Transcription IA sur nos propres serveurs : pourquoi et comment

Toutes les fonctions d’IA de Coviqo utilisent une reconnaissance vocale, une traduction et un modèle de langage qui tournent sur une infrastructure que nous exploitons. Nos serveurs sont en Allemagne ; l’opérateur est établi au Luxembourg. Cela concerne :

• La reconnaissance vocale pour les sous-titres en direct, les transcriptions de réunion et celles des messages vocaux.
• La traduction des sous-titres et des résumés de réunion dans la langue de chaque lecteur.
• Le modèle de langage derrière les résumés de réunion, les tâches et décisions suggérées, « Interroger l’espace » et le paragraphe de « Qu’ai-je manqué ? ».

L’audio, les transcriptions et les autres contenus ne sont pas transmis à des fournisseurs d’IA externes, et nous ne les utilisons pas pour entraîner des modèles d’IA. Notre politique de confidentialité le dit également.

En réunion, on dit des choses qu’on n’écrirait pas : des chiffres encore provisoires, des questions de personnel, des idées à peine esquissées. Une transcription transforme tout cela en texte consultable. Qui traite ce texte n’est pas un détail.

Si une fonction d’IA fait appel à un service externe, une entreprise de plus traite le contenu – souvent selon ses propres conditions, parfois hors de l’UE. Pour une équipe ou une association, cela signifie un contrat de plus à vérifier, une ligne de plus dans la liste des sous-traitants et une question de plus à laquelle il est difficile de répondre.

En exploitant les modèles nous-mêmes, cet intermédiaire disparaît. La réponse à « où va ma réunion ? » reste courte : sur les serveurs de Coviqo, et nulle part ailleurs pour la partie IA.

Faire tourner l’IA sur nos propres serveurs n’est que la moitié du sujet. L’autre moitié : ce sont les personnes qui décident quand elle est utilisée.

• Plusieurs interrupteurs doivent être activés. Les fonctions d’IA dépendent de la plateforme, de l’offre (l’offre Free n’inclut ni transcription IA ni résumés), des paramètres de l’espace et de chaque réunion. Les administrateurs de l’espace définissent les valeurs par défaut dans Paramètres de l’espace › IA et transcription.
• Chacun peut s’y opposer. Avec Ne pas transcrire ma voix (Paramètres › IA et sous-titres), votre micro est exclu des sous-titres, transcriptions et résumés dans toutes les réunions. Vos messages vocaux ne sont pas non plus transcrits.
• Tout le monde le voit. Pendant la transcription, un badge Transcription en cours est visible par tous. Les participants par téléphone entendent une annonce.
• L’enregistrement coupe d’abord les micros. Au démarrage d’un enregistrement, tout le monde sauf la personne qui l’a lancé est mis en sourdine par défaut et voit un avis. Réactiver son micro est un choix conscient.
• L’IA propose, les personnes décident. Résumés, tâches et décisions sont des brouillons signalés comme générés par l’IA. Les suggestions ne sont publiées qu’après vérification par une personne.
• Certains contenus sont toujours exclus. Les messages directs n’entrent jamais dans les résumés IA, et les salons chiffrés de bout en bout n’ont aucune fonction d’IA.
• Vous pouvez vérifier. Le cockpit de confidentialité indique quelle fonction d’IA a traité des contenus vous concernant – sans les contenus eux-mêmes.

Dans les nouveaux espaces, les transcriptions sont conservées 90 jours par défaut ; les administrateurs peuvent choisir une autre durée.

Héberger soi-même l’IA implique des compromis. Nous préférons les nommer plutôt que vous les laisser découvrir.

• La capacité est limitée. La reconnaissance vocale nécessite des cartes graphiques, qu’on ne peut pas ajouter en quelques secondes. C’est l’une des raisons pour lesquelles les minutes de transcription sont une limite de l’offre. Si le service est brièvement indisponible, le badge affiche Transcription en attente, et la transcription reprend d’elle-même dès son retour.
• Des modèles adaptés à notre matériel. Nous choisissons des modèles qui tournent bien sur nos serveurs. Les résumés sont des brouillons utiles, mais ils peuvent manquer des nuances ou contenir des erreurs. Vérifiez les points importants dans la transcription ou l’enregistrement.
• Toutes les langues ne se valent pas. La reconnaissance fonctionne dans de nombreuses langues, mais la qualité dépend de la langue, des accents, de la qualité audio et des prises de parole simultanées. Définir la langue parlée de la réunion plutôt que la détection automatique aide souvent.
• Pas partout. Dans les salons chiffrés de bout en bout, le serveur ne peut pas lire les contenus : il n’y a donc ni transcription ni résumé. C’est tout l’intérêt de ces salons.

• Définissez la langue parlée en planifiant la réunion.
• Utilisez un casque ou un bon micro, et laissez parler une personne à la fois.
• Notez l’ordre du jour et les points clés dans les notes de réunion – elles alimentent le résumé avec la transcription et le chat.
• Vérifiez les tâches et décisions suggérées avant de les publier.
• Prévenez les invités en début de réunion que la transcription est active et indiquez-leur comment s’y opposer.

Toutes les fonctions d’IA sont décrites sur L’IA dans Coviqo, et pas à pas dans le chapitre du guide sur les réunions.