Voordat je beslist
- Schrijf op waarom je wilt verhuizen – leden gaan het vragen
- Praat eerst met moderators en de actiefste leden
- Maak een lijst van wat jullie dagelijks gebruiken: spraak, tekst, evenementen, rollen, bots
- Controleer of het nieuwe platform dat dekt – test met een kleine groep
- Lees de regels en de minimumleeftijd van het nieuwe platform en kijk of ze bij je community passen
- Kies een periode voor de verhuizing – niet vlak voor een groot evenement of toernooi
Structuur, rollen en rechten
- Maak een lijst van de kanalen die echt gebruikt worden – archiveer de rest in plaats van hem mee te nemen
- Zet je rollen op een rij: welke je nodig hebt, wie modereert, wie beheerdersrechten krijgt
- Geef beheerdersrechten aan zo weinig mogelijk mensen
- Controleer privégedeeltes: wie ze mag zien en betreden
- Plan spraakruimtes per doel: ontmoetingsplek, squads, evenementen, AFK
Aankondiging en overgangsperiode
Vroeg aankondigen
Zeg wat er verandert, waarom en wanneer. Geef het nieuwe adres en een datum. Pin de aankondiging vast waar iedereen hem ziet.
Een tijd naast elkaar draaien
Plan een overgangsperiode – een paar weken is gebruikelijk. Verplaats eerst evenementen en spraakavonden naar de nieuwe plek; daar volgen mensen.
Vragen beantwoorden
Verzamel vragen op één plek en beantwoord ze in een korte FAQ. Wijs een contactpersoon aan.
Einddatum vastleggen
Zet na de overgang de oude plek op alleen-lezen en bewaar hem als archief. Herinner een paar dagen vooraf aan de datum.
Moderatie en bots
- Stel moderators en hun rechten in voordat de leden komen
- Publiceer regels en bepaal hoe leden ze accepteren
- Zet spam- en raidbescherming aan – een openbare verhuizing trekt ook ongewenste bezoekers
- Bepaal hoe leden problemen melden en wie antwoordt
- Maak een lijst van je bots en wat elke bot doet
- Controleer per bot of hij op het nieuwe platform bestaat of dat een ingebouwde functie hem vervangt
- Kopieer nooit bottokens of webhookadressen naar een nieuwe plek – maak nieuwe aan
Uitnodigingslinks en onboarding
- Maak één hoofduitnodigingslink – het liefst met een korte, leesbare naam
- Vervang oude uitnodigingslinks overal: website, socialemediaprofielen, videobeschrijvingen, streams
- Bereid een welkomstruimte voor met de belangrijkste informatie
- Laat nieuwe leden zelf rollen kiezen waar dat zinvol is
- Zorg dat ook latere nieuwkomers de weg vinden – laat de aankondiging vastgepind
De eerste weken na de verhuizing
- Kijk welke ruimtes gebruikt worden en voeg lege samen
- Vraag na een of twee weken om feedback
- Bedank de mensen die bij de verhuizing hebben geholpen
- Sluit de oude plek op de aangekondigde datum
Veelgestelde vragen
Hoe lang moet de overgangsperiode zijn?
Lang genoeg zodat ook vaste leden het merken – een paar weken is gebruikelijk. Verplaats eerst evenementen en spraakavonden; dan stappen de meesten over.
Komen alle leden mee?
Meestal niet allemaal. Actieve leden volgen evenementen en vrienden. Een duidelijke datum, een vastgepinde aankondiging en één eenvoudige uitnodigingslink helpen de rest.
Kunnen we onze ledenlijst meenemen?
Meestal treden leden zelf toe tot de nieuwe plek via een uitnodigingslink. Zo neemt iedereen opnieuw een vrijwillige beslissing. Persoonsgegevens van leden naar een andere dienst overbrengen vraagt om een rechtsgrond.
Moeten we oude berichten verhuizen?
Vaak volstaat een archief: laat de oude plek een tijd op alleen-lezen staan en begin op de nieuwe plek opnieuw.
In de gebruikershandleiding
Stapsgewijze instructies (in het Engels)