Uitgangspunten voor een goede rollenopzet
- Zo weinig mogelijk rollen. Elke extra rol moet onderhouden worden.
- Minimale rechten. Elke rol krijgt alleen wat hij nodig heeft. Beheerdersrechten zijn voor heel weinig mensen.
- Rollen beschrijven taken, geen personen. ‘Eventteam’ veroudert beter dan ‘Anna’s helpers’.
- Uitzonderingen per kamer, niet per rol. Een aankondigingenkamer waarin leden niet kunnen posten is een kamerinstelling, geen nieuwe rol.
Het sjabloon
Rollenplan voor [Naam van de space] Verantwoordelijk: [Naam] Bijgewerkt: [Datum] Rol: Admin Wie: [1–2 personen] Mag: alles (beheerder) Let op: houd deze rol klein Rol: Moderator Wie: [Namen] Mag: leden waarschuwen, een timeout geven, verwijderen en verbannen; meldingen afhandelen; berichten beheren; anderen dempen en verplaatsen in spraakkanalen Mag niet: rollen boven de eigen rol wijzigen, facturering beheren Rol: [Eventteam / Organisatie] Wie: [Namen] Mag: evenementen en meetings maken en beheren; kamers maken Mag niet: leden modereren Rol: Member (standaardrol) Wie: iedereen die de regels heeft geaccepteerd Mag: berichten lezen en versturen, reageren, bestanden bijvoegen, spreken en video gebruiken in spraakkanalen Mag niet: @everyone vermelden, kamers maken Rol: Guest Wie: externe mensen voor beperkte tijd Mag: lezen, chatten en praten in de kamers die met hen gedeeld zijn Mag niet: beheren of modereren Uitzonderingen per kamer - [aankondigingen]: Member – Berichten versturen: Weigeren - [teamkamer]: alleen [Admin, Moderator] – Kamers betreden: Toestaan; alle anderen: geen toegang - [eventkamer]: [Eventteam] – Kamers beheren: Toestaan
Zo stel je het in Coviqo in
Elke nieuwe space begint met vijf ingebouwde rollen, afhankelijk van het type space; je kunt ze later hernoemen:
- Community
- Owner, Admin, Moderator, Member, Guest
- Werkruimte
- Owner, Admin, Manager, Member, Guest
- Hybride
- Owner, Admin, Maintainer, Contributor, Guest
Rollen maken of aanpassen
Kies onder Space-instellingen › Rollen een rol of klik op Nieuwe rol. Stel naam en kleur in, Apart tonen (eigen groep in de ledenlijst), Vermeldbaar en de rechten, gegroepeerd in Algemeen, Moderatie, Kamers, Audio & video, Chat en Content.
Rollen ordenen
Sleep de rollen in de juiste volgorde. Wie Rollen beheren mag, kan alleen rollen onder zijn eigen hoogste rol maken, bewerken en toewijzen.
Uitzonderingen per kamer instellen
Voeg onder Kamerinstellingen › Toegang › Rechten een uitzondering toe voor een rol, een lid of een team en zet elk recht op Toestaan, Overnemen of Weigeren. Uitzonderingen voor leden gaan boven die voor rollen.
Gebruik categorieën voor groepen kamers
Een categorie kan eigen rechten hebben. Kamers die met de categorie gesynchroniseerd zijn, volgen elke wijziging – handig voor een heel teamgedeelte.
Gasten krijgen nooit beheer- of moderatierechten – niet via een rol en niet via een kameruitzondering. De rol Owner heeft altijd alle rechten en kan niet worden gewijzigd.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen Admin en Owner?
Beide hebben alle rechten. Er is precies één Owner (eigenaar); die rol kan niet worden gewijzigd of verwijderd, en je draagt hem over met ‘Eigenaarschap overdragen’. Admins hebben het recht Beheerder, en dat kunnen meerdere mensen zijn.
Kan ik nieuwe leden automatisch een rol geven?
Ja. Elk nieuw lid krijgt de standaardrol. Je kunt ook rollen toewijzen nadat leden de regels accepteren, via antwoorden in de onboarding, of met de sjablonen Welkom en Rolkiezer van de Coviqo-bots.
In de gebruikershandleiding
Stapsgewijze instructies (in het Engels)