Ce qui fait un ordre du jour utile
- Un seul objectif. Si vous ne pouvez pas le formuler en une phrase, la réunion n’est peut-être pas nécessaire.
- Des sujets avec un responsable et une durée. On sait qui prépare quoi, et la réunion reste dans les temps.
- Les décisions signalées comme telles. Les participants viennent préparés quand ils savent qu’une décision sera prise.
- Envoyé à l’avance. Au moins la veille, pour que chacun puisse ajouter des points.
Le modèle
Réunion : [Titre] Date et heure : [Date], [début]–[fin] ([fuseau horaire]) Lieu : [Lien de réunion Coviqo / salon] Organisation : [Nom] Participants : [Noms] Objectif de la réunion [Une phrase : qu’est-ce qui doit être clair ou décidé à la fin ?] Préparation - [À lire / apporter / vérifier avant la réunion] Ordre du jour 1. Accueil et validation de l’ordre du jour – [Nom] – 5 min 2. Points ouverts de la dernière fois – [Nom] – 10 min 3. [Sujet] – [Nom] – [x] min Décision à prendre : [oui/non – sur quoi exactement ?] 4. [Sujet] – [Nom] – [x] min 5. Prochaines étapes et responsables – [Nom] – 5 min Pas à l’ordre du jour cette fois - [Sujets reportés]
L’utiliser dans Coviqo
Le coller dans la description de la réunion
En planifiant une réunion, collez l’ordre du jour dans Description. Le Markdown est pris en charge : listes et gras restent lisibles.
L’enregistrer comme modèle de réunion
Pour les réunions récurrentes, configurez la boîte de dialogue une fois et cliquez sur Enregistrer comme modèle. Le modèle conserve la description avec votre ordre du jour et les autres réglages – jamais la date ni l’heure.
Utiliser les notes pendant l’appel
Créez les notes de réunion avant le début et ajoutez l’ordre du jour sous forme de liste de cases à cocher. Tout le monde le voit dans le panneau Notes pendant l’appel.
Reporter les points ouverts
Dans une réunion de suivi, l’ordre du jour de la vue d’ensemble propose les tâches et décisions ouvertes de la réunion précédente. Reprenez ce qui doit y figurer et ajoutez vos propres points.
Questions fréquentes
Quelle longueur pour un ordre du jour ?
Le plus court possible. Trois à cinq sujets suffisent pour une réunion d’une heure. Au-delà, scindez la réunion ou déplacez des sujets dans le chat.
Coviqo propose-t-il des modèles de notes intégrés ?
Non. Vous pouvez réutiliser un ordre du jour via un modèle de réunion (avec la description) ou garder une note épinglée dans le salon et copier son contenu dans de nouvelles notes.