Verenigingssoftware voor videovergaderen, evenementen en ledencommunicatie

Plan de bestuursvergadering als videovergadering in je space – eenmalig of als reeks. De agenda zet je in de beschrijving. Coviqo verstuurt de uitnodiging met link en de vergadering staat in ieders agenda.

• Peilingen tijdens de vergadering: 2 tot 10 antwoorden, desgewenst anoniem – dan ziet zelfs de organisator niet wie wat koos.
• Notities die iedereen tijdens het gesprek samen schrijft.
• Vergaderverslag als pdf in elk abonnement: voorblad, deelnemers, agenda, besluiten, taken en notities in één document – een goede basis voor je notulen.
• Opname, transcript en AI-samenvatting vanaf Community Pro – zie prijzen.
• Volgende vergadering: open taken en besluiten om opnieuw te bekijken worden voorgesteld voor de agenda.

Een communityspace begint met een ruimte announcements waarin alleen het bestuur schrijft, een ruimte om te praten, een spraakruimte en een ruimte voor evenementen. Alles kun je hernoemen en aanpassen.

• Teams voor afdelingen, bijvoorbeeld jeugd, voetbal of vrijwilligers. Teamleads publiceren teamaankondigingen en iedereen in het team krijgt een melding.
• Rollen bepalen wie wat mag – bestuur, trainers, leden, gasten.
• Regels en onboardingvragen voor nieuwe leden. Een antwoord kan een rol geven en de bijbehorende ruimtes openen.
• Bestanden en notities per ruimte, bijvoorbeeld voor statuten, formulieren of het trainingsschema.

Plan de algemene ledenvergadering, het zomerfeest of een trainingskamp in de agenda. Leden antwoorden met Ik kom, Misschien of Afmelden. Bij beperkte plaatsen zet je inschrijving aan en stel je een capaciteit in – zijn alle plaatsen bezet, dan toont het evenement Evenement vol.

• Herinneringen van 5 minuten tot 1 dag vooraf, in de app, via push of per e-mail – zoals elk lid zelf kiest.
• Aan een evenement kan een online vergadering hangen, zodat wie niet kan komen thuis meedoet.
• Toevoegen aan agenda (.ics) zet één evenement in elke agenda-app.

Een spraakruimte is altijd open. Leden zien wie er is en doen met één klik mee – zonder vergaderlink. Handig voor de stamtafel, een korte vraag aan de penningmeester of de avond na de training.

Voor grotere groepen zet je een spraakruimte op gemodereerd: alleen sprekers praten, de anderen luisteren en steken hun hand op om het woord te vragen.

Nodig sprekers, partnerclubs of je boekhouder per e-mail of link uit voor één vergadering. Een gast die via de link komt, ziet alleen die vergadering. De tijdelijke toegang wordt 24 uur na afloop automatisch verwijderd.

Voor langere samenwerking, bijvoorbeeld met de bond, deel je gekozen ruimtes met externe personen, desgewenst met een einddatum. Zij hebben een eigen Coviqo-account nodig en zien alleen die ruimtes.