Eén projectruimte per klant
Klanten, partners en freelancers komen als externe personen in je space. Ze zien alleen de ruimtes die je met hen deelt – dat dwingt de server af, niet alleen de interface. Andere klanten, interne ruimtes en spacebrede bestanden blijven onzichtbaar.
Uitnodigen
Kies onder Space-instellingen › Leden › Externe personen de ruimtes en vul het e-mailadres in.
Einddatum instellen
Optioneel: een einddatum voor de persoon of een projecteinde voor de hele ruimte.
Overzicht houden
Het overzicht toont elke externe persoon met bedrijf, ruimtes, wie toegang gaf en wanneer die afloopt.
Zeven dagen voor een einddatum krijg je een melding. Verlopen toegang wordt geblokkeerd, niet verwijderd – je activeert hem met één klik opnieuw.
Gasten zien de volledige inhoud van een gedeelde ruimte, inclusief de geschiedenis. Controleer Bestanden en Notities voordat je een ruimte deelt.
Vergaderen met klanten
Nodig externe gasten bij het plannen per e-mail uit of zet gasttoegang via link aan. Wie de link heeft, komt binnen met een naam en – als je die instelt – de toegangscode. Gasten zien alleen deze vergadering.
- Vergadersjablonen voor terugkerende formats zoals de wekelijkse statuscall – desgewenst gedeeld in de space.
- Een wachtruimte voor het gesprek: jij bepaalt wie binnenkomt.
- Koppel de vergadering aan de projectruimte van de klant: samenvatting, taken en besluiten komen daar terecht.
Opname, samenvatting en notulen
Vanaf Community Pro kun je een vergadering opnemen, transcriberen en een AI-samenvatting laten maken met onderwerpen, besluiten, open vragen en actiepunten. Spraakherkenning en het taalmodel draaien op de eigen infrastructuur van Coviqo.
Niemand wordt ongemerkt opgenomen: zodra een opname start, worden alle anderen gedempt en blijft een rode banner zichtbaar zolang ze loopt.
Het vergaderverslag als pdf (elk abonnement) bundelt deelnemers, agenda, besluiten, taken en notities in één document dat je naar de klant kunt sturen. Vervolgmeeting plannen maakt de volgende afspraak met een agenda uit de open punten.
Taken, notities en bestanden op één plek
- De klant ziet de taken van een gedeelde ruimte, net als de bestanden en afspraken ervan.
- Notities zijn voor gasten alleen-lezen, tenzij je bewerken voor die ruimte toestaat.
- Je team houdt interne ruimtes voor werk dat de klant niet hoeft te zien.
- In de kop van de ruimte laat een badge zoals 2 externe personen je team meteen zien dat de ruimte gedeeld is.
Interne verzoeken als tickets
De module Tickets maakt van een ruimte een privé-helpdesk voor je team – voor IT-vragen, toegangsverzoeken of interne support. Tickets hebben een status, een behandelaar, een prioriteit en reactietijden.
Tickets zijn voor leden van de space. Externe gasten kunnen geen tickets openen – verzoeken van klanten lopen via de gedeelde projectruimte.
Veelgestelde vragen
Hebben klanten een Coviqo-account nodig?
Voor één vergadering via link niet – een naam is genoeg. Om in gedeelde ruimtes te werken, heeft de klant een eigen account met een bevestigd e-mailadres nodig.
Kan een klant de ruimtes van een andere klant zien?
Nee. Een externe persoon ziet alleen de ruimtes die met hem gedeeld zijn, en alleen de mensen die die ruimtes zien. Zoeken, activiteit en ledenlijsten zijn op dezelfde manier beperkt.
Wat gebeurt er aan het einde van een project?
Stel een projecteinde in op de ruimte. Op die dag verliezen alle externe personen de toegang. De toegang wordt geblokkeerd, niet verwijderd – je kunt hem later opnieuw activeren.
Zijn AI-samenvattingen inbegrepen?
AI-transcriptie en samenvattingen zitten in Community Pro en hoger, met een maandelijks aantal minuten per abonnement – zie prijzen. Het vergaderverslag als pdf werkt in elk abonnement.
In de gebruikershandleiding
Stapsgewijze instructies (in het Engels)