Konferenzräume (Raum-Geräte)

Ein Raum-Gerät macht aus einem Besprechungsraum einen Coviqo-Konferenzraum: ein Mini-PC mit der Coviqo-Desktop-App, eine Android-Box oder ein beliebiger Computer mit Browser, angeschlossen an einen Bildschirm, eine Kamera und eine Freisprecheinrichtung. Niemand meldet sich daran an – das Gerät wird einmal mit einem Code gekoppelt und zeigt dann den Belegungsplan des Raums, tritt gebuchten Meetings bei und lässt die Personen im Raum ein Meeting starten oder einen Laptop-Bildschirm zeigen. Raum-Geräte sind Teil der Tarife Business (5 Räume) und Enterprise (50 Räume).

Einen Raum einrichten (Organisations-Admins)#

1. Öffne Organisation → Raum-Geräte und klicke auf Raum-Gerät hinzufügen.
2. Gib den Namen des Raums ein (zum Beispiel „Besprechungsraum 2“), wo er liegt und wie viele Plätze er hat. Wähle optional den Space für „Jetzt treffen“ – spontane Meetings, die im Raum gestartet werden, entstehen dort – und das Raum-Postfach deines Exchange- / Google-Kalenders (wird nur als Verweis gespeichert).
3. Klicke auf Anlegen und koppeln. Coviqo zeigt einen Kopplungscode (zum Beispiel ABCD-EFGH) und einen QR-Code. Der Code ist 10 Minuten gültig und funktioniert nur einmal.
4. Öffne auf dem Gerät im Raum /room-device deiner Coviqo-Adresse (oder scanne den QR-Code) und gib den Code ein. In der Desktop-App kannst du dort den Raum-Gerät-Modus einschalten (siehe unten).

Die Liste zeigt jeden Raum mit seinem Status (Online, Offline, Wartet auf Kopplung, Widerrufen), wann er zuletzt gesehen wurde und wie viele Kameras, Mikrofone und Lautsprecher er meldet – mit einer Warnung, wenn zum Beispiel kein Mikrofon angeschlossen ist oder das Netz langsam ist.

• Neu koppeln erstellt einen neuen Code, zum Beispiel nach dem Austausch des PCs. Das alte Gerät funktioniert weiter, bis das neue gekoppelt ist.
• Widerrufen trennt das Gerät sofort (auch aus einem laufenden Meeting). Du kannst es später neu koppeln.
• Löschen entfernt den Raum und seine Buchungen kommender Meetings.

Einen Raum für ein Meeting buchen#

Wenn du ein Meeting in einem Space deiner Organisation planst, zeigt der Dialog Raum buchen mit allen Räumen (Name, Ort, Plätze). Hake einen oder mehrere Räume an. Der Raum erscheint im Meeting als Teilnehmer „Raum: Besprechungsraum 2“. Ist der Raum zu dieser Zeit schon gebucht, weist Coviqo dich darauf hin und speichert das Meeting nicht – wähle eine andere Zeit oder einen anderen Raum. Bei Serienterminen wird jeder einzelne Termin geprüft.

Im Raum#

Der Raum-Bildschirm zeigt den Namen des Raums, die Uhrzeit, ob der Raum Frei oder Belegt ist, das nächste Meeting und den heutigen Belegungsplan.

• Beitreten erscheint 5 Minuten bevor ein gebuchtes Meeting beginnt. Tippe darauf, und der Raum tritt mit Kamera, Mikrofon und Lautsprechern bei.
• Jetzt treffen startet sofort ein Meeting (wenn die Admins dafür einen Space gewählt haben). Der Bildschirm zeigt einen QR-Code und einen Link, damit die Personen im Raum mit ihren eigenen Geräten beitreten können, zum Beispiel um den Chat zu nutzen.
• Bildschirm teilen: Der Bildschirm zeigt einen 6-stelligen Raum-Code. Wähle auf deinem Laptop im Meeting Mehr → Raum hinzufügen und gib den Code ein. Der Raum tritt innerhalb weniger Sekunden bei; teile dann deinen Bildschirm – der Raum zeigt ihn groß an. Schalte Mikrofon und Lautsprecher deines Laptops stumm, damit kein Echo entsteht.

Während des Gesprächs stehen die großen Schaltflächen Raum stumm, Kamera aus, der Lautstärke-Regler, Ansicht (automatisch, Raster, Sprecher) und Verlassen zur Verfügung. Ein geteilter Bildschirm bekommt immer die große Fläche. Der Raum verlässt das Meeting von selbst, wenn es endet, wenn er aus dem Meeting entfernt wurde oder wenn seit 2 Minuten niemand sonst im Gespräch ist.

Unter Einstellungen (Zahnrad-Symbol) wählst du Kamera, Mikrofon und Lautsprecher. Echo- und Rauschunterdrückung sind immer eingeschaltet.

Raum-Gerät-Modus in der Desktop-App (Windows)#

Öffne auf einem eigenen Raum-PC /room-device in der Coviqo-Desktop-App und wähle Dieses Gerät als Raum-Gerät einrichten. Lege eine Admin-PIN fest (4–12 Ziffern, zweimal eingeben). Coviqo startet dann im Vollbild neu, startet mit Windows, lädt sich nach einem Problem selbst neu, installiert Updates nachts, wenn kein Meeting läuft, und lässt sich nicht schließen. Um den Modus zu verlassen, öffne auf dem Raum-Bildschirm Einstellungen → Kiosk beenden (oder drücke Ctrl+Shift+Alt+K) und gib die Admin-PIN ein. Nach fünf falschen PINs ist die Eingabe für einige Minuten gesperrt.

Unter Linux, macOS oder auf einer Android-Box nutzt du einen Browser im Kiosk-Modus, der /room-device öffnet (die Befehlszeile findet deine IT in der technischen Dokumentation).

Tischtelefone#

SIP-Tischtelefone und Konferenztelefone können Meetings über die Telefon-Einwahl beitreten: Ruf die Einwahlnummer aus der Einladung an und gib die Meeting-PIN ein. Telefone an der Telefonanlage deines Unternehmens erreichen Coviqo über den eigenen SIP-Trunk deiner Organisation (Organisation → Telefonie).