AI-transcriptie op eigen servers: waarom we dat doen

Alle AI-functies in Coviqo gebruiken spraakherkenning, vertaling en een taalmodel op infrastructuur die we zelf beheren. Onze servers staan in Duitsland; de aanbieder is gevestigd in Luxemburg. Het gaat om:

• Spraakherkenning voor live-ondertiteling, meetingtranscripties en transcripties van spraakberichten.
• Vertaling van ondertitels en van meetingsamenvattingen naar de taal van elke lezer.
• Het taalmodel achter meetingsamenvattingen, voorgestelde taken en besluiten, ‘Vraag het de space’ en de alinea in ‘Wat heb ik gemist?’.

Audio, transcripties en andere inhoud gaan niet naar externe AI-aanbieders, en we gebruiken ze niet om AI-modellen te trainen. Ons privacybeleid zegt hetzelfde.

In meetings zeggen mensen dingen die ze niet zouden opschrijven: cijfers die nog niet definitief zijn, personeelszaken, halve ideeën. Een transcriptie maakt daar doorzoekbare tekst van. Wie die tekst verwerkt, doet ertoe.

Roept een AI-functie een externe dienst aan, dan verwerkt nog een bedrijf de inhoud – vaak onder eigen voorwaarden, soms buiten de EU. Voor een team of vereniging betekent dat een contract meer om te controleren, een regel meer in de lijst van verwerkers en een vraag meer die lastig te beantwoorden is.

Door de modellen zelf te draaien, valt die extra partij weg. Het antwoord op ‘waar gaat mijn meeting naartoe?’ blijft kort: naar de servers van Coviqo, en voor het AI-deel nergens anders heen.

AI op eigen servers is maar de helft. De andere helft: mensen beslissen wanneer het wordt gebruikt.

• Meerdere schakelaars moeten aan staan. AI-functies hangen af van het platform, het plan (het Free-plan bevat geen AI-transcriptie of samenvattingen), de space-instellingen en de afzonderlijke meeting. Space-beheerders bepalen de standaard onder Space-instellingen › AI en transcriptie.
• Iedereen kan bezwaar maken. Met Mijn stem niet transcriberen (Instellingen › AI & ondertiteling) blijft je microfoon in alle meetings buiten ondertitels, transcripties en samenvattingen. Ook je spraakberichten worden dan niet getranscribeerd.
• Iedereen ziet het. Zolang er getranscribeerd wordt, ziet iedereen een badge Transcriberen. Deelnemers via de telefoon horen een melding.
• Opnemen dempt eerst. Als een opname start, wordt standaard iedereen behalve de persoon die startte gedempt en krijgt een melding. Je microfoon weer aanzetten is een bewuste keuze.
• AI stelt voor, mensen beslissen. Samenvattingen, taken en besluiten zijn concepten met een AI-label. Voorstellen worden pas gepubliceerd nadat iemand ze heeft gecontroleerd.
• Sommige inhoud is altijd uitgesloten. Directe berichten komen nooit in AI-samenvattingen, en end-to-end versleutelde kamers hebben geen AI-functies.
• Je kunt het nakijken. Het privacycockpit toont welke AI-functie inhoud verwerkte die jou betreft – zonder de inhoud zelf.

Nieuwe spaces bewaren transcripties standaard 90 dagen; beheerders kunnen een andere termijn kiezen.

AI zelf hosten gaat niet zonder compromissen. We noemen ze liever zelf dan dat je ze ontdekt.

• Capaciteit is beperkt. Spraakherkenning heeft grafische kaarten nodig, en die voeg je niet in een paar seconden toe. Dat is een van de redenen waarom transcriptieminuten een limiet van het plan zijn. Is de dienst even niet bereikbaar, dan staat er Transcriptie in wachtstand; zodra de dienst terug is, gaat het vanzelf verder.
• Modellen die bij onze hardware passen. We kiezen modellen die goed draaien op onze servers. Samenvattingen zijn bruikbare concepten, maar kunnen nuances missen of fouten bevatten. Controleer belangrijke uitspraken in de transcriptie of de opname.
• Niet elke taal is even goed. Herkenning werkt in veel talen, maar de kwaliteit hangt af van taal, accent, geluidskwaliteit en door elkaar praten. De gesproken taal van de meeting vast instellen in plaats van automatische herkenning helpt vaak.
• Niet overal. In end-to-end versleutelde kamers kan de server de inhoud niet lezen, dus daar is er geen transcriptie of samenvatting. Daar zijn die kamers juist voor.

• Stel de gesproken taal in wanneer je de meeting plant.
• Gebruik een headset of een goede microfoon, en laat één persoon tegelijk praten.
• Zet de agenda en kernpunten in de meetingnotities – die gaan samen met de transcriptie en de chat de samenvatting in.
• Controleer voorgestelde taken en besluiten voordat je ze publiceert.
• Vertel gasten aan het begin dat er getranscribeerd wordt en wijs ze op de mogelijkheid om bezwaar te maken.

Alle AI-functies staan op AI in Coviqo, en stap voor stap in het handleidingshoofdstuk over meetings.