werden nicht gespeichert; der tägliche Prüfwert kann nach 24 Stunden nicht mehr neu gebildet werden, weil der Zufallswert dann gelöscht ist. Die zusammengefassten Statistiken bewahren wir auf, solange wir sie für die Auswertung der Website benötigen.
- Audit-Protokolle von Spaces: je nach Tarif (Free 90 Tage, Community Pro 1 Jahr, Business 2 Jahre, Enterprise 7 Jahre); Protokolle des Plattformbetriebs 3 Jahre; vollständige IP-Adressen nur 30 Tage.
- Server-Logfiles: höchstens 14 Tage; Betriebsprotokolle der Anwendung (ohne IP-Adressen) 30 Tage, sicherheitsrelevante Betriebsprotokolle 400 Tage; Fehlerberichte 30 Tage; Diagnose von Sprachverbindungen 30 Tage.
- Nachrichten und sonstige Inhalte: bis zur Löschung durch Berechtigte, durch eine vom Space festgelegte Aufbewahrungsfrist oder bis zur Löschung des Space. Gelöschte Inhalte und Spaces: endgültige Entfernung nach 30 Tagen.
- Öffentliche Einbettung und Freigaben: Freigaben (Name im öffentlichen Sprachkanal-Widget, Discord-Konto für Bots, Mitgliedschaft für Apps bei „Mit Coviqo anmelden“) bis zum Widerruf bzw. Ende der Mitgliedschaft; Zwischenspeicher der öffentlichen Schnittstelle 15–60 Sekunden; signierte Datei-Links 5 Minuten; IP-Zähler der Abrufbegrenzung 1 Minute; Erteilung und Widerruf von Freigaben im Audit-Protokoll des Space gemäß der dafür geltenden Frist (Abschnitt 10, Abschnitt 9, Abschnitt 22).
- Aufzeichnungen: Community Pro 30 Tage, Business 365 Tage, Enterprise nach Vereinbarung, oder kürzer, wenn festgelegt.
- Meeting-Transkripte: standardmäßig 90 Tage; KI-Zusammenfassungen und ihre Übersetzungen bis zur Löschung der Zusammenfassung.
- Nachweise über Aufzeichnungs- und Transkriptionshinweise: 3 Jahre.
- Anwesenheit je Termin und Meeting-Statistiken: mit dem Meeting; Teilnahmeberichte und Webinar-Anmeldungen: 365 Tage.
- Clips, Sprach- und Videonachrichten: wie Chat-Anhänge.
- KI-Verarbeitungsprotokoll: 180 Tage; Gesprächsverlauf mit „Frag den Space“ 1 Stunde; Löschanfragen bis zur Löschung Ihres Kontos.
- Anrufe: Metadaten von Anrufen aus Direktnachrichten, Anrufdatensätze der Telefonie und persönlicher Anrufverlauf 180 Tage (einschließlich Weg im Anrufablauf, Anrufnotizen und -ergebnissen); Favoriten bis zum Entfernen; Mailbox-Nachrichten 90 Tage, in Tickets übernommene Anrufe nach den Regeln der Tickets; Telefon-Aufnahmen und ihre Abschriften nach der Frist der Organisation (1–365 Tage, voreingestellt 30 Tage); gemeinsame Liste verpasster Anrufe 180 Tage nach dem letzten Anruf; Rückrufwünsche 180 Tage; Telefonbuch, Mobilnummer, Sperr- und Anruferlisten bis zur Löschung; KI-Rezeption: Gesprächsverlauf höchstens 30 Minuten, Verarbeitungsprotokoll 180 Tage.
- Discord-Import: Import-Vermerk bis zur Löschung Ihres Kontos; Zuordnung der Discord-Kennungen, solange der Space besteht.
- Spielersuche: Einträge, solange die Runde läuft; entschiedene Anfragen 7 Tage; Gastzugänge 6 Stunden.
- Meldungen und Moderation: 3 Jahre nach Abschluss; vom Raid-Schutz zurückgehaltene Nachrichten höchstens 7 Tage.
- Meldungen rechtswidriger Inhalte und rechtliche Fälle (Digital Services Act): Name und E-Mail-Adresse meldender Personen 365 Tage nach der Entscheidung bzw. dem Abschluss des Falls; Beweissicherung (Quarantäne) 90 Tage, länger nur bei behördlicher Anordnung oder Legal Hold; Fallakten 5 Jahre nach Abschluss des Falls (Abschnitt 20).
- Gastkonten: automatische Löschung frühestens 24 Stunden nach dem Meeting.
- Benachrichtigungen in der App: 90 Tage; E-Mail-Versandprotokoll: 90 Tage.
- Datenexporte: 7 Tage, danach wird das verschlüsselte Archiv gelöscht.
- Datenschutzanfragen und Zustimmungsnachweise: abgeschlossene Anfragen 3 Jahre, unbestätigte Anfragen 7 Tage; Nachweise über akzeptierte Rechtstexte bis 3 Jahre nach Löschung des Kontos.
- Kontakt- und Demoanfragen: 12 Monate nach Eingang, sofern kein Vertrag zustande kommt.
- Rechnungen und Buchungsbelege: 10 Jahre (Art. 16 des luxemburgischen Handelsgesetzbuchs (Code de commerce) und dem luxemburgischen Mehrwertsteuergesetz). Dazu gehören Rechnungen, Gutschriften, Erstattungen, Zahlungen, Vertragsschlüsse und -änderungen sowie Kündigungs- und Widerrufserklärungen mit ihren Bestätigungen. Wir bewahren sie getrennt von den übrigen Daten in einem verschlüsselten Buchhaltungsarchiv auf, das nur diese Unterlagen enthält (keine Nachrichten, Inhalte oder Nutzungsdaten). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Löschen Sie Ihr Konto, bleiben diese Unterlagen bis zum Fristablauf erhalten (Art. 6 Abs. 1 lit. c und Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO) – soweit möglich pseudonymisiert: Rechnungen behalten die Rechnungsangaben so, wie sie auf der Rechnung stehen, Kündigungserklärungen den Namen der erklärenden Person; Ihre E-Mail-Adresse wird darin durch ein Pseudonym ersetzt.
- Sicherungen: höchstens 12 Monatsstände, jede Sicherung spätestens 400 Tage nach ihrer Erstellung gelöscht (Abschnitt 4).
34. Ihre Rechte
Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:
- Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO);
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO);
- Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO);
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO);
- Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO, siehe unten);
- Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
Viele Angaben können Sie direkt in Ihren Einstellungen einsehen, ändern oder löschen; dort können Sie auch einen vollständigen Datenexport anfordern, Ihr Konto löschen (/settings/account), der Transkription Ihrer Stimme und der Aufnahme in Clips widersprechen und im Datenschutz-Cockpit nachsehen, welche KI-Funktionen Ihre Daten verarbeitet haben. Ohne Konto oder für alle weiteren Anliegen nutzen Sie unser Formular für Datenschutzanfragen oder eine formlose Mitteilung an [email protected]. Wir beantworten Anfragen innerhalb eines Monats; in komplexen Fällen kann sich die Frist um bis zu zwei weitere Monate verlängern, worüber wir Sie informieren (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Um Ihre Daten zu schützen, können wir Sie bitten, Ihre Identität nachzuweisen. Betrifft Ihr Anliegen Inhalte, die wir im Auftrag einer Organisation verarbeiten, leiten wir es an diese weiter. Zu Einschränkungen bei laufenden Ermittlungen siehe Abschnitt 20.
Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO
Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Werden Ihre Daten zum Zweck der Direktwerbung verarbeitet, können Sie dem jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.
Ihren Widerspruch richten Sie bitte an [email protected]. Für einzelne Funktionen (z. B. Transkription Ihrer Stimme, Clips, Meeting-Statistiken, Profil-Badges) können Sie direkt in der App widersprechen.
35. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist: Luxemburg. Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde an Ihrem gewöhnlichen Aufenthaltsort, Ihrem Arbeitsplatz oder dem Ort des mutmaßlichen Verstoßes wenden.
36. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung einschließlich Profiling beruhen und Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO). Die KI-Funktionen erstellen lediglich Transkripte, Übersetzungen, Zusammenfassungen, Antworten und Vorschläge, über deren Verwendung Menschen entscheiden. Die KI-Rezeption am Telefon leitet Anrufe nach dem erkannten Anliegen weiter oder übergibt sie an eine Person; sie trifft keine Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung. Automatische Schutzmechanismen wie der Raid-Schutz oder Anfragelimits halten Vorgänge vorübergehend an; über dauerhafte Maßnahmen wie das Sperren eines Kontos entscheiden Menschen.
37. Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne die bei der Registrierung als Pflichtangaben gekennzeichneten Daten können wir jedoch kein Konto anlegen, und ohne die technisch erforderlichen Verbindungsdaten ist die Nutzung von Coviqo nicht möglich. Freiwillige Angaben wie ein Profilbild oder weitere Profilfelder sind für die Nutzung nicht erforderlich. Für kostenpflichtige Tarife benötigen wir die für die Zahlung und Rechnungsstellung erforderlichen Angaben.
38. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Verarbeitungen, unsere Dienstleister oder die Rechtslage ändern. Die jeweils aktuelle Fassung mit Versionsnummer und Datum finden Sie unter /legal/privacy. Über wesentliche Änderungen informieren wir registrierte Nutzer vorab per E-Mail oder in der App. Ist für eine neue Verarbeitung Ihre Einwilligung erforderlich, holen wir diese gesondert ein.
9. Anmeldung über Drittanbieter
Optional können Sie sich über einen der folgenden Anbieter registrieren und anmelden. Diese Verarbeitung findet nur statt, wenn Sie die entsprechende Schaltfläche ausdrücklich wählen:
Sie werden dazu auf die Seite des Anbieters weitergeleitet und melden sich dort an. Anschließend erhalten wir vom Anbieter Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und eine eindeutige Kennung Ihres Kontos bei diesem Anbieter (bei Google zusätzlich Ihr Profilbild). Mit diesen Daten legen wir Ihr Konto an bzw. ordnen die Anmeldung Ihrem bestehenden Konto zu. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für die Verarbeitung auf Seiten des Anbieters ist dieser selbst verantwortlich; es gelten dessen Datenschutzbestimmungen. Dabei kann eine Übermittlung in die USA stattfinden (siehe Abschnitt 32). Den Zugriff von Coviqo können Sie jederzeit in den Kontoeinstellungen des jeweiligen Anbieters widerrufen.
Steam und Epic Games. Diese Anbieter übermitteln keine E-Mail-Adresse. Von Steam erhalten wir Ihre SteamID, nachdem Steam die Anmeldung bestätigt hat; über die Steam Web API laden wir anschließend Ihren öffentlichen Profilnamen, Ihr Profilbild und den Link zu Ihrem Profil. Von Epic Games erhalten wir Ihre Epic-Konto-ID und Ihren Anzeigenamen. Passwörter, Zugriffstoken, Freundeslisten, Spiele oder Käufe erhalten bzw. speichern wir nicht. Bei der ersten Registrierung auf diesem Weg fragen wir nach Ihrer E-Mail-Adresse und senden einen Bestätigungscode; Ihr Konto wird erst angelegt, nachdem Sie den Code eingegeben haben. Eine Adresse, zu der bereits ein Coviqo-Konto besteht, wird nie automatisch verknüpft. Profilname und Profilbild von Steam werden bei jeder Anmeldung über Steam aktualisiert.
Profil-Badge und „Spielt gerade“. Ein verknüpftes Steam- oder Epic-Games-Konto wird standardmäßig als Badge (Name, bei Steam zusätzlich Profilbild und Link zum öffentlichen Steam-Profil) in Ihrem Profil und in den Mitgliederlisten Ihrer Spaces angezeigt – nur für Personen, die Ihr Profil dort ohnehin sehen können. Sie können das Badge je Anbieter unter Einstellungen → Sicherheit → Verknüpfte Konten ausschalten; beim Entfernen der Verknüpfung werden die gespeicherten Anbieterdaten gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Darstellung Ihrer Gaming-Identität gegenüber Ihren Communities; Sie können jederzeit widersprechen, indem Sie das Badge ausschalten). Schalten Sie die Anzeige „Spielt gerade“ für Steam ein, fragen wir bei Aufruf Ihres Profils über die Steam Web API ab, welches Spiel Sie gerade spielen; das Ergebnis wird nur wenige Minuten im Arbeitsspeicher zwischengespeichert.
Single Sign-on von Organisationen. Hat Ihre Organisation eine Anmeldung über ihren eigenen Identitätsdienst eingerichtet (SAML oder OpenID Connect, ggf. mit Benutzerverwaltung über SCIM), erhalten wir von diesem Dienst Ihre Kennung, Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und ggf. Gruppen, Berufsbezeichnung und Abteilung. Verantwortlich für diese Übermittlung ist Ihre Organisation; wir verarbeiten die Daten in ihrem Auftrag (siehe Abschnitt 11).
Import eines Discord-Servers. Wenn Sie ausdrücklich „Von Discord importieren“ wählen, melden Sie sich bei Discord an und erlauben uns, Ihren Discord-Namen, Ihre Kennung und die Liste Ihrer Server mit Ihren Rechten darauf abzufragen; damit prüfen wir, ob Sie den Server verwalten dürfen. Ihr Discord-Zugriff wird danach sofort widerrufen, die Serverliste wird höchstens 60 Minuten vorgehalten. Anschließend fügen Sie einem Server unseren Import-Bot hinzu; er liest ausschließlich die Struktur des Servers (Name, Symbol, Banner, Kategorien, Kanäle und ihre Beschreibungen, Rollen mit ihren Rechten, Kanal-Berechtigungen für Rollen und eigene Emojis) – keine Nachrichten, keine Mitgliederlisten, keine Rollenzuweisungen und keine Angaben zu einzelnen Personen. Aus diesen Angaben legen wir in Ihrem Auftrag einen neuen Space an oder ergänzen einen Space, den Sie verwalten; danach verlässt der Bot den Server und die gelesene Struktur wird gelöscht. Wir speichern einen Import-Vermerk (Server-Kennung und -Name, gewählte Optionen einschließlich Ihrer Bestätigung, dass Sie übernommene Emojis verwenden dürfen, Anzahl übernommener Elemente, Space, Zeitpunkt), der mit Ihrem Konto gelöscht wird, sowie, solange der Space besteht, die Zuordnung der Discord-Kennungen von Kanälen, Kategorien, Rollen und Emojis zu den angelegten Einträgen, damit ein erneuter Import nichts doppelt anlegt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; eine Übermittlung in die USA kann stattfinden (siehe Abschnitt 32).
Freigabe Ihres verknüpften Discord-Kontos für Bots eines Space. Haben Sie ein Discord-Konto mit Ihrem Coviqo-Konto verknüpft, speichern wir neben der Discord-Kennung Ihren Discord-Benutzernamen, Anzeigenamen und die Adresse Ihres Profilbilds und aktualisieren diese bei jeder Anmeldung über Discord. In einzelnen Spaces können Sie freigeben, dass Bots dieses Space, denen die Verantwortlichen des Space den Datenzugriff „Verknüpfte Konten“ erlaubt haben, Ihre Discord-Kennung und Ihren Discord-Benutzernamen sehen – etwa um Rollen aus einem Discord-Server zu übernehmen. Die Freigabe ist standardmäßig ausgeschaltet, gilt nur für den jeweiligen Space und nur, solange Sie Mitglied sind; Sie können sie jederzeit in Ihrem Profil für diesen Space oder unter Einstellungen → Sicherheit → Verknüpfte Konten widerrufen. Entfernen Sie die Verknüpfung mit Discord, enden alle Freigaben. Empfänger sind die Betreiber der betreffenden Bots (Dritte, die für ihre weitere Verarbeitung selbst verantwortlich sind). Ihre E-Mail-Adresse und Zugangsdaten werden nie weitergegeben. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); der Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung nicht. Erteilung und Widerruf protokollieren wir im Prüfprotokoll des Space (Art. 6 Abs. 1 lit. c, Art. 7 Abs. 1 DSGVO).