Wat een agenda bruikbaar maakt
- Eén doel. Kun je het niet in één zin zeggen, dan is de meeting misschien niet nodig.
- Onderwerpen met een eigenaar en een tijdslimiet. Zo is duidelijk wie wat voorbereidt, en blijft de meeting op schema.
- Besluiten als zodanig gemarkeerd. Wie weet dat er iets beslist wordt, komt voorbereid.
- Vooraf verstuurd. Minstens een dag van tevoren, zodat anderen punten kunnen toevoegen.
Het sjabloon
Meeting: [Titel] Datum en tijd: [Datum], [begin]–[einde] ([tijdzone]) Waar: [Coviqo-meetinglink / kamer] Organisator: [Naam] Deelnemers: [Namen] Doel van de meeting [Eén zin: wat moet aan het einde duidelijk of beslist zijn?] Voorbereiding - [Vooraf lezen / meenemen / controleren] Agenda 1. Welkom en check van de agenda – [Naam] – 5 min 2. Open punten van vorige keer – [Naam] – 10 min 3. [Onderwerp] – [Naam] – [x] min Besluit nodig: [ja/nee – waarover precies?] 4. [Onderwerp] – [Naam] – [x] min 5. Volgende stappen en eigenaren – [Naam] – 5 min Deze keer niet op de agenda - [Uitgestelde onderwerpen]
Zo gebruik je het in Coviqo
Zet het in de meetingbeschrijving
Als je een meeting plant, plak je de agenda in Beschrijving. Markdown wordt ondersteund, dus lijsten en vette tekst blijven leesbaar.
Sla het op als meetingsjabloon
Voor terugkerende meetings stel je het venster één keer in en klik je op Opslaan als sjabloon. Het sjabloon bewaart de beschrijving met je agenda en de andere instellingen – nooit de datum of het tijdstip.
Gebruik de notities tijdens de call
Maak de meetingnotities aan vóór de start en zet de agenda erin als checklist. Iedereen ziet die tijdens de call in het paneel Notities.
Neem open punten mee
In een vervolgmeeting stelt de Agenda in het overzicht open taken en besluiten uit de vorige meeting voor. Neem over wat erbij hoort en voeg je eigen punten toe.
Veelgestelde vragen
Hoe lang moet een agenda zijn?
Zo kort mogelijk. Drie tot vijf onderwerpen zijn genoeg voor een meeting van een uur. Heb je er meer, splits de meeting dan of verplaats onderwerpen naar de chat.
Heeft Coviqo ingebouwde sjablonen voor notities?
Nee. Je kunt een agenda hergebruiken via een meetingsjabloon (met de beschrijving), of een vastgezette notitie in de kamer houden en de inhoud ervan naar nieuwe notities kopiëren.