Ziele und Anforderungen
- Benenne das Problem, das du lösen willst – zu viele Tools, verlorene Infos, Kosten, Datenschutz
- Liste die Muss-Kriterien: Chat, Meetings, Telefon, Dateien, Aufgaben, Gastzugang
- Halte fest, wer was braucht: Büro, Außendienst, Geschäftsführung, externe Partner
- Prüf die Geräte: Desktop, Browser, Smartphone
- Kläre die Anmeldung: Single Sign-on, Zwei-Faktor-Authentifizierung
- Leg Budget und Zeitrahmen fest
Pilotphase
Pilotteam wählen
Ein Team mit fünf bis fünfzehn Personen, echter Arbeit und gemischter Erfahrung – nicht nur die Technik-Fans.
Zeitrahmen setzen
Ein paar Wochen echter Einsatz sind besser als eine lange Demo. Leg Start und Ende fest.
Erfolg definieren
Vereinbart vorher, was zählt: weniger E-Mails, kürzere Meetings, Infos schneller gefunden, weniger Tools.
Feedback sammeln
Frag wöchentlich in einer kurzen Runde: Was klappt, was fehlt, was nervt?
Entscheiden
Vergleich die Ergebnisse mit euren Zielen und entscheide über den Rollout – oder den Abbruch.
Datenschutz und Verträge
- Schließ einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV, Art. 28 DSGVO), bevor personenbezogene Daten ins Tool gehen
- Aktualisiere dein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
- Prüf die Unterauftragsverarbeiter des Anbieters und ob Daten die EU verlassen
- Bezieh deine Datenschutzbeauftragte oder deinen Datenschutzbeauftragten ein, falls vorhanden
- Gibt es einen Betriebsrat, bezieh ihn früh ein – Tools, die Aktivität protokollieren, brauchen oft seine Zustimmung
- Informier die Beschäftigten, was verarbeitet wird, zum Beispiel bei Meetings mit Aufnahme oder Transkript
Weitere Fragen an Anbieter findest du in der DSGVO-Checkliste für Kollaborationstools. Dieser Leitfaden ist keine Rechtsberatung.
Datenexport und Migration
- Entscheide, was umzieht: offene Aufgaben, aktuelle Dateien, wichtige Entscheidungen
- Entscheide, was ins Archiv kommt: alte Chats, abgeschlossene Projekte
- Exportiere aus dem alten Tool in offenen Formaten, etwa JSON, CSV oder PDF
- Denk an Aufbewahrungspflichten – manche Unterlagen müssen jahrelang aufbewahrt werden
- Halte das Archiv für die Leute lesbar, die es brauchen
- Lass nach dem Wechsel die Daten beim alten Anbieter löschen und dir das bestätigen
Rollout und Schulung
Struktur vorbereiten
Richte Anmeldung, Rollen, Teams und Räume ein, bevor die ersten Leute kommen. Ein leeres Tool macht einen schlechten ersten Eindruck.
Paten finden
Such pro Team eine Person, die das Tool gut kennt und Fragen beantwortet.
In Wellen ausrollen
Team für Team statt alle am selben Tag. Lern aus jeder Welle.
Kurz schulen
Kurze Termine von 30 Minuten und ein Spickzettel auf einer Seite wirken besser als eine lange Schulung.
Altes Tool abschalten
Leg ein Datum fest. Solange beide laufen, bleiben die Leute im alten.
Regeln für den Alltag
- Welcher Kanal wofür: Chat, Meeting, Telefon, E-Mail
- Erwartete Antwortzeiten und Erreichbarkeit
- Wann Meetings aufgezeichnet oder transkribiert werden dürfen und wie die Teilnehmenden davon erfahren
- Wie externe Gäste eingeladen werden und was sie sehen dürfen
- Wo Dateien liegen und wie lange
- Welche KI-Funktionen für welche Inhalte genutzt werden dürfen
Häufige Fragen
Wie lange sollte ein Pilot laufen?
Lang genug für echte Arbeit – ein paar Wochen sind üblich. Eine kurze Demo zeigt Funktionen, aber nicht, ob ein Team seine Gewohnheiten ändert.
Sollen beide Tools parallel laufen?
Nur für einen kurzen, festen Zeitraum. Solange beide verfügbar sind, bleiben viele beim Gewohnten.
Wann brauchen wir einen AVV?
In der Regel, sobald ein Anbieter in deinem Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet – das trifft auf fast jedes Team-Tool zu. Schließ ihn vor dem produktiven Einsatz ab. Details klärst du mit deiner Datenschutzbeauftragten oder deinem Datenschutzbeauftragten.
Wer braucht eine Schulung?
Alle ein bisschen, Admins und Paten mehr. Für die meisten reichen kurze Termine und ein Spickzettel.
Im Benutzerhandbuch
Schritt-für-Schritt-Anleitungen