Un salon de projet par client
Clients, partenaires et freelances rejoignent votre espace en tant que personnes externes. Ils ne voient que les salons que vous partagez avec eux – c’est appliqué par le serveur, pas seulement masqué dans l’interface. Les autres clients, les salons internes et les fichiers de l’espace restent invisibles.
Inviter
Dans Paramètres de l’espace › Membres › Personnes externes, choisissez les salons et saisissez l’adresse e-mail.
Fixer une date de fin
Facultatif : une date de fin d’accès pour la personne, ou une fin de projet pour tout le salon.
Garder la vue d’ensemble
La vue d’ensemble liste chaque personne externe avec son entreprise, ses salons, qui a donné l’accès et quand il expire.
Sept jours avant une date de fin, vous recevez une notification. Un accès expiré est suspendu, pas supprimé : vous le réactivez d’un clic.
Les invités voient tout le contenu d’un salon partagé, historique compris. Vérifiez Fichiers et Notes avant de partager un salon.
Réunions avec les clients
Invitez des invités externes par e-mail lors de la planification, ou activez l’accès invité par lien. Les personnes qui ont le lien entrent avec leur nom et, s’il y en a un, le code d’accès. Elles ne voient que cette réunion.
- Modèles de réunion pour les formats récurrents comme le point hebdomadaire – partagés dans l’espace si vous le souhaitez.
- Une salle d’attente avant l’appel : vous décidez qui entre.
- Liez la réunion au salon de projet du client : le résumé, les tâches et les décisions y sont publiés.
Enregistrement, résumé et compte rendu
À partir de Community Pro, vous pouvez enregistrer une réunion, la transcrire et obtenir un résumé IA avec thèmes, décisions, questions ouvertes et actions. La reconnaissance vocale et le modèle de langage tournent sur l’infrastructure propre de Coviqo.
Personne n’est enregistré par surprise : au démarrage d’un enregistrement, tous les autres sont mis en sourdine et une bannière rouge reste visible pendant toute la durée.
Le rapport de réunion en PDF (toutes les offres) réunit participants, ordre du jour, décisions, tâches et notes dans un document à envoyer au client. Planifier une réunion de suivi crée le rendez-vous suivant avec un ordre du jour fait des points ouverts.
Tâches, notes et fichiers au même endroit
- Le client voit les tâches d’un salon partagé, ainsi que ses fichiers et événements.
- Les notes sont en lecture seule pour les invités, sauf si vous autorisez la modification pour ce salon.
- Votre équipe garde des salons internes pour le travail que le client ne doit pas voir.
- Dans l’en-tête du salon, un badge comme 2 personnes externes montre à votre équipe que le salon est partagé.
Les demandes internes en tickets
Le module Tickets transforme un salon en service d’assistance privé pour votre équipe : questions informatiques, demandes d’accès ou support interne. Les tickets ont un statut, une personne assignée, une priorité et des délais de réponse.
Les tickets sont réservés aux membres de l’espace. Les invités externes ne peuvent pas ouvrir de ticket – les demandes des clients passent par le salon de projet partagé.
Questions fréquentes
Les clients ont-ils besoin d’un compte Coviqo ?
Pour une seule réunion par lien, non – le nom suffit. Pour travailler dans des salons partagés, le client a besoin de son propre compte avec une adresse e-mail confirmée.
Un client peut-il voir les salons d’un autre client ?
Non. Une personne externe ne voit que les salons partagés avec elle, et seulement les personnes qui voient ces salons. La recherche, l’activité et les listes de membres sont limitées de la même façon.
Que se passe-t-il à la fin d’un projet ?
Définissez une fin de projet sur le salon. Ce jour-là, toutes les personnes externes perdent l’accès. L’accès est suspendu, pas supprimé : vous pouvez le réactiver plus tard.
Les résumés IA sont-ils inclus ?
La transcription et les résumés IA font partie de Community Pro et des offres supérieures, avec un volume mensuel de minutes par offre – voir les tarifs. Le rapport de réunion en PDF est disponible dans toutes les offres.
Dans le guide d'utilisation
Instructions pas à pas (en anglais)