Wat in de notulen hoort
- Basisgegevens: datum, aanwezigen, wie notuleerde.
- Besluiten, elk in één duidelijke zin.
- Taken met één eigenaar en een deadline. Een taak zonder eigenaar is een wens.
- Open vragen en wie ze uitzoekt.
Stuur de notulen dezelfde dag rond. Hoe langer je wacht, hoe minder mensen zich herinneren.
Het sjabloon
Notulen: [Titel van de meeting] Datum: [Datum], [begin]–[einde] Aanwezig: [Namen] Afwezig: [Namen] Notulist: [Naam] 1. [Onderwerp] Samenvatting: [2–3 zinnen] Besluit: [Wat is besloten – of "geen besluit"] 2. [Onderwerp] Samenvatting: [2–3 zinnen] Besluit: [Wat is besloten] Taken - [Taak] – Eigenaar: [Naam] – Deadline: [Datum] - [Taak] – Eigenaar: [Naam] – Deadline: [Datum] Open vragen - [Vraag] – uitgezocht door: [Naam] – vóór: [Datum] Volgende meeting: [Datum en tijd]
Zo gebruik je het in Coviqo
Schrijf in de meetingnotities
Plak het sjabloon in de meetingnotities en vul het tijdens de call in. Meerdere mensen kunnen tegelijk schrijven, en wijzigingen worden automatisch opgeslagen.
Vergelijk met de AI-samenvatting
Staan AI-samenvattingen aan in je plan en space, dan maakt Coviqo na de meeting een concept met overzicht, besluiten, open vragen en actiepunten. De notities gaan daarin mee. Vergelijk het concept met je notulen.
Maak van taken echte taken
Voorgestelde taken en besluiten worden pas zichtbaar voor anderen nadat iemand ze bevestigt – met eigenaar en deadline.
Deel het resultaat
Gebruik Downloaden als PDF voor een meetingrapport met de onderdelen die je kiest, of Exporteren als Markdown voor de notitie zelf. Het meetingrapport zit in elk plan.
Coviqo heeft geen ingebouwde sjablonen voor notities. Houd een vastgezette notitie met dit sjabloon in de kamer en kopieer die naar elke nieuwe notitie.
Veelgestelde vragen
Moeten notulen alles vastleggen wat er gezegd is?
Nee. Voor de meeste teams en verenigingen zijn besluiten, taken en open vragen genoeg. Voor formele vergaderingen gelden soms strengere regels – kijk in jullie statuten of huishoudelijk reglement.
Kan de AI-samenvatting de notulen vervangen?
Het is een concept. AI-resultaten zijn als AI-gegenereerd gemarkeerd en kunnen fouten bevatten; laat ze daarom door iemand nakijken voordat ze als notulen gelden.
In de gebruikershandleiding
Stapsgewijze instructies (in het Engels)