De l’invitation au compte rendu
Planifier ou démarrer
Lancez une réunion instantanée ou planifiez-la – une fois ou en série quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. Les modèles conservent vos réglages récurrents.
Inviter
Invitez les membres de l’espace ou des invités externes par e-mail. Les invités reçoivent un lien et une entrée de calendrier et rejoignent sans compte, dans le navigateur.
Se réunir
Test des appareils, salle d’attente, chat, notes partagées, partage d’écran, sous-titres, main levée et réactions – dans le navigateur, l’application de bureau ou sur un téléphone.
Assurer le suivi
Enregistrement, transcription et résumé IA apparaissent dans l’aperçu de la réunion. Tâches et décisions arrivent sous forme de brouillons que l’organisateur vérifie et publie.
Ce que vous pouvez faire pendant l’appel
- Salle d’attente et code d’accès – décidez qui attend qu’un organisateur le fasse entrer ; verrouillez la réunion quand tout le monde est là.
- Rôles – organisateur, co-organisateur, présentateur, participant et invité. Les organisateurs peuvent couper le micro, mettre en avant, changer les rôles ou retirer des personnes.
- Salles de sous-groupes – petits groupes avec minuteur, demandes d’aide et annonces dans toutes les salles.
- Sondages et questions – sondages anonymes, questions avec votes et modération.
- Dispositions – grille, orateur ou liste compacte pour les grandes réunions.
- Effets d’arrière-plan – flou ou images, calculés sur votre propre appareil.
Enregistrement et transcription, visibles par tous
Quand un enregistrement démarre, tout le monde voit une bannière rouge et entend un son ; les micros sont coupés par défaut. Chacun décide de reprendre la parole ou non. Les personnes qui rejoignent une réunion enregistrée sont prévenues et entrent micro coupé.
La transcription en direct repose sur une reconnaissance vocale qui tourne sur les propres serveurs de Coviqo. Chaque personne peut traduire les sous-titres dans sa langue et s’opposer à la transcription avec Ne pas transcrire ma voix. Les nouveaux espaces conservent les transcriptions 90 jours. Plus de détails sur la page IA.
Compte rendu, décisions et rapport de réunion
Après la réunion, le résumé IA liste sujets, décisions, questions ouvertes et actions, chacun relié au passage de la transcription. Rien n’est publié automatiquement : les organisateurs acceptent ou rejettent les brouillons. Les tâches publiées arrivent dans le salon, les décisions dans le journal des décisions.
Le rapport de réunion regroupe page de garde, participants, ordre du jour, résumé, décisions, notes et, si vous le souhaitez, transcription et chat dans un seul PDF. Il ne contient que ce que vous avez le droit de voir.
Où se trouvent les données de vos réunions
- Opérateur
- Luxembourg – le RGPD et le droit luxembourgeois s’appliquent
- Serveurs
- Allemagne (UE), y compris enregistrements et sauvegardes
- Transcription et résumés
- Sur les propres serveurs de Coviqo, sans fournisseur d’IA externe
- Accès par téléphone
- Avec le code PIN de la réunion (Business et Enterprise, si configuré)
Certaines données passent par des services hors UE : le site et l’application sont derrière un fournisseur CDN/proxy, les paiements passent par un prestataire de paiement, et les fournisseurs de connexion ou intégrations optionnels que vous activez ont leurs propres conditions. Détails sur Coviqo et l’Europe.
Questions fréquentes
Les invités ont-ils besoin d’un compte ?
Non. Si l’accès invité est activé, les invités rejoignent avec leur nom (et le code d’accès s’il y en a un) dans le navigateur. Leur accès ne concerne que cette réunion et est supprimé 24 heures après la fin.
Où sont stockés les enregistrements et les transcriptions ?
Sur des serveurs en Allemagne. La transcription et les résumés tournent sur les propres serveurs de Coviqo – aucun service d’IA tiers n’intervient.
Les réunions sont-elles chiffrées de bout en bout ?
Non. Les réunions sont chiffrées pendant le transport et stockées sur des serveurs dans l’UE, mais elles ne sont pas chiffrées de bout en bout. Le chiffrement de bout en bout existe pour les appels des salons chiffrés de bout en bout (Business et Enterprise), sans enregistrement.
Peut-on rejoindre une réunion par téléphone ?
Oui, avec les offres Business et Enterprise, une fois l’accès par téléphone configuré. Les appelants saisissent le code PIN et participent en audio uniquement ; les autres ne voient que les trois derniers chiffres de leur numéro.
Quelle offre faut-il pour l’enregistrement et l’IA ?
L’enregistrement et la transcription IA sont disponibles à partir de Community Pro ; les limites de chaque offre figurent sur la page des tarifs.
Dans le guide d'utilisation
Instructions pas à pas (en anglais)