Van uitnodiging tot verslag
Plannen of starten
Start direct een meeting of plan er een – eenmalig of als dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse reeks. Sjablonen onthouden terugkerende instellingen.
Uitnodigen
Nodig leden van de space uit, of externe gasten per e-mail. Gasten krijgen een link en een agenda-item en doen zonder account mee in de browser.
Vergaderen
Apparaattest, wachtruimte, chat, gedeelde notities, scherm delen, ondertitels, hand opsteken en reacties – in de browser, de desktop-app of op je telefoon.
Opvolgen
Opname, transcript en AI-samenvatting staan in het overzicht van de meeting. Taken en besluiten komen binnen als concepten die de organisator controleert en publiceert.
Wat je in de call kunt doen
- Wachtruimte en toegangscode – bepaal wie wacht tot een organisator hem binnenlaat; vergrendel de meeting als iedereen er is.
- Rollen – organisator, co-organisator, presentator, deelnemer en gast. Organisatoren kunnen dempen, uitlichten, rollen wijzigen of mensen verwijderen.
- Breakoutrooms – kleine groepen met timer, hulpverzoeken en omroepen naar alle rooms.
- Peilingen en vragen – anonieme peilingen, vragen met stemmen en moderatie.
- Weergaven – raster, spreker of een compacte lijst voor grote meetings.
- Achtergrondeffecten – vervaging of afbeeldingen, berekend op je eigen apparaat.
Opname en transcript, voor iedereen zichtbaar
Zodra een opname start, ziet iedereen een rode banner en hoort een geluid; microfoons worden standaard gedempt. Iedereen beslist zelf of hij weer praat. Wie in een opgenomen meeting stapt, krijgt eerst een melding en komt binnen met de microfoon uit.
Live-transcriptie draait op spraakherkenning op de eigen servers van Coviqo. Ondertitels kun je per persoon laten vertalen, en met Mijn stem niet transcriberen kan iedereen bezwaar maken. Nieuwe spaces bewaren transcripten 90 dagen. Meer op de AI-pagina.
Verslag, besluiten en meetingrapport
Na de meeting zet de AI-samenvatting onderwerpen, besluiten, open vragen en actiepunten op een rij, elk met een link naar de plek in het transcript. Niets wordt automatisch gepubliceerd: organisatoren accepteren of weigeren de concepten. Gepubliceerde taken komen in de kamer, besluiten in het besluitenlog.
Het meetingverslag zet voorblad, deelnemers, agenda, samenvatting, besluiten, notities en desgewenst transcript en chat in één pdf. Het bevat alleen wat jij mag zien.
Waar je meetingdata staat
- Beheerder
- Luxemburg – de AVG en het Luxemburgse recht zijn van toepassing
- Servers
- Duitsland (EU), ook voor opnames en back-ups
- Transcriptie en samenvattingen
- Op de eigen servers van Coviqo, geen externe AI-aanbieder
- Inbellen per telefoon
- Met de meeting-PIN (Business en Enterprise, indien ingericht)
Sommige gegevens lopen via diensten buiten de EU: website en app draaien achter een CDN/proxy-aanbieder, betalingen lopen via een betaalprovider, en optionele inlogdiensten of integraties die je inschakelt hebben eigen voorwaarden. Details bij Coviqo en Europa.
Veelgestelde vragen
Hebben gasten een account nodig?
Nee. Als gasttoegang aan staat, doen gasten met hun naam (en de toegangscode, als die is ingesteld) mee in de browser. Hun toegang geldt alleen voor deze meeting en wordt 24 uur na afloop verwijderd.
Waar worden opnames en transcripten opgeslagen?
Op servers in Duitsland. Transcriptie en samenvattingen draaien op de eigen servers van Coviqo – er komt geen externe AI-dienst aan te pas.
Zijn meetings end-to-end versleuteld?
Nee. Meetings zijn versleuteld tijdens het transport en staan op servers in de EU, maar ze zijn niet end-to-end versleuteld. End-to-end-versleuteling is er voor de calls van end-to-end versleutelde kamers (Business en Enterprise), zonder opname.
Kun je per telefoon inbellen?
Ja, met Business en Enterprise zodra inbellen per telefoon is ingericht. Bellers toetsen de meeting-PIN in en doen alleen met audio mee; anderen zien alleen de laatste drie cijfers van hun nummer.
Welk abonnement heb ik nodig voor opname en AI?
Opname en AI-transcriptie zijn er vanaf Community Pro; de limieten per abonnement staan op de prijspagina.
In de gebruikershandleiding
Stapsgewijze instructies (in het Engels)